浅析科研院所会计档案电算化管理

黄晓云

【摘要】会计管理工作是管理学科的一个重要组成部分，而电算化下的会计档案管理是诸多会计管理工作中的一个重要分支。科研院所在电算化下的会计档案管理同样是其会计管理工作中不可缺少的一部份。

科研院所当前会计档案管理方式存在借阅查询效率低、空间占用大、保管环境要求高、资源浪费大等问题，已不适应新时期会计电算化管理的发展。为进一步提高会计电算化在科研院所的应用程度，利用现代信息技术手段开展会计档案电算化已成为科研院所会计管理工作中面临的新课题。

本文从提高科研院所对会计档案电算化建设的认识、重视软硬件设施建设，完善会计档案电算化管理制度、培养会计档案电算化管理人才、加强会计档案电算化的安全性等方面积极探索会计档案电算化管理在科研院所的可行性，说明科研院所实行会计档案电算化管理，能够使科研院所未来的会计档案管理工作更加高效、规范、环保，在会计信息共享方面有更大的提升。

【关键词】科研院所 会计档案 电算化管理

科研院所会计档案信息是科研院所经济活动的真实记录，是认识和把握科研院所经济规律的重要依据。随着时间的推移，科研院所经济活动日趋复杂，会计档案内容、档案信息量骤增，档案信息服务对象也逐渐扩大。传统会计档案管理方式的局限性越来越明显，已不适应新时期会计信息化管理的发展。科研院所财务人员在新形式下如何加强会计档案电算化管理工作是其面临的新挑战。

一、科研院所现行会计档案管理工作存在的问题

科研院所现行的会计档案管理方式普遍存在借阅查询效率低、空间占用大、资源浪费大、管理难度大等问题，已不适应新时期会计信息化管理的发展。

（一）会计档案查寻和调阅不便，效率较低

科研院所会计记账凭证、账簿、会计报表均已实现电算化，但对会计档案保存形式及管理方式仍以纸质会计档案为主，尤其是原始会计凭证为纸质会计档案。因大部份会计档案查阅需要翻查原始凭证，需要专人根据归档后的档案目录进行不同年度、不同月份的查找翻阅，查寻和调阅不方便，调阅后也需要一本一本的按照档案目录、不同年度、不同月份进行归档，查询归档效率较低，影响到会计档案信息的利用效率。

（二）纸质会计档案空间占用大，保管环境要求高

科研院所纸质会计凭证、账簿、报表、银行对账单、合同资料、税务资料等会计档案十分厚重，数量多，体积大，需要占用大量档案保管空间。随着时间的推移，科研院所经济活动日趋复杂，会计档案越来越多，符合档案管理要求的会计档案保管空间已不足。纸质会计档案在保管过程中对保管环境要求较高，需要防盗、防火、防尘、防潮、防有害生物、防其他毁损等，保管和管理难度较大，需要建立符合上述保管条件的专门的会计档案保管库房和库房管理制度。

（三）资源浪费大

纸质会计档案需要消耗大量的纸张、碳粉，对打印机、复印机、装订机等办公设备磨损严重，资源浪费较大。电子会计档案更符合国家“节约资源”、“低碳环保”的倡议。会计凭证、账簿封面封底的填制，会计资料的装订成册，各种资料加盖印章、归档并登记入册等工作都需要专门的会计人员进行处理。大量繁琐的工作消耗了会计人员的宝贵时间和精力，会计档案管理人力资源消耗浪费大。

二、科研院所实行会计档案电算化管理的意义

科研院所开展会计档案电算化管理工作，符合会计电算化、信息化要求，可以提高会计档案信息查询、利用的效率，减少会计档案保管面积的占用，节约纸张、人力等资源，使财务人员将更多的精力放在更加重要的财务管理工作上。

（一）符合会计电算化、信息化要求

科研院所实行会计档案电算化管理，改变了传统会计档案管理工作方式。会计档案电算化是指将传统的纸质会计档案，转变为在计算机等介质上进行存储和应用的记录着企业经济业务活动的电算资料，包括电算凭证、电算账簿、电算报表、电算文档及其他资料等。科研院所实行会计档案电算化管理，是新时期会计信息化管理发展的需要，符合会计电算化、信息化的要求。

（二）会计档案查询、清理效率提高

科研院所实行会计档案电算化管理，方便会计档案的查询和分析，能够提高会计档案查阅、清理效率，提高会计档案信息的利用率，同时提高了财务管理效率。科研院所会计档案电算化管理在合理地授权下，会计档案使用人员可在计算机设备上对归档后的电算会计档案进行灵活方便的查询、搜索、调阅。同时，档案管理人员在清理会计档案时，只需按符合清理要求的条件检索，就能够轻松找到符合保管期限届满或其他清理条件的会计档案，极大地提高清理效率。

