浅谈人事档案的信息化管理

靳丽娟

摘 要：随着国内人事制度改革工作的不断深入，人事档案的利用率也迅速提高。加之当今互联网和信息技术应用的普及，计算机管理技术也不断深入各层管理，档案已不仅仅以单一的纸质形式存在，而将会以各种形式的电子文件形成信息化管理。本文以人事档案的定义及内容为出发点，简要分析了我国人事档案信息管理工作中出现的问题，并对人事档案的信息化管理提出了几点针对性的建议。

关键词：人事档案；信息化；管理

人事档案是全方位的考察一个人各方面的重要依据，亦是管理人才的凭据，是一个人从出生到生老病死都有记载的信息来源，它关系到每个人的切身利益。人事档案管理工作的顺利进行有赖于人事档案信息化管理的合理规划，甚至影响到每个人的升迁发展、享有社会福利权利等各环节。对人事档案进行信息化管理，希望通过建立人事信息数据库形成个人电子档案、引入人事档案管理软件，加快信息化管理进程、通过网络和计算机辅助进行管理等手段，以及人事档案工作者的不断探索和实践，进一步改进人事档案管理工作，增强人事档案管理的科学性，使之更好的服务于社会。

一、相关概念界定

（一）人事档案信息化管理

人事档案信息化管理主要是结合网络信息化技术和档案管理软件，对人事资料信息进行管理的过程，是源于高科技软件以及高速度和大容量硬件基础之上的一种新型的人力资源信息管理模式。如今信息时代，计算机网络技术的应用为事业单位档案信息化管理提供了保障，我们应积极将信息技术与档案管理工作紧密结合起来，伲进档案信息化工作快速发展。

（二）人事档案信息化管理的内容

基础设施建设是信息化建设的首要任务。保证计算机硬件和软件系统的合理配置，建立人事档案信息网络，充分利用计算机、扫描仪等现代设备，将人事档案资料整理后输入计算机。其次，信息资源建设是信息化建设的核心。人事档案信息数字化要规范电子档案的管理，加强对电子档案的积累、鉴定、著录、归档程序的操作，确保有价值的人事信息电子文件真实、完整有效。

二、我国人事档案信息化管理中存在的问题

（一）管理制度不完善

人事档案管理不严格，标准不规范，缺乏起码的档案管理制度，如交接手续不严密，重视程度不够等，这样就造成了档案管理工作的责任不明确和管理的混乱等。

（二）效率低

基于各种旧观念的束缚，以往传统的人事档案管理还停留在纸质的档案素材上，依靠手工操作，在档案建立检索时，严重组碍了操作效率，既费时又费力。同时，在资源利用时，还需通过人工操作调阅，致使工作变得较繁琐，并且查准率相对较低。

（三）未合理达到资源共享

一般来说，大部分人事档案管理部门还是沿用的手工检索查阅，再加上目前档案管理人员的计算机与互联网知识处在薄弱环节，相对的信息化程度较低，只停留在一些较简单的操作上，而面对信息化的繁杂技术就显得有些力不从心了，研究与开发就更不值得一提了，虽然有的管理部门拥有一些较先进的管理设备，但也也只是为了应付达标检查或升级考核而已，没有实地的用处，形同虚设。当前，以业务划分的形式是人事部门相关的管理职能的依托，并且各自具备相应的权限，各司其职、互不干涉的现象较为突显，致使内部人事信息分散，阻碍了资源共享的进展占同时，人事档案信息管理未设有明确的标准加以规制，导致了各科室数据通用性能只低不高，加剧了重复劳动的现象。

（四）人事档案管理的安全受到威胁

改革开放以来，虽然人事档案的信息化管理已取得了长足的进步，并运用计算机在单位内部建立办公局域网、人事信息网等网络体系，为人事档案材料的录入、分类、整理以及保管等注入了一剂强心针，从某种程度上加快了查准率以及效率的提升，但是，计算机在网络运行中的安全问题确日益突显，比如材料的泄露、黑客的侵入、以及病毒等，因此，计算机的保密、安全管理问题迫在眉睫。

