新形势下事业单位档案管理的改革

常丽伟

【摘要】档案是在单位发展的过程中，对于各种技术创新、会议记录以及各项重要工作进行的记录，其全面而真实的反应了单位的历史发展进程，是单位的无形资产。通过对档案信息资源的研究，可以为单位各项决策的制定提供有利的依据。在社会发展的新形势下，档案管理工作应该进行相应的改革，在管理理念以及管理模式上进行创新，以适应时代发展的需求。档案管理信息化建设是时代发展的必然趋势，也是提高档案管理水平的重要途径。文章对于事业单位档案管理改革的相关问题进行了分析，对于提高档案管理水平，推进事业单位的发展具有重要的意义。

【关键词】事业单位档案管理；信息化；改革；新形势

档案管理信息化建设是新的社会背景下档案管理的必然趋势，在网络信息浪潮的冲击下，人们的工作节奏逐渐加快，对于工作效率有了更高的要求，而传统的档案管理已经无法适应时代发展的需求，所以实行档案管理信息化建设是顺势而为。而档案管理本身的程序的就比较复杂，需要经过信息资料的收集整理、分类、编制以及开发利用等一系列的环节。利用信息化手段进行管理，能够有效的提高工作效率，并且能够实现资源共享，从而推进档案信息资源的开发利用，最大程度的发掘档案信息的内在价值，为单位的发展创造更加有利的条件。

一、档案管理业务流程重构

在实行档案管理信息化之后，要对原有的业务流程进行改革，根据信息化建设的需求，对于整个流程中的职能划分以及资源配置重新界定，优化升级空间，确保信息化流程的顺畅运行，更好的为信息化建设服务。

（一）业务流程优化

为了保证档案管理信息化建设的顺利进行，需要在业务流程上进行优化。一方面是档案管理部门内部的流程优化，对于各自的职能分工要重新划分，明确各自的岗位职责，确保信息化的顺畅运行，提高工作效率。另一方面是档案管理部门与其他部门之间的业务流程优化，档案管理是一项整体性的工作，需要确保档案管理部门与其他部门之间的有效互动。从档案管理者的角度出发，需要与其他部门时刻保持顺畅的沟通，从而确保档案信息资料的收集、编制、更新以及运维工作的顺利进行。而从档案信息需求者的角度出发，要注重档案信息的检索、利用、处理以及反馈等环节。双向的互动是提高档案信息资源利用效率的重要环节，所以需要有针对性的进行职能规划。

（二）业务标准制度化

标准化对档案管理意义重大，在对事业单位档案管理流程重新构建的同时，应把流程标准化通过制度的方式固定下来，重新审视流程规划、职能权重、组织架构、成本效益等因素，由此明确分工，明确权责，明确规范，明确方法，本着立足长远、放眼未来的理念将标准化作业贯穿于事业单位档案管理信息化改革的始终。

二、档案管理服务能力拓展

事业单位档案管理工作的本质是服务，其价值体现也源于服务，因此档案管理服务能力的升级是事业单位档案信息化改革成功实现的重要一环。第一，服务功能拓展。原有的档案管理服务职能仅限于检索、查阅等“看”的层面，而信息化模式之下，借助信息技术的强大功能，档案管理的功能也显然不能局限于传统的“看”，而应引入“动”的功能拓展，开发先进的功能模块，实现数据的自动归并、自动筛选、自动比对、自动分析等功能，让数据信息“动”起来，为需求者提供最大的便利和效用。第二，服务内容拓展。传统的档案管理服务内容更多的是被动的“等”，档案管理者仅仅作为一个数据信息仓库而存在，在档案信息化管理模式之下，档案管理者应抓住改革契机，拓展服务内容，从被动的“等”拓展到主动的“提供”，从单纯的“指导”拓展到“教导”，从普遍化服务拓展到有针对性的专业化、个性化服务，更可以进一步帮助需求者提前处理好数据，按照实际需求提供一键式档案信息服务。

三、档案管理信息化平台建设

（一）软件建设

软件建设是实现档案管理信息化建设的重要载体，也是发挥信息化的重要依托，所以应该保证软件在性能以及功能方面的完整性以及先进性。单位可以根据实际所需，既可以向第三方购买档案管理软件，又可以根据单位自身的需求而自主设计研发适宜的软件管理平台。管理软件应该具备档案管理的所有功能，又要根据单位的业务特点，在模块设计以及功能需求方面进行拓展，保证软件的运行速度、容量以及安全。软件建设应该本着长远规划的理念，随着社会的发展，在功能方面具有拓展性，能够根据实际所需进行战略升级，从而保证信息化操作技术的先进性。在软件建设过程中，安全性最为关键，这直接关系到单位内部的机密信息，所以应该做好安全防御工作，系统升级、漏洞修补以及功能优化等都是注意事项。

（二）资源整合

主要是通过各类事业单位管理软件来实现，如ERP、EDP等，档案管理信息化改革可以依托事业单位管理平台对档案资源进行整合，这里包括两个层面的工作：首先，将档案管理工作纳入到整个事业单位管理平台中去，不仅便于管理，同时能够更好的发挥档案信息资源的价值。其次，借助事业单位管理平台实现档案管理信息化的最大效能发挥。

四、档案管理组织的架构重组

如前文所述，信息化对档案管理工作的冲击是全方面的，本质的，因此档案管理工作的信息化改革也必然要大刀阔斧，从本质上做彻底革新，除了档案管理本身需要改革，档案管理背后的组织架构体系同样需要变革。最直接的变革就是要将网络信息技术人才纳入到档案管理的组织架构中来，从而为事业单位档案管理信息化提供必要的安全保障；培养专门的信息化、现代化的档案管理人才，既要具备档案管理技术，也要熟练操控档案管理信息系统平台；引入新生力量，借助其先进性和活力，勇于尝试和创新，大胆改革，勇于探索；引入现代事业单位人力资源管理机制，通过绩效激励制度激发档案管理者的能动性和创造性，更好履行档案管理工作的服务职能。

五、结束语

档案是单位发展过程中形成的具有重要价值的无形资产，对于单位的长久发展具有重要的意义。在新的历史条件下，档案管理应该推行信息化建设，以此来提高工作效率。档案管理信息化建设是时代发展的必然趋势，也是档案管理工作的一项改革。为了确保档案管理信息化建设的顺利实施，在业务流程、服务能力、平台建设以及组织架构等方面都需要有所改进，勇于创新，大胆尝试，整合各项资源，优化空间建设，以适应信息化建设的需求。档案管理信息化建设有效的提高了档案管理工作效率，为单位的可持续发展创造了有利的条件。

参考文献

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