如何完善我单位专业技术人员的档案管理工作

郭云

摘 要：档案管理是我单位日常管理工作的一项重要内容，也是学院得以长期稳定发展的重要保障。专业技术人员的档案管理工作在整个档案管理工作中占据着重要地位。本文首先分析了专业技术人员档案的特点，然后根据专业技术人员的档案管理工作现状及存在的问题，提出了几点改进和完善建议。

关键词：专业技术人员；档案管理；对策

专业技术人员档案是指在职称评聘工作中形成的，反映的是专业技术人员业务经历和工作实绩，对于职业技术院校来说，专业技术人员档案管理主要是对档案进行规范整理、立卷编目、保管、利用、服务、统计等一系列工作。在日常的管理工作中，学院经常会由于专业技术人员职称、职务、岗位等的变动而发生档案上的变化，对相应的人员档案加强管理有助于保证工作的高效有序进行。本文主要对如何完善我单位专业技术人员档案管理工作展开了探讨，希望能为相关部门和单位提供借鉴。

一、专业技术人员档案的特点

我单位的档案管理工作主要是对三校（原昌吉职业技术学院、昌吉卫校、昌吉市职业中专）各类人事档案进行整理、归档、统计、服务等工作，档案包括干部、专业技术、工人、退休人员等多种类型，其中专业技术人员档案由于数量较多、内容复杂，是我单位档案管理的主要对象和内容。专业技术人员档案具有以下几个特点：

（一）个体性。专业技术人员档案是每个具有专业技术职称的人员从分配到定级开始，从初级职称评定，到中、高级专业技术职称晋升，再到日常工作过程中参加的历次业务学习、专业进修，学术论文发表等活动的真实记录，具有较强的个体性，必须以个人作为保管单位，每一名专业技术人员的档案都是一个独立的整体。

（二）专业性。专业技术人员档案是针对专业技术人员职称晋升、科研水平、论文著作发表等与专业相关的主要业务活动进行记录，档案内容往往是以专业技术人员在业务活动中自然形成的文件材料为依据的，具有较强的专业性。

（三）动态性。专业技术人员档案是对个体在职称晋升、科研活动、进修学习等业务活动过程的记录，具有动态性的特点，体现的是个人工作能力和业务水平变化提升的一个动态过程。

二、专业技术人员档案管理现状及存在的问题

（一）专业技术人员对技术档案缺乏正确的认识。专业技术人员档案是动态变化的，技术人员在职称晋升、业绩考核、科研著作发表、进修学习等过程中会不断产生新的资料，用来记录自身工作能力和业务水平提升的过程，这些资料会成为专业技术人员档案记录生成的重要参考依据。但是长期以来我单位的专业技术人员并没有意识到档案的重要性，当档案部门人员开展档案管理工作时，专业技术人员不能积极配合，不能根据需要提供必要的材料信息等，个人档案意识淡薄，导致部分重要的档案资料不能及时归档，造成档案资料缺失，甚至影响专业技术人员今后对自身档案资料的查询和使用，同时也不利于单位整体档案管理工作效率的提升。

（二）专业技术人员档案利用率不高。我单位对专业技术人员档案进行管理时，一般是按照入职顺序以及个人的自然发展过程进行档案资料的收录归档的，每人一档单独保管。在传统的专业技术人员档案管理工作当中，一直都是以纸质档案的形式存在，通过手工翻阅查询的方式来使用档案，容易造成档案资料的破损，影响长期保管和使用。而且仅能够纵向查询一个人的档案，横向查询机制不完善，导致档案利用效率降低。

（三）缺乏完善的专业技术人员档案管理制度。从目前的情况来看，我单位的专业技术人员档案管理制度还有待完善，主要表现在缺乏对档案管理过程的监督检查，没有根据需要及时做好档案的修复工作。另外，专业技术人员档案本就具有较高的复杂性和专业性，单位没有针对专业技术人员档案的收集整理、归档、查阅等方面做出详细的规定，很容易造成技术人员档案管理混乱。

三、完善单位专业技术人员档案管理工作的对策

（一）提高对专业技术人员档案管理的重视。根据目前我单位专业技术人员的档案管理意识薄弱的现状，首先档案部门工作人员要加强对档案管理工作的宣传，强调专业技术人员档案管理的重要性，让专业技术人员充分认识技术档案的重要性，增强归档意识。各部门领导也要树立必要的档案管理意识，督促专业技术人员根据自身工作能力和业务水平的变化及时向档案部门提供相关的证明材料，及时更新自己的档案。此外，学校还要加大对档案工作部门在人力、物力、资金等方面的投入力度，从根本上提高单位全体人员对档案管理工作的重视。

（二）完善专业技术人员档案管理制度。规范完善的档案管理制度是保证专业技术人员档案管理工作能够有序高效完成的重要保障。我单位应该根据现有档案管理有关的法规、规定以及技术要求，再结合单位的实际情况制定专门针对专业技术人员档案管理的制度细则，同时单位还要为档案管理工作的开展营造良好的条件和环境，使专业技术人员档案管理工作的开展有章可循，有法可依，能够有序高效的开展。

（三）优化服务模式。为了切实提高专业技术人员档案利用效率，更好的为相关人员提供信息咨询服务，单位还应对服务模式加以改进和优化。2015年我单位在这方面做了很大的努力，主要表现为，档案个人员根据我院每年教师申报职称的服务和利用效果，借鉴文书档案升自治区一级的标准和要求，对我院2012年-2014年689名教师年度业绩考核表2256份进行电子扫描，本人协调值周生帮忙编页码、排序、打孔，既提高了工作效率，又能为教师的职称评审提供便利档案信息服务。

四、小结

综上所述，专业技术人员档案管理工作本身就比较复杂，具有个体性、专业性、动态性的特点。针对目前我单位在专业技术人员档案管理工作中存在的一些问题，需要相关部门和工作人员不断优化档案管理工作模式，提高对专业技术人员档案管理的重视，同时还要完善专业技术人员档案管理制度，加大力度进行档案管理信息化建设，进而提高专业技术人员档案管理工作的整体效率。

参考文献：

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[2]张蔓，李文，屈媛媛.专业人员技术的档案管理及电子化支持[J]. 医疗装备，2016，03：97-99.