浅议高校固定资产内部控制管理

摘 要：随着国家对行政事业单位国有资产管理的逐步加强，固定资产作为国有资产的重要组成部分，对其加强管理就显得尤为重要。文章依据《行政事业单位内部控制（试行）》制度，将企业内控五要素与高校固定资产管理的五个环节相结合，提出固定资产的内部控制管理模式。

关键词：高校内部控制 固定资产 管理模式构建

中图分类号：F234.3

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2016）01-155-02

财政部于2012年出台了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，从风险评估和控制方法、单位层面内部控制、业务层面内部控制和评价与监督四个层面对行政事业单位的内部控制提出了规范性引领，为资产内部控制模式的搭建提供了建设思路和基本框架。由于高校管理层长期以来形成的重财不重物的管理理念，导致学校固定资产管理松懈，资产流失严重，资源配置不合理，资产有效使用率普遍不高。本文将企业内控五要素与高校固定资产管理的五个环节相结合，提出固定资产的内部控制管理模式，以确保资产的高效、合理、安全和完整。

一、高等学校固定资产的内涵界定

高等学校固定资产的定义通常是指高等学校持有的使用期限超过1年（不含1年）、单位价值在规定标准以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但使用期限超过1年（不含1年）的大批同类物资，也应作为固定资产核算和管理。

从表现形式上来分类，按照财政部的规定，一般把固定资产分为六类：房屋及构筑物；专用设备；通用设备；文物和陈列品；图书、档案；家具、用具、装具及动植物。

从资产的形成形式来分类，一般把高校固定资产分为经营性资产和非经营性资产。

高校固定资产的管理过程通常包括五个环节：资产的配置、资产的使用、资产的处置、资产的清查和资产的监督检查。

二、高校内部控制的含义

2012年财政部出台的《行政事业单位内部控制规范（试行）》第三条明确定义为：“内部控制是指单位为实现控制目标，通过制定制度、实施措施和执行程序，对经济活动的风险进行防范和管控。”{1}

高校内部控制按照高等学校内部管理的特点，可将其定义为：为保证高等学校教育、科研、事业发展的正常运行，实现学校经营管理目标，维护学校国有资产的安全完整，切实降低高校管理风险，按照企业内部控制规范要素而在高校内部设立的一套管理控制系统。

高校内部控制系统的设立一般应包括以下五方面的要素：控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和内部监督。

三、高校固定资产内部控制管理模式构建

按照企业内部控制规范要素并结合高校固定资产管理的特点，建立以资产管理部门为主体，各资产归口管理部门为客体的管理体系，按照资产的表现形式和形成形式分类分层管理资产是理想的高校固定资产内部控制系统模式。

（一）建立良好的固定资产内部控制环境

控制环境是内部控制要素之首，是高校内部控制体系建立的基础，是高校内部控制体系有效实施的保障，是推动高校发展的重要因素。{2}

1.建立固定资产分级分类管理体制，明确各自责任。高校按照“统一领导、分类管理、归口统筹、分级负责、责任到人”的管理体制，建立固定资产分级分类管理平台，明确每一级的职责和权限。

高校固定资产管理内部组织机构分为六个级次，第一级次是学校党委常委会和校长办公会，主要负责审议固定资产管理涉及到“三重一大”方面需要决策的事项；第二级次是国有资产管理委员会和经营资产管理委员会，负责经营性资产和非经营性资产管理方面的指导、决策、咨询；第三级次是资产管理部门和财务部门，负责固定资产实物账和价值账的统筹管理；第四级次是各资产分类归口管理部门，负责本部门归口管理的资产；第五级次是各资产使用单位，负责本部门在用资产的管理；第六级次是各二级单位的资产管理员，他們是资产管理的具体执行人和责任人。

2.完善固定资产制度体系建设。从资产的配置到资产的监督检查，固定资产管理各个环节都应该建立与之相配套的管理制度，由此对管理者、使用者的行为有所约束。

在配置阶段应该有资产配置标准、资产采购制度以及资产出入库登记制度。在使用阶段应该有资产保管清查制度、资产领用、借用、归还制度以及资产对外投资、出租、出借制度；在处置阶段应该有资产处置审批制度；在资产清查阶段应该有资产统计报告制度以及资产损坏丢失的赔偿制度；在资产监督检查阶段应该有资产管理岗位奖惩制度以及资产效益评价制度。

3.建立稳定的、专业的固定资产管理员队伍。控制环境影响单位员工的控制意识，优良的内部控制环境要强调“以人为本”的管理思想。{3}高校搭建了规范的固定资产分级分类管理模式和完善的制度体系后必须有具体的人去贯彻执行，建立一支高素质、稳定的资产管理员队伍是学校固定资产内部控制执行是否良好的关键，学校应该高度重视各级的资产管理员选拔，把具有一定专业知识、技能的专业人员充实到资产管理部门和各级各类资产归口管理部门并保证人员队伍的相对稳定，同时，要重视资产管理员队伍的专业培训及国家、学校资产管理的相关制度、程序、流程的宣传。

（二）识别固定资产管理风险点，建设相应的风险点控制措施

高校固定资产内部管理容易出现的风险点主要包括配置是否科学、合理；采购是否按国家相关规定办理；采购回来的资产是否全部入库；出入库手续是否齐全；各环节之间账实、账账是否相符；使用过程中领用、借用、归还手续是否齐全；资产出租、出借、对外投资的程序是否合法；在资产使用过程中是否存在损坏、丢失、浪费、闲置、使用率低下；是否严格按照规定进行资产处置，待报废资产是否账实、账账相符；资产清查是否全面彻底，是否存在隐瞒不报、账实不符的情况等等。准确识别固定资产管理各环节的风险点并建立与之相匹配的控制措施是实现固定资产内部控制的切实保障。

