浅析如何提升办公室档案管理效率

石贞贞

档案管理作为办公室工作的重要组成部分，关系着各个部门的协调发展。近年来，我国经济飞速发展，在市场经济条件下，若要提升办公室档案管理的效率，就必须不断革新管理模式和办法，根据时代的发展趋势，创新档案管理手段，促使办公人员能准确、快速、便捷地检索与查询相关信息，进而提升办公室整体工作效率和质量。目前，办公室档案管理中还存在管理人员素质较低、档案管理重视程度不高、未能合理运用信息技术等问题，这无疑严重影响了档案管理效率的提升，因此，必须在深入研究这些问题的基础上，遵循档案管理的基本原则，不断创新管理手段和机制，制定更加切实可行的档案管理策略，学习和掌握各种新理念、新知识、新技巧，以顺应当前的社会发展形势，增强办公室档案管理的时效性。

一、办公室档案管理需遵循的原则

（一）严谨性原则

随着人们生活和工作节奏的逐渐加快，办公室档案管理的效率要求也越来越高，档案管理人员不仅需要记录和传达多种多样的信息，而且需要组织与协调各部门人员保质保量的完成工作任务。这些烦琐的管理工作，要求档案管理人员必须严格遵守严谨性原则，秉持认真细致的态度，增强档案管理工作的准确性和细致性。档案管理人员必须关注工作细节，并根据管理层要求及时协调和辅助相关部门的工作，以便顺利完成档案管理的各项任务。此外，对公司内部资料及相关信息，档案管理人员必须妥善保管，而对于机密文件更要加强保密力度，禁止向任何人泄露相关信息，更不能利用自身的职务便利越权行事或谋取不正当利益，在遵循严密性原则的同时增强自身的职业道德。

（二）合作性原则

办公室档案管理并非机械、被动地接受和保存文档，而是要和其他部门、科室及时沟通，搜集相关文件，并进行准确归档。可见，若要提升办公室档案管理效率，还必须遵循合作性原则，及时了解内部信息和外部信息，并运用相关技巧进行协调，确保管理工作顺利完成。需要注意的是，合作性原则不仅要求档案管理人员增强自身合作意识，还要求他们必须秉持客观的态度与立场，并提升自身的沟通能力。

（三）准确性原则

档案管理在办公室工作中起着重要的桥梁和纽带作用，因此，档案管理工作人员若想为各部门领导决策提供准确的信息，就必须及时收集、整理、归纳相关的有用信息，同时还必须遵守准确性原则。此外，档案管理人员还必须具备较强的责任心与全局观念，能够准确体会和理解办公室的发展策略、经营战略，并以客观、公正的态度记录会议内容、整理相关资料，以确保信息真实有效。只有这样，才能为办公室各个部门提供更加精细化、精准化的信息，进而促进办公室工作顺利开展。

二、当前办公室档案管理中存在的问题

（一）管理人员素质不高

目前，我国许多企业与单位都开始重视办公室档案管理，但总体而言，办公室档案管理仍然未能实现其应有价值，究其根本原因，则是档案管理人员素质较低，业务水平有待提升。尤其在档案管理、档案分类等方面，许多办公室档案管理人员业务能力不高。档案分类若不合理，就会导致档案信息无法得到有效利用，而要获取有用信息则需要花费更多时间，这无疑会严重影响办公室工作的整体效率。此外，一些办公室档案管理人员缺乏必要的基础理论知识，部分管理人员甚至未能充分认识到档案管理工作的重要性，导致其在工作过程中出现态度不端正、理念意识落后等问题，直接影响了档案管理的效率。

（二）管理制度不健全

要推动办公室档案管理工作的顺利开展，就必须健全管理制度，制定切实可行的规章条例。档案管理制度主要包括收集机制、档案分类、查阅借阅规定、保管期限、归整规范、介质区分等，可见，从新资料的产生到资料使用周期的结束，档案管理制度贯穿始终。若要完善和健全档案管理制度，相关部门领导必须充分重视档案管理工作，但目前大部分办公室仍未建立单独的档案管理资料室，更缺乏系统、合理的档案管理体制，导致档案管理工作整体效率低下，结构机制混乱。

（三）档案管理重视程度不够

调查显示，当前许多企业和单位并未重视办公室档案管理工作，甚至将办公室档案管理等同于合同文件管理，将档案管理工作视为办公室人员的附属性工作。许多办公室的档案管理工作也仅局限于人事档案管理以及合同文件管理，对其余信息与材料的管理则甚少涉及。除此之外，由于相关部门和领导对档案管理缺乏应有的重视，导致许多重要材料和机密信息都交由普通工作人员整理和保存，一旦人员出现流动，这些机密信息就会存在流失风险，进而对办公室乃至整个企业和单位工作造成严重影响。