（五）信息化人才队伍建设匮乏

人事档案管理人员的信息化程度随着人事档案管理信息化的递进而有所提升，这是一个必然的发展趋势。人事档案的信息化管理需要一支掌握信息化知识的档案人才为支撑，既要掌握传统的人事档案流程，还要熟练操作现代信息技术。从近几年来看，虽然也扩充了一部分信息化技术的专业人才，但是认识档案管理的整体素质却未曾提高，关键是一些复合人才的缺失，双向型人才的缺失阻碍了人事档案信息化的建设和发展。

1、缺少真正懂行的决策者。决策者对于档案信息化管理起到举无轻重的作用。档案管理部门的领导，尤其是分管档案信息化的领导，他们均站在整个队伍中的最顶层，但是，就目前我国档案部门来说，还有相当大一部分的档案部门领导达不到要求，所识别的信息化技术颇微，而另一方面由于受到思想的禁锢又懒于接受新知识，更谈不上进行专项研究了。这就导致了决策上的疏漏。

2、缺失信息化专业人才。从整体上看，档案信息化管理部门不但缺少复合型人才，而且自身的机构也不太合理，故而整体素质有待于提高。档案的信息化管理是一个庞大的系统工程，需要大批的专业化信息人才来维系工作的需求，但现在的认识体制远远还未达到，和其他部门相比来说，人事档案部门的社会地位以及现有资源都处于一种劣势。基于个方面的原因致使档案部门难以引进复合型人才，而内部原有的档案信息人才的流失无一不加剧了档案部门信息化人才的匮乏，尤其是中小城市，这种现象更是突显。

3、整体信息化素养不高。档案的信息化管理需要所有的员工共同维泵才能持续、健康的发展，不仅仅是依赖于信心技术部门这个单独的个体。甚至在有的档案管理部门，不会打字上网的大有人在，也有部分领导虽然站在决策者的高度-，但连一些最基本的信息技术操作都不懂，只是重于形式。如果不能得到有效的改善，将会为档案信息化管理留下重大隐患。

三、完善人事档案信息化管理的对策

（一）完善人事档案管理制度是信息化的基础

人事档案信息化管理中，要不断更新原有制度，要推陈出新，及时建立相对科学合理的人事档案信心管理制度，确保人事档案管理工作更加规范化。另外，在档案信息的收集方面，要注意完整性与及时性，并要保证档案信息的查准率。同时，要科学、严谨的对档案进行整理归档，在各个环节实施过程中，严谨防范档案的安全问题，尤其是对档案新添加的内容进行及时、主动的补充、更新。

（二）实现信息资源共享

人们的时间意识越来越强，获取的人事档案信息不仅要求真实、可靠，还要求获取信息的途径迅速、便捷。采用现代化管理手段管理人事档案，可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

（三）增强档案信息化管理的安全意识

在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，如何防止计算机的安全问题是一个老生常谈的话题，这就需要对通用的数据库数掘依据不同的使用权限进行分门别类的加密，正确的处理好档案信息的保密与合理利用二者相辅相成的关系。

（四）要完善管理人员的专业素质

随着现代化的快速发展，传统的方法已经无法满足现在工作的需求，单位就必须要大力的培养一批高素质和专业水平高的人员，并对其进行专业知识技能的培训，加强计算机知识的学习和操作技能，帮助其更快的掌握现代方法。管理人员还需要时刻学习，并以此来拓宽自己的知识面，提高自己的知识水平，提高处理现代化档案管理的能力，只有掌握住现代化的管理技术，才能适应现代网络化和信息化的档案管理工作，才能更好的为单位服务。

四、结语

综上所述，只有采用高效的计算机管理模式，建立科学规范的人事档案管理信息网络，更好的发挥计算机在档案管理方面的作用，才能激发员工的积极性和劳动热情，更好的选拔人才，才能使单位在竞争激烈的社会中利于不败之地，实现可持续发展。

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