（三）减少会计档案空间占用，降低了保管环境要求

科研院所实行会计档案电算化管理，会计档案资料大部份以电子化形式存储、保管，能够减少会计档案空间占用，同时也降低了对会计档案保管环境的要求。会计档案电算化管理便于会计档案的存储和保管，能够节约纸张等资源，符合当前绿色办公、低碳办公的环保趋势。

三、科研院所实行会计档案电算化管理的建设意见

科研院所会计凭证、账簿、会计报表均已实现电算化，为适应新时期会电算化管理的发展，对会计档案的信息化变革就自然地成为了下一个电算化目标。近年来财政部积极推进会计档案电算化管理的试点工作，会计档案电算化管理的标准和规范也逐步完善，这为科研院所开展会计档案电算化工作提供了依据。同时，国内许多单位也在会计档案电算化管理这一领域做了积极探索和实践，为科研院所开展会计档案电算化工作提供了可资借鉴的经验。

（一）提高会计档案电算化建设管理认识

在互联网、大数据时代，会计信息化管理是会计管理工作的一个趋势。科研院所应当充分重视会计信息化工作，加强组织领导和人才培养，提高会计档案电算化建设管理认识，不断推进会计档案电算化在本单位的应用。

（二）重视会计档案电算化管理软硬件建设

会计档案管理工作主要包括：前期会计档案的收集整理、归档保存等工作，后期会计档案的借阅、授权、跟踪、检索、共享等应用管理工作和会计档案数据的保密、查询控制、病毒防护、辅助安全管理等。科研院所应重视会计档案电算化管理软硬件建设，通过计算机、扫描仪、磁盘等电算化设备形成、办理、传输和存储相关会计文字、图表、图像，在电算化形式下进行会计档案资料的查询、翻阅、分析。如可以通过扫描仪等影像采集设备对纸质原始凭证及需要保存的会计档案进行电子扫描上传，将原始凭证等会计档案以电子化形式纳入信息存储系统进行保存。科研院所实施会计档案电算化管理，还应不断加强关于电算化会计档案管理方面的人员配备、保密教育、职业教育等方面的软环境建设。

（三）制定会计档案电算化管理制度

科研院所应当制定会计档案电算化管理制度，建立健全适应会计档案电算化管理工作环境的制度体系。如建立会计档案电子备份制度，对电算化会计资料建立完善的索引体系，建立防止相关会计档案数据被篡改的有效内控机制等。

（四）培养专业会计档案电算化管理人员，提高电算化会计档案的共享能力

科研院所应当指定专人负责会计档案电算化管理工作，培养专业会计档案电算化管理人员，打造会计电算化人才队伍，全面推进会计电算化工作。会计档案管理人员的工作，将要逐步地转变为以监控会计电算化档案的生成，以及保障会计电算化档案的可读性和安全性为首要任务，建立各类会计档案数据库，提高计算机对会计档案信息的采集、检索、查阅、分析服务的工作力度。同时，借助于录放机、监视器、多媒体电脑技术等手段，使会计档案信息在现代化机器设备中快捷、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。基本实现科研院所内部会计信息资源共享，提高电算化会计档案的共享能力。

（五）加强会计档案电算化的安全性

科研院所应当遵循内部控制规范体系要求，提高会计档案电算化管理的内部控制水平。如通过影像电子技术扫描上传，进行验证和多层管理复核，在源头上保证归档的会计电子档案的真实性。对需要归档保存的相关会计资料电子数据进行备份，建立电子备份制度，备份频率不得低于每月一次，有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。充分顾及电子设备的防盗、防磁、防雷电等安全要求。对会计档案建立保密等级，设置相应的访问权限，设置防篡改多层级校验。保管部分纸质实物档案，作为会计档案电算化管理的辅助和补充。通过以上措施，加强科研院所会计档案电算化管理的安全性。

四、结论

科研院所实行会计档案电算化管理，积极推进会计档案电算化管理系统的建设与应用，能够使科研院所在未来的会计档案管理工作中更加高效、规范、环保，在会计信息共享方面能够有更大的提升，逐步实现规范化操作、无纸化办公，自动化处理，智能化分析等先进的财务管理模式，进一步提升财务管理效率，更符合新形式下会计电算化管理发展的需要。

参考文献

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