三、提升办公室档案管理效率的主要策略

（一）增强管理者业务素养

相关部门应当组织办公室档案管理人员参加各种各样的专业技能培训，增强他们对办公室档案管理工作的灵活性、准确性、严谨性的认识，并及时了解最新的专业技巧和理论知识。此外，档案管理人员也应当自觉提升自身的专业素养与职业道德水平，更加客观、公正、合理地处理档案信息。同时，办公室档案管理人员要全面系统地了解和把握职位要求，并在此基础上及时改正自身不足，提升自身的工作胜任能力，进而做好本职工作。除此之外，档案管理人员时常会面临工作调动，这就要求档案管理者必须在动态职业环境中，学会处理相关工作关系，并遵守职业道德，严守机密信息。与此同时，办公室档案管理人员还应当提升自身的协调能力，并能够恰当处理人际关系，为档案管理打好基础。

（二）加强日常维护与管理

办公室档案管理系统还包括档案的维护与更新，所以，办公室档案管理者首先应当建立科学的档案管理体系，在此基础上时常整理、更新、归纳之前保存的档案，并对新进档案及时进行保存、整理，以便为各个部门人员及时提供所需资料，节省办公室工作时间，进而提升办公室整体工作效率。除此之外，还应当适时学习和借鉴新型档案管理知识，针对档案类型选取不同的管理模式，进行科学的整理与分类，以更加科学、严谨的态度维护与管理办公室档案。

（三）合理运用信息技术

若要提升办公室档案管理效率，还应当及时采用更加便利的信息技术手段。目前，随着计算机和互联网的普及，档案管理系统化、网络化、电子化已经成为主要趋势，随着办公自动化的演进，档案收集可以逐渐实现自动获取、程序保存、主观识别等，这样做，一方面可以增强档案管理的便捷性和灵活性，另一方面也可以有效减轻办公室档案管理人员的工作负担。所以，办公室档案管理人员必须顺应当前的社会发展形势，积极学习和掌握相关的信息技术，并将其合理运用于档案管理工作，以提升工作效率和质量。

（四）科学设置档案管理组织

相关部门应当设置专门的办公室档案管理岗位，并安排专职人员进行信息录入、收集、修改、归档、核对和更新等工作，以增强档案管理的时效性。除此之外，还应当完善档案管理制度，以授权形式约束借调档案、查阅资料等情况，以便增强档案管理的保密性，防止档案信息外泄。同时，还应当构建一个上下衔接、及时沟通的档案收集系统，并在此基础上明确档案管理人员、各部门领导的具体职责，确保档案管理的每个环节工作都能够落实到位。此外，还要将档案收集工作渗透到办公室工作程序、岗位职责、工作计划中。各部门负责人也应当支持和帮助档案管理人员顺利开展相关工作，并通过整理、收集和归档，将档案完整、齐全、准时地移交相关部门。

（五）提升档案管理的重视程度

充分发挥办公室档案管理工作的重要作用，不仅要不断完善办公室档案管理机制，还应当采取各种措施，引导各部门充分重视档案管理工作，并对其形成正确认知。首先，必须提高办公室档案管理人员对档案管理工作的重视程度。组织他们进行定期或不定期培训，帮助档案管理人员掌握丰富的档案管理知识与技巧，并在此过程中自觉认识到档案管理对办公室工作的意义。其次，要建立科学的奖惩制度，一方面可以约束和督促档案管理人员以更加认真、严谨的态度处理相关档案信息，并自觉保守机密信息。另一方面还能够激发档案管理人员的工作积极性，增强他们在工作过程中的成就感。只有提升档案管理重视程度，才能够构建和完善档案管理工作体系，并协调各个部门人员共同为档案管理工作贡献力量。

（六）及时转变管理理念

任何工作若无法及时更新工作理念，就会逐渐丧失工作效率，进而被时代淘汰，办公室档案管理工作亦是如此。因此，办公室档案管理人员必须根据当前的时代发展形势和实际工作情况，及时更新工作理念，改革档案管理模式和方法，创建新的档案管理机制，并积极参加相关讲座和培训，了解最新的档案管理知识与技能，增强日常管理工作的实效性。此外，相关部门还应当及时革新办公室档案管理人员的聘任制度，以便吸收新成员和新动力，督促档案管理人员加强学习，不仅要掌握必要的档案管理基础知识，还应当了解最新的档案管理理念，在此基础上革新管理模式。

综上所述，办公室档案管理工作对单位的长远发展及领导的决策制定都起到重要作用。它是办公室工作的重要组成部分。从某种程度上看，办公室档案管理工作的效率不仅对办公室工作效果有直接影响，而且还对资源配置、协调各部门工作、工作模式改革都具有重要影响。只有合理开展档案管理工作，才能够使管理者在制定相关决策和制度时及时查阅所需资料，并根据查阅信息真实，全面的了解相关情况，进而提高工作效率，为进一步开展工作打好基础。当前办公室档案管理工作中还存在诸多不容忽视的问题，这显然影响了档案管理工作效率，而若要切实解决这些问题，就必须协调各个部门，综合运用各个部门的力量，不断革新工作理念，并学习和借鉴各种新知识、新技能，顺利解决档案管理者遇到的各种难题。

（作者单位：南阳师范学院）