城建档案管理现状及创新路径探究

张华

【摘要】城市建设档案的收集、整理和利用，不仅关系到当前城市的有序运行，还关系到城市未来的发展，强化城市建设档案管理工作具有非常重要意义。我国城建档案工作起步较晚，在城市建设档案管理方面还缺乏较为完善的理论和成熟的经验，本文对当前城市建设档案管理工作中存在的问题进行了分析研究，就如何提升城市建设档案管理工作水平提出了相应的对策，希望能够对城建档案工作者们提供一些帮助。

【关键词】城建档案；管理；问题；创新

城市建设档案涉及内容多且复杂，随着我国城市建设规模的不断扩大和功能的日臻复杂，要想更有效的完成好城市建设档案管理工作，原有的思路和方法已经跟不上时代的需求，要求我们必须对档案管理工作进行相应的创新，从而运用新思维、新方法解决档案管理工作中遇到的新情况和新问题。

一、城市建设档案管理中存在的问题

近年来，随着科技的进步和新工艺的陆续采用，尽管城市建设档案管理工作水平得以不断提升，但仍存在一些不可忽视的问题。

第一，专业性人才匮乏。我国各中小城市的城建档案馆（室），普遍存在档案专业人才缺乏的情况，日常档案管理工作主要由中文、法律或工程等其他专业人员承担，有的甚至是由办公室文员兼职，存在人员不稳定、流动性大的情况。现有的档案管理人员不仅专业素质不高，而且不同程度存在年龄偏大、文化水平低的情况，这严重的影响了城市建设档案管理工作的有效开展。

第二，城市之间城建档案管理发展水平不均衡。在我国的省会、区域性中心城市，十分重视城市建设档案管理工作，已经建立了规模较大的城市建设档案馆，并逐渐形成了一套适合本地区的城市建设档案管理体系。但在一些中小型城市，受各种因素的影响和自身条件的制约，档案管理工作还没有得到充分的重视，必要的硬件设施也没有配备，档案管理工作开展十分困难。

第三，城建档案管理技术设备落后。与国外城市建设档案管理工作相比，我国城市建设档案管理工作存在技术落后、设备超期使用的问题。目前，在国外城市建设档案管理中普遍应用了档案编码管理技术、计算机管理系统，而在我国的不少地方，这些工作仍然采用较为原始的手段进行处理。

第四，地方责任部门管理人员缺乏城建档案管理意识。很多地方行业管理人员对城建档案管理工作存在错误认识，认为城市建设从建设档案管理工作中无法获得益处，进而使得很多工作只是在做表面文章。可以说当前我国城市建设档案管理工作不到位的重要原因就是缺乏正确全面的认识[1]。

二、提升城市建设档案管理工作水平的对策

对城市建设档案管理工作进行优化，是有效开展城市建设的重要前提。为了有效解决城市建设档案管理过程中存在的问题，我认为地方城市档案管理部门应当从以下几个方面入手：

首先，应当创新档案管理理念，规范档案管理的收集和处理过程。与此同时，还应当在档案目标管理中纳入档案资源收集，并确保收集层次、结构、对象的一致性，进而在此基础上进行相应管理目标的制定，并确保这些目标是能够逐步实现的。在处理档案的过程中，要保证整个处理流程的规范性，并且对档案分类进行强化，实现对档案的分类存放和编码。

其次，地方政府及城乡规划、建设、市政等行政主管部门，应当增强对城市建设档案工作重要性的认识，科学设置行而有效的监督体系。通过监督体系的构建，为我国城市建设档案管理工作的顺利开展提供保障。

第三，强化城市建设档案管理资金保障，积极运用先进的档案管理设备和技术，并且从现代信息化管理要求出发，构建适合我国城市发展特点的档案管理信息系统。此外，还应当增强中小型城市的城市建设档案管理活动，通过对档案管理馆的自我完善以及档案管理人员编制的优化，提升中小型城市建设中档案管理活动水平[2]。

第四，提升对档案专业人员的教育与运用水平。档案管理专业人才匮乏是城市建设档案管理中存在的一个重要问题，地方部门应当采取有效措施解决这个问题。一是积极鼓励高校培养高层次的档案专业人才；二是应当为档案管理专业人员提供继续教育和自我发展的机会；三是采取相应的激励政策和提供适当的物质奖励，支持和鼓励他们研究和应用城市建设档案[3]。

第五，保证相关城市建设档案管理工作单位的协调配合。城市建设具有工程巨大、复杂的特点，只有各个单位实现有效的协调配合才能够保证工作有序完成。同时，城市建设档案的收集、整理工作具有系统性强、复杂程度高的特点，其管理对象包括建设工程档案、业务管理和业务技术档案、基础资料档案等，需要在建设单位的主持下，工程勘察、设计、施工、监理单位相互配合，才能最终完成城市建设档案的收集和整理[4]。

第六，对电子档案的数据管理中心进行完善。城市档案馆（室）应当强化和企事业单位信息管理部门的对接联系，并在此基础上对电子档案管理中心进行建立完善。电子档案管理中心作为企事业单位信息资源库的重要组成部分之一，其主要作用在于对数据库内各个单位的电子文件进行保管，并将非限制性和非保密性的电子文件利用和查询服务提供给具备使用权限的用户，进而实现对电子文件信息的共享和有效利用。

第七，开展城建档案在线服务活动。在信息化时代，构建档案服务形式应当充分考虑社会发展需要，进而能够有效满足用户的档案查询和利用的需求，同时还应当对档案服务模式进行及时的调整，进而确保档案管理工作的作用能够充分发挥出来。很多用户希望能够实现对城建档案信息随时随地的查询和运用，所以档案管理工作应当突破传统的被动的、手工式的管理方式，应当通过互联网络的信息平台，随时随地的为所需要的用户提供档案信息查询和利用服务，这样不仅提升了档案信息利用的便捷性，还能够强化档案管理部门和用户的互动交流，进而不断优化和完善城建档案管理工作。

综上所述，城市建设档案管理工作是一项复杂而又系统的工程，为了满足日益增长的城市档案管理需求和要求，档案管理部门应当相应的对工作进行强化，对原有的管理思想和方式进行创新，只有这样才能够保证档案管理工作的需求得到充分满足，让档案管理工作能够真正发挥出应有作用。本文对档案管理工作中的问题进行了探索，并在此基础上研究了相应的解决措施和方法，但是本文仍存在一定局限，希望行业人员能够加强重视，采取有效措施提升城市建设档案管理水平，进而为相应的档案利用工作提供保障。

参考文献

[1]秦建平.对于《城市建设档案管理暂行规定》中几个问题的思考[J].档案学通讯，2014，（15）：256-267.

[2]祖木兰·米吉提.城市建设档案管理存在的问题与应对措施分析[J].办公室业务，2014，（5）：56-67.

[3]宋大庆.城镇化背景下城市建设档案管理的问题与对策研究[J].科技展望，2014，（11）：6-7.

[4]吕艳萍.分析城市管理中的市政档案监察档案工作存在的问题与措施[J].才智，2014，（10）：25-26.