1.规范各环节控制，形成工作闭环。

（1）配置环节：按照固定资产的不同类别制定资产配置标准，各二级单位每年度严格按照配置标准编制资产采购预算，各资产归口管理部门按照配置标准及其他相关要求对各单位的资产预算申报进行可行性论证，资产管理部门将各归口单位论证后的资产采购预算进行汇总交国有资产管理委员会审议后，按照学校“三重一大”的要求报学校校长办公会和党委常委会审批。

（2）采购、验收环节：将每年批准的资产采购预算纳入到采购环节，按照国家及学校的相关规定组织招标、采购，采购回来的资产由各资产归口管理部门组织资产使用单位进行验收和安装，验收人应注意查看实物型号、类别、品目、数量、单价、总价等方面是否与原始单据、合同相符，资产质量、参数是否符合招标要求，资产管理部门则应检查招标价格是否与合同付款价格相符。

（3）入账环节：经过验收合格的资产由资产管理部门按照合同所列资产明细清单登记实物账和卡片，并通知财务部门同步进行资产的价值账登记，固定资产实物账上应详细记录资产的去向、用途、经手人等，明确使用单位和责任人。

（4）使用环节：各资产使用单位领用固定资产后，应办理相应的领用、借用、归还等手续，加强对资产的维护、维修，提高资产的使用效率。各资产归口管理部门定期对二级单位资产使用情况进行检查，及时将闲置资产在各单位之间进行合理调配。

（5）处置环节：各资产使用单位将待报废的资产进行清理后报资产管理部门按照有关程序进行处置，对于处置后资产减少的资产使用单位按照配置标准准许该单位做资产增量预算，同时，资产管理部门和财务部门同步作资产实物账和价值账的减少。这个阶段应该注意的是学校应该明确资产处置的范围、标准、流程和审批权限等。

业务工作程序标准控制，形成标准化业务处理流程。只有严格按照工作流程执行，才能确保内部控制能够真正深入到日常工作中去。{3}

2.合理设置岗位，不相容岗位相互制约和监督。在建立固定资产内部控制体系中，要充分考虑到学校内部不相容职能的部门分离、不相容领导职务相分离、不相容岗位相分离，通过明确划分各职能部门、领导职员岗位的职责权限来有效达到资产管理的内部控制。

首先是学校内部各部门之间不相容职能之间要相分离。预算编制与资产采购的部门相分离，采购与验收的部门相分离，验收与入账的部门相分离，实物账与价值账的管理部门相分离，实物账与实物的管理相分离。

其次是资产管理部门不相容领导职务相分离。负责预算编制管理与负责采购管理相分离，负责采购管理与负责账务管理相分离，负责库房管理与负责账务管理相分离。

最后是资产管理部门内部各岗位之间不相容岗位要相分离。库房管理岗位应与账务管理岗位相分离，资产采购岗位应与资产账务管理岗位相分离，库房管理岗位应与办理资产处置岗位相分离。

在实现分离控制的同时也要考虑成本效益原则。所以在实际工作中不能过于追求单位内部控制的层次和人员，要以高效、实用为出发点，根据单位的工作实际，有重点、合理地设置内控层次和人员岗位，明确各个层次的职责权限，强化各相应层次的责任，才能提高单位内部控制的有用性和效率性。{4}

3.运用信息化管理手段实现各环节痕迹化管理。资产管理中学校应该充分运用资产管理的信息化平台，将各类资产的增加、分布、存量、使用、减少等情况都在平台上公示出来，给不同级次的单位和人员赋权，从而有利于各单位领导和员工及时了解学校资产管理的实时状态，有效提高资产的使用效益。

4.审计监督端口前移，实现全过程监督。审计监督是高校资产管理内部控制的有效控制手段，从外部审计和内部审计的不同角度对资产的管理进行审计，提出建设性意见，便于资产管理更加科学、合理、合法。

首先，从内部审计监督的角度来看，其主要是着重于资产管理各环节的合法性、有效性和合理性的监督。从前端——固定资产配置是否科学，到中端——资产采购是否合规和使用是否有效，再到末端——资产处置是否合法，学校的内部审计监督机构都应进行全过程的、有效的跟踪审计。在日常资产管理中，将内部审计监督端口前移，将资产的事后检查转变为事前与各资产归口管理部门共同参与资产配置的各项参数论证和资产配置的科学性、可行性论证，全程监督资产采购的招投标工作，年终与资产管理部门和财务部门共同对二级单位资产的使用效益、预算执行情况进行考评，从而使资产的内部监督从事前到事中再到事后各阶段都有阶段性的评价，为资产管理的内部控制提出有效建议。

其次，从外部审计监督的角度来看，主要是着重于对学校资产管理内控环境是否健全、风险防范是否有效、资产采购、处置、出租、出借和对外投资是否合法、合规等进行审计监督，为进一步提高高校资产管理内部控制水平提供参考依据。

注释：

{1}财政部.行政事业单位内部控制规范（试行）.http：//kjs.mof.gov.cn/zhengwuxinxi

/zhengcefabu/201212/t20121212_713530.html

{2}關振宇.行政事业单位实施内部控制规范的现实意义与应用解析[J].社会科学家，2014（1）：46-49

{3}常文杰.HN大学固定资产内部控制的问题与对策[D].长沙：湖南大学工商管理学院，2012

{4}赵志强，吴兵，董君枫.落实单位内部控制规范做好高校设备管理工作[J].实验技术与管理，2014，31（12）：268-270

（作者单位：成都学院国有资产管理处 四川成都 610106）

（作者简介：陈江涛（1969—），女，高级经济师，成都大学国有资产管理处副处长，主要研究方向财务管理，国有资产管理等）

（责编：玉山）