基于excel的医院人员信息库设计实现

梁丹

一、医院人员信息系统的重要性

医院人员信息系统代替了传统的手工文书记录，极大的提高了工作效率和工作质量。存储信息更准确、全面，能进行各类人员分布的统计分析，为医院职能部门及院领导进行决策提供重要依据。电子信息易保存，易调取，进一步推进了医院无纸化办公。

二、医院人员信息系统目前存在的问题

目前，人员信息系统已经在医院中普遍应用。但在具体的应用过程中，存在一些问题。人员信息系统开发工具多样，功能单一，实际应用性差。向不同的主管部门上报数据，有不同的系统，不相互兼容，经常重复手工录入，导出数据格式不一，需要整理，耗时耗力，容易出错。统计数据口径多样化，个性化。特别对于员工数量庞大的大型医院，在一定程度上反而降低了工作效率。

因此，急需构建一个经济实用的人员库，来满足各部门的繁杂事务工作需要。

三、设计目标

第一，理想与实际相结合：以人力资源的6大模块功能为指导思想，笔者对多家大型医院进行访谈，调查人力资源业务过程中产生的信息数据类型，以及调用的人员信息常用模块和调用频次。

第二，信息源集中：尽可能的将与人员信息有关的信息整合起来，做到以点带面，通过简单的的个体信息记录，反映个体的丰富经历。

第三，信息库接口标准：实现与不同信息系统的无缝对接，避免做大量的数据转换工作，提高工作效率。

第四，操作简单易行：易访问、易查询，入门要求低。

四、设计实现

第一，设计工具：EXCEL，在2007的版本中，筛选功能增加了多选功能，为了提高数据库的功能效率，建议使用2007及以上版本。本设计采用2007版本EXCEL。

第二，模块构成：主要由基本信息、教育经历、工作情况、其他四个模块构成，由42个核心字段组成（表1：模块构成）。其中，“工资号”为人员的唯一编码，设定为检索的关键值，不同表之间的索引值，类型为数值型，不保留小数位。表中涉及时间的字段必须为日期型，且必须为yyyy-mm-dd格式，解决了不同系统之间、不同报表之间对日期时间的导入导出。本设计区别于其它后台开发的系统的一个显著特点就是可随意调整字段的长度，不用在后台设置长度。

第三，编码表：日常访问人员库调用频次较高的字段主要有科室、职称、岗位三个核心文本字段。文本数据检索对数据要求比较高，差一个字符都会检索不出，从而出现统计误差。因此我们要对其进行编码，进一步优化数据访问流程，提高数据调用的及时率和准确率，极大降低误差。

在大型医院，人员职称呈多样化，除了主系列的医药护技研外，还有非主体系列，如会计系列、工程系列、图书系列等，而每一个系列都包括不同级别，这样就需要对类别和级别分别编码。岗位与职称对应，根据事业单位岗位分级聘任的要求（参考文献），每一个级别下设三级或二级，共十三级。据此，为了满足各类检索需求，在岗位级别编码之后加了“分级”一列。（表2：资格、岗位编码）

同样，在科室编码中，要从临床、医技、行政后勤这三个大方面着手，按照先临床，后医技，再行政的总体思路，逐个编码。临床编码第一个数字为“1”，医技为“3”，行政后勤为“5”。从表3中可以看到，科室间编码是间断的。因为科室在运行过程中，因业务不断扩大，或将细分科室，比如表3的神经内科，因科室不断发展扩大，细分成神经内一科、二科，就可以在原先的基础上顺延一个码，充分体现了编码的可扩展性。此外，科室编码后的另一显著特点变显现出来，能够按照我们期望的科室排序。

五、设计应用

设计已基本完成，通过下面这个例子来简单讲下如何应用。

举例：统计临床科室具有高级职称的人数

步骤1：筛出临床科室。点编码筛选功能，自定义筛选编码小于等于1065（注：1065为临床最后一个科室编码）。

步骤2：筛出高级职称。正高、副高统称为高级职称，这就需要同时选级别编码的1和2，或者自定义选职称级别编码小于等于2。显示的数据就是符合条件的人员信息。

六、结束语

本设计已正式在我院运行。其开发成本低，实用性强，有较好的可视性，基本满足了日常人员信息各类数据的统计工作，在实现不同部门的个性化数据需求和填报各类数据、人员信息报表上，较后台开发的信息系统有明显优势，提高了工作效率。但仍存在诸多不足，比如花名册的制作，略显笨拙、欠美观，比如人员照片的对接问题等。希望在今后的实践过程中，探索引用函数，不断完善改进，更好的为管理层和决策层提供参考依据。

参考文献

[1]徐舒扬.医院人事信息系统设计的探讨与实施[J].电脑知识与技术，2013，9（32）

[2]黄燕.医院人力资源信息数据库建设存在的问题与对策[J].经济与社会发展，2003（2）