浅谈企业物资集中采购工作理论依据与实践的设想

张 坤

天津市大港油田检测评价中心质量安全环保科

浅谈企业物资集中采购工作理论依据与实践的设想

张 坤

天津市大港油田检测评价中心质量安全环保科

企业物资管理是指对企业生产经营活动所需要的各种物资的采购、运输、验收、供应、保管、发放、合理使用、节约使用和综合利用等一系列计划、组织、控制等管理工作的总称。是解决物资供需之间存在的时间、空间、数量、品种、规格、以及价格和质量等方面的矛盾，衔接好生产中的各个环节，确保生产顺利进行的重要环节。大港油田检测监督评价中心是油田各种设备、化工原料、石油管材等物资的检测、分析的二级单位，为保证油田建设秩序的正常运行提供了有效的保障；工程监督、石油监理业务在油田勘探井、开发井、试油作业过程中精益求精，资源到位率、监督率和合格率均达到100%。在各项生产任务完成的前提下，伴随着大量的物资流动，从屋子的申购、审批、订货到供货等各个环节都有大量的管理工作。其中，物资集中采购管理是企业管理的一项十分重要的内容。

物资管理；物资采购；供应商

物资集中采购是和企业生产成本关系巨大的一个环节。在这一环节中，既要做到对成本的节约又要做到对采购物资的质量保证，对石油行业的物资采购来说，意义非凡。因此探讨石油企业的物资集中采购理论和实践具有非常现实的意义。

一、物资集中采购的理论依据

1、物资集中采购的定义

集中采购是相对于分散采购而言的，它是指企业在核心管理层建立专门的采购机构，统一地负责和组织企业所需要的物资的采购任务。集中采购能保证采购物资的质量并尽可能的将各种资源优势体现在物资采购与管理的实际应用中，简化了采购过程中不必要的环节，是企业物流部门经常采用的一中物资采购策略。

2、集中采购的优势

（1）集中采购是防止腐败的重要措施。

（2）形成与供货商的合作伙伴关系，得到更优厚的支持。

（3）降低进货成本，使企业在经营中占据主动权。

二、石油物资集中采购存在的问题的诊断

纵观石油行业物资采购的方方面面，我们不难看出在这项工作中所取得的突出业绩，为石油行业的物资保障做出了重要贡献。但我们也发现，在物资采购过程中，很多环节需要不断完善，不断借鉴和改进。如：采购管理体制的完善和改进；采购业务模式的更新和探讨；物资管理队伍的综合素质、供应商的管理因素等等。这就要求我们在实际工作中，及时发现问题，及时对出现的问题进行“会诊”，以得出“症因”，并及时进行“治疗”。就其存在问题的诊断，管理者应该从物资集中采购应考虑的因素入手，见下表：

物资集中采购中应考虑的因素

上述表格中的答案为“否”的越多，则显示集中采购的潜力越大。要想解决物资采购中存在的问题，我们首先应该“对症下药”，那就是寻找降低物品采购费用的方法，提高采购工作效率。要做到这些，就需要从以下几方面入手：

1、了解物资集中采购现行的组织机构、操作流程、物品价格、服务等情况。

2、探索集中采购的可能做法。

3、评估集中采购后的降本效益。

4、就1-2个物资采购与供应商做初步洽谈，以估计集中采购的可行性。

5、讨论集中采购的障碍及解决方案。

最后就可集中采购的物品、种类和做法达成一致看法。

三、对物资集中采购工作的设想及建议

（1）物资集中采购并非只要价格低廉，管理者首先应该从抓物资集中采购的模式入手。

据国外大型石油企业集团物资采购的信息来源：很多国外的石油企业物资采购实行“哑铃型”业务操作模式，即：将物资采购人员的主要精力和时间专注于前端的供应市场分析和需求规律研究，专注于后端的供应过程控制。采购业务操作主要靠与供应商紧密链接的自动化业务系统和电子商务系统来实现。而不是国内大型石油企业集团采取的“橄榄型”业务操作模式。这样的模式感觉是物资采购人员的主要精力和时间都用在忙于手工的采购业务操作，而忽视了前端的供应市场分析、需求规律研究和后端的供应过程控制。通过业务模式的对比，我们不难看出，分析、研究、管理、控制是目前物资集中采购的必然趋势，因为模式的不同，带来的采购效率就不同。这样也就对物资集中采购提供了可靠的依据。

（2）要想物资集中管理上水平、创效益，物资管理队伍人员的素质、能力等方面的提升势在必得。

笔者认为，在这一环节，管理者应该从物资采购人员的文化素质、职业素质、岗位结构和岗位培训投入等方面考虑。因为物资采购不同于其它行业的人员，没有一定的文化素质，就会造成信息沟通的障碍，如何培养高素质的物资采购管理人才，已经成为制约企业物资采购的瓶颈。忽视这方面的人才培养所造成的实际后果是花巨资建设好的物资采购系统不能得到很好的维护，不能得到充分的应用。对于物资采购人员的职业素质更是目前这个行业的重要环节之一。各行各业都有着各不相同的职业道德素质，物资采购行业更需要一直业务精湛、能力高强、有职业素养的过硬的队伍。在岗位结构的设置上，管理者应侧重管理控制，采购操作次之，供应服务最轻的模式来对物资采购的岗位进行调控。

（3）改善供应商管理带来的提高效益的机会。

来自国外大型石油企业集团的信息：国外大型石油企业集团注重供应商业绩考核与评价，并且将供应商订货量与供应商考核评价业绩紧密联系，平均有57.5%的合同和59.6%的采购金额与上年度业绩评价好的供应商交易。而且他们正在浓缩同类物资供应商的数量，大幅度提高在供应商中采购集中度，根据供应商业绩来建立稳定的合作关系。笔者认为，改善供应商管理是做好物资集中采购的重要因素。就一些企业在这方面的教训足以说明，如果不加强供应商的管理，就会造成采购物资的质量不稳定，不选择对供应商的评价体系，只采用“比价”方式选择供应商，而供应商为了实现销售，就压低价格中标，“低价”必然会导致“低质”，就造成了恶性循环，就必然造成产品质量的不稳定，也就造成了采购与生产相脱节的弊病，给企业生产造成了不良的影响。

四、结论

物资集中采购是关系到确保油田生产安全和物资企业自身发展的重大问题，通过学习和借鉴国外大型石油企业的经验，我们应该看到：油田物资集中采购管理势在必得；物资采购团队的建设重点是人员素质的提高，而高素质的员工队伍对物资企业发展起决定性作用；物资集中管理的体制改革满足市场的需求变化，改革应是持续的工程，改革的宗旨应起到对员工的激励；物资企业管理不仅是对物资采购的管理，它是一个系统管理工程，其中供应商管理是物资采购管理的重要环节。

总之，物资集中采购管理与企业效益和企业管理息息相关。随着时代的发展，今后在物资集中采购管理中将会有跟多的问题需要研究和探讨。