乐山市：推进城建档案信息化建设

文｜乐山市城建档案馆

城市变迁加速城建档案数量成倍增长、形式丰富多元，对城建档案馆管理的手段和方式提出了新的挑战。乐山积极探索新的档案管理理念和手段，自2007年，启动城市建设档案信息化建设工作以来，依据住房和城乡建设部颁布的各项城建档案行业标准和业务规范为开发依据，历经近10年发展、完善、应用，建立起了较为完善的城建档案管理信息系统，全面的实现了城市建设档案信息的可视化管理、信息化利用和业务指导，涵盖了一般城建档案和声像档案的数字化管理。

新形式下的问题和探索

“十二五”期间，乐山加快“双百”大城市建设，《乐山市城市总体规划（2011—2030）》获省政府批准实施，旧城改造和新区建设加快推进，大城市骨架初步形成。“12625”城镇体系渐趋成熟。城乡规划设计逐步实现全覆盖，峨眉城区、夹江城区和中心城区同城化步伐加快，中小城市规划和建设有序推进，一批重点镇辐射能力逐步增强。城镇基础设施更趋完善，城镇综合承载能力不断增强。

城镇化进程不断加快。坚持“人的城镇化”理念，加快完善城乡市政基础、公共服务设施和社会保障体系，促进农业转移人口城镇化。五年来，乐山全市城镇化率每年递增1.58个百分点。

城市规模不断拓展。以新区建设和旧城提升为重点，加快基础建设和产业发展，促进城市规模扩张和功能完善，增强城市规模效应和吸纳能力。五年来，乐山全市城市建成区面积增加36.2平方公里，是“十一五”增加值的1.9倍。

城乡住房保障不断巩固。按照“以人为本、惠民利民”的政策导向，创新建设模式，拓宽资金渠道，持续加强城乡保障性住房建设。五年来，乐山全市建成城镇保障性安居工程住房4.1万套，新改建农村住房5.7万户。

随着城市建设的飞速发展和国家住房制度改革的不断深入，城市基础设施建设蓬勃发展，房地产业呈现出强劲增长势头，城建档案的管理业务和档案数量也随之大量增加，传统的以手工处理为主的档案管理方式日益暴露出工作效率低下、信息共享困难、差错率较高、缺乏透明度等问题，城建档案的利用和服务工作难以开展，已不能适应新形式下的管理要求。

随着全国档案信息化的兴起和发展，乐山城建档案馆也在积极思考如何抓住档案信息化机遇，将信息化技术引进到日常档案管理中。2005年以来，乐山市城建档案馆开始开展了部分信息化基础工作，将各种纸质、照片、声像、胶片等传统介质的城建档案信息通过计算机技术转换为数字信息。2007年，乐山市城建档案馆通过对过去工作的总结和思考，在结合自身实际情况和国家相关规定的前提下，开始系统化开展城建档案管理信息系统的建设，结合自身馆藏场地条件和资金条件，积极探索和逐步开展城建档案信息化建设工作，以扩大档案信息资源开发利用为目的，以档案信息资源建设为核心，以档案馆网络建设为平台，通过运用现代计算机、网络信息技术实现城建档案信息资源的规范管理，通过10年持续不间断的建设，已经涵盖了城建档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、利用、鉴定、统计的过程，目前正在向城建档案有效共享、开发与利用的方向发展，推进城建档案资源数字化、信息服务网络化的进程。

乐山广场旧貌

改造后的乐山广场

坚守规范管理，创新技术应用

乐山城建档案馆坚持“以规范管理和业务需求为导向”的原则，充分梳理了自身档案管理组织机构、部门分工、工作流程和管理模式，依据住房和城乡建设部颁布的各项城建档案行业标准和业务规范为设计开发依据，建立了一套适应城建档案信息化工作模式的乐山市城建档案管理信息系统。

通过信息化手段，将城建档案管理业务流程固化在系统中，进一步规范了乐山城建档案管理工作流程，大大降低了由于人员变动带来的不稳定性。在系统中，档案馆可严格规范的进行档案管理工作，包括：

签订责任书：为了保证档案的收集，在办理建设项目《工程规划许可证》时，要求建设单位必须与城建档案馆签订档案移交责任书。责任书的签订说明城建档案已经正式介入到了整个工程施工环节中，为后续的工作打下了良好的基础。

任务分配：馆领导根据工程项目的规模大小、类型以及工作人员的业务能力把项目分配给具体工作人员，在档案移交入馆前负责档案的业务指导、催交、预验收、办理移交手续等工作。

业务指导：为了确保建设单位能按照城建档案管理的要求在建设过程中准确的收集、合格的整理档案，业务指导人员要定期到建设单位去实地检查和指导，并把检查和指导的情况记录在系统中。

档案预验收：为了保证工程档案能够在竣工后及时、完整的移交档案档案馆，竣工验收前一个星期要求档案资料员把工程档案交由业务指导人员对档案进行预验收，有效控制了竣工验收后档案移交的质量，提高了工作的效率。

