试论科学化规范化档案管理

郑军

【摘要】规范化、科学化的档案管理，是单位必须做好的一项基础性工作，也是成为一流档案单位的一项重要保障。要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度，加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度。

【关键词】档案管理；科学化；规范化

当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产（本）更为重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，在规范档案的管理前提下，积极扩展档案信息资源；档案模式上集中统一，实体分部门保管利用是档案管理工作的发展方向。

一、提高档案管理人员的业务能力和工作技能

规范化、科学化的档案管理，是单位必须做好的一项基础性工作。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案管理人员提出了更高的要求。提高档案管理人员的业务能力和工作技能，我认为主要体现在三个方面：一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。二是对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能；三是要勤总结，勤改进，不断创新；四是要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度。

二、在规范档案的管理的前提下积极拓展档案信息资源

进一步增强做好档案管理工作的自觉性，尽快突破资料档案科当前档案初级保管管理，行政、档案保管单一的阶段，在规范档案的管理的前提下，积极拓展档案信息资源。如何把学习到的知识应用到实际工作中去，是当前应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。所以，重新构建适宜业务发展实际的综合档案管理系统性框架、拓展档案信息资源是当务之急，也是有利于综合档案管理工作的开展和日常管理的关键点。

1.信息服务的社会化、多主体。档案部门既要面对各级机关、各个单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越来越复杂，越来越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

2.兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案室也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案室的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

3.加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。现阶段，我们应以依法治档为基础，以管理理念的更新为前提，以档案资源的建设、整合为条件，以符合档案工作规律的现代信息技术的有效应用为手段，努力促进档案管理模式的创新，以实现档案资源的有效利用与社会共享。

实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高档案室藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾。

4.注重“反馈”，深层次开发档案信息。档案工作者必须着眼于现实，从战略的高度自觉的加强档案资源的存储、加工、传递和共享工作，并且在资源优势理念的作用下充分发挥档案资源在管理、创新中的巨大潜能。档案部门应将档案资源建设纳入整个社会的文化事业建设框架，从而在史料的组织、地方或部门史志的研究、特色展示、爱国爱乡爱岗教育、营造文化氛围等方面发挥积极的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。

三、努力提高档案管理人员的专业知识和业务能力

档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案管理人员提出了更高的要求。因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，其最终的目的都是帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理环节。提高档案管理人员的业务能力和工作技能，我认为主要体现在三个方面：一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。二是对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握单位的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能；三是要勤总结，勤改进，不断创新。

四、加强档案管理的规范化建设

要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度。

档案信息是一种无形资产，也是单位的宝贵财富。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作合理化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。

参考文献

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[2]吴宝康.档案学研究中的一些想法[J].档案学通讯，1996，（3）.

[3]王秀文.档案管理基础第二版[M].高等教育出版社，2000.

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