档案接收：由于档案业务已经全程参与到了整个工作建设过程中，在竣工验收合格后，工程资料员会按照要求整理档案并移交城建档案馆，档案接收工作人员会及时清点、审查，档案符合要求后出具档案移交清单和档案原件证明。如果到期未移交的工程，将发出催交通知书。系统提供根据国家标准制定的可选性移交清单，移交完毕后，系统会生成由馆领导签发《档案审核意见书》，对该工程档案情况进行认定。

乐山王河棚户区旧貌

整理、著录：档案移交入馆后，按照《城市建设工程著录规范》、《建设工程文件归档整理规范》等规范要求进行整理、著录，包括档案类属、档案立卷、档案电子文档、档案著录。

档案入库：档案整理著录完毕经科室领导审核后提交库房管理人员，由库房管理人员根据档案号存入对应的库房，并在系统中登记存放的位置和入库目录。

通过创新管理手段，积极推进城建档案管理信息系统应用，极大提高了城建档案管理水平，取得了以下显著成果：

规范了业务指导及档案接收流程，实现了城建档案管理过程中各个关键环节的集中、协调、无缝管理与动态监控，实现了建设工程的项目（工程）报建登记、档案管理业务指导、工程档案专项验收、竣工档案送审、案卷整理、档案审核、档案移交、移交档案合格证、档案入库审核、档案著录与编目排架、电子文件存放位置自动著录、档案统计、总目录与分类目录查询、编制、打印工具、档案查询检索、档案利用、档案销毁等档案管理全过程的计算机集成化管理。

实现了城建档案自动编目和档案实体源文件存储、显示与管理信息互检索，档案自动编目改变了过去手工制作检索目录和手工查找档案的落后工作方式，系统建成前工作人员查找一个档案可能会用到十五分钟甚至更长的时间，使用系统则只需要五分钟或者更短的时间就可以完成查找工作。工作人员可以通过定制任务编制目录，实现批量查找档案、文件；工作人员可以通过项目来查找相对应的文件电子版，如果电子文档是通过文字识别建立的，还可以通过对内容中的关键字、关键词来进行档案自动检索，或进行文件编辑。从而实现了城建档案的空间信息、属性信息、城建档案管理信息与城建档案原文件实体信息互查询，实现了城建档案信息的综合利用。

保证了城建档案的安全性和完整性，系统采用登录用户权限管理，把不同的功能分配给不同权限的操作者，有效的保证了档案的安全性；通过高度的智能识别，实现了城建档案项目级、工程级、案卷级、卷内目录、文件级及卷内电子文件浏览的集成化著录与管理，同时把这些信息和档案密集架有机的集合在一起从而提高了档案的完整性。

实现了馆藏统计工作自动化，可按照工作阶段、办理人员姓名、工程类属进行统计。实现了档案工作自动化监管，支持馆领导和各科室负责人可以通过系统对工作进度随时进行察看和监督，对领导及时掌握工作信息和制定工作进化提供了有力的基础。

立足城市记录，发展社会服务

近年来，乐山市城建档案馆将城建声像档案工作作为城市建设档案管理的重要内容，并以此作为服务城市建设发展的新突破口，为城市发展留下珍贵声像记忆。乐山市城建档案馆不断调整工作思路，拓宽城建档案信息资源领域，紧跟城市建设发展步伐，加强与各部门联系，及时、准确掌握信息，围绕市政公用建设和重点工程积极开展声像档案工作。争取专项资金，加大声像设备及经费投入，引进专业人员从事声像档案工作，并制定和完善城建声像档案管理文件，明确声像档案内容和管理要求，规范声像档案管理。

与此业务工作需求配套，档案馆对城建档案管理信息系统进行了扩展建设，设计开发了声像档案管理子系统，对声像档案进行管理，涵盖了各种反应城市规划、建设、现状风貌的照片、录音、录像等多媒体资料的管理，支持声像档案分类目录维护、档案入库、导入文件、说明信息编辑、项目级和文件级的查阅。

声像档案管理子系统的应用，极好的配合了目前乐山正在开展的老街老巷旧貌抢拍工作，支持抢救并保存城市建设发展历程中的各种文化，以城市建设发展为脉络，通过拍摄、收集、整理、保存城市在规划、建设的历史过程中形成的图片、录像等资料，真实记录城市建设历史面貌，反映城市发展变迁，对城市发展将产生重要的历史意义和现实价值。

信息化应用是只有起点没有终点的持续性工作，本着现代化优质服务理念的指导下，档案馆还将继续扩大信息化的应用范围，利用多种形式、多种渠道、加强档案信息化服务工作。档案馆正在着手扩展城建档案社会化提交子系统，旨在为广大建设单位提供更加便利的城建档案提交渠道，同时，还将逐渐建立城建档案社会化查询服务门户，变被动服务为主动服务，采取多种形式、多渠道向各个单位、各个部门以及个人提供城建档案信息服务，从而满足各个部门、各个单位对信息资源的需求，保证社会经济活动能够顺利、有序的开展。

乐山王河保障性住房小区新貌