提升基层行政事业单位档案信息化管理的几点思考

摘 要：档案是依据、是资源、是财富。而基层档案是档案工作中的一个重要组成部份，可以真实再现基层工作的历史面貌，档案管理在基层行政事业单位发展中发挥的作用是不容忽视的。互联网的普及使我国社会逐步进入信息化时代，这给基层行政事业单位档案管理工作带来了巨大的挑战。所以，在信息化时代，如何提升档案管理工作的信息化、科学化成为基层行政事业单位所面临的一项重大课题。鉴于此，本文对基层行政事业单位档案管理的现状进行介绍，并在此基础上探讨如何实现档案管理信息化、科学化，以此来切实提升基层行政事业单位档案管理工作水平。

关键词：基层行政事业单位 档案管理 信息化 建议

在全球步入信息化时代的大背景下，信息资源成为各个领域的重要战略资源。档案的信息化管理已成为发展趋势，做好档案信息化管理工作，不仅可以提高单位整体的管理水平，而且对推动行政事业单位的长足发展也具有重要意义。而基层行政事业单位在开展档案管理工作时，往往忽视了档案的重要性，对档案在经济社会发展中的作用认识不足，档案科学化管理工作机制不完善。因此，实现基层行政事业单位档案管理科学化，首先要实现档案信息化管理，让档案在新形势下为促进经济社会及各项事业的发展提供更有效服务。

一、当前基层行政事业单位档案信息化管理现状

1.缺乏懂行的决策者。以昭苏县行政事业单位档案管理工作的整体水平来看，较之伊犁州直其他县市，仍然有很大差距。究其原因，主要是因为部分行政事业单位对档案管理信息化建设工作缺乏足够的重视，工作开展中缺乏健全的制度作为支撑。决策者如档案管理部门的领导，尤其是分管档案的信息化建设领导，在档案信息化管理方面起到了举足轻重的作用。因此，领导的信息化程度会直接影响档案信息化的成败。然而，就目前的昭苏县有关档案部门中，档案部门领导所能识别的信息化技术不高；另一方面由于受到思想的禁锢又懒于接受新知识，更谈不上进行专项研究了，这就导致了决策上的不科学。

2.缺少信息化专业人才。随着科学技术的飞速发展，越来越多的先进设备和技术被引入到行政事业单位档案管理工作中，但由于档案管理部门中复合型人才短缺，且存在管理部门、机构的不合理，对这些设备和技术缺乏充分利用。而档案的信息化管理是一个庞大的系统工程，需要大批的专业化信息人才来满足工作的需求，但现在的体制还远远未达到，和其他部门相比，档案部门的社會地位以及现有资源都处于一种劣势。比如，很多在单位兼职的管理人员面对繁锁的工作，使得他们没有时间去研究关于档案管理的方法和技巧。基于这方面的原因，档案部门难以引进复合型人才，而内部原有的档案信息人才的流失无疑加剧了档案部门信息化人才的匮乏，特别是在昭苏这样的高原县，这种现象尤为突显。

3.管理人员素质参差不齐。基层行政事业单位档案工作人员多是兼职，把档案工作当做业余性工作来做，尤其是一些乡镇事业单位的档案管理人员，无论是专业水平还是文化程度都相对较低，甚至还有些管理人员是从其他部门转借来的，这类人员往往身兼数职，没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作变动频繁和业务素质欠缺，从而导致档案管理水平低下，档案利用率不高，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。除此之外，基层行政事业单位对档案管理人员素质的要求在不断提高，但对职工的培训工作却并没有得到有效开展，使职工的业务水平和技术能力落后，在开展管理工作的时候显得力不从心，无法提高档案管理工作的整体质量。

二、档案管理信息化建设工作的措施

1.强化档案管理信息化发展理念。如今，信息技术逐渐深入人们的生活和工作。信息化为实现档案管理的高效化、现代化和科学化提供了必要的技术支持，对提高档案管理的水平和质量具有重要作用。基层行政事业单位要摒弃传统思维，深刻认识到档案信息化建设的重要意义，从领导层面提高推进档案信息化建设的积极性和主动性。具体操作的工作人员是推进档案信息化建设的主体，要充分了解档案信息化工作的流程、标准和要求，树立科学的信息化建设理念，强化责任感和使命感，充分发挥主观能动性，主动提升专业素质，积极推动档案信息化建设进程。

2.完善档案信息化管理机制。配置齐全基层行政事业单位档案信息化管理的基本硬件设施，快速制定实施全新样式的档案信息管理制度，尽快搭建起良性的档案管理运行机制，是提升档案信息化建设与管理水平的关键。在实际的工作中，要从可持续发展的角度看档案资料规整工作，应对档案资料信息化后遇到的新问题，不断地提高档案管理的科技水平。健全信息化管理工作制度，完善档案员工作职责，突出信息化建设要求，严格按照国家和行业规定的标准，强化审查，保证信息的准确性和真实性。建立信息化安全预警制度，做好档案保密工作，通过设置密码、建立防火墙等措施，保证档案信息的安全性和可靠性。强化服务利用，树立服务意识，充分发挥档案存凭、留史、资政、育人的作用，为经济社会发展和干部职工查阅资料提供便利。

3.系统化调整档案管理队伍整体素质。在当今信息化技术控制大背景下，档案管理手段显得更加先进、丰富，内部分工显得愈加专业，尤其是对于基层行政事业单位管理人员专业技能和职业道德素质等，都提出了更加严格的规范要求。因此，作为档案管理机构领导人员，必须全面掌握现代化科技手段和先进操作管理技术，同时还要具有统筹安排、耐心细致、吃苦耐劳、勇于创新的基本品质和良好作风，确保及时在日常档案管理实践中产生预设的制度约束和政策导向能效。跟随信息化的步伐，传统的档案治理方法已经无法跟上当今工作信息化的发展需要，档案管理相关单位必须要培育一批高素质、专业化的档案管理职员，以应对档案管理的信息化建设。因此，要合理配置档案专业人才，积极搭建平台，加强工作人员专业培养力度，采取送出去学习、请进来授课等形式，保证档案工作人员熟练掌握基本的信息化专业知识和技能。同时，采取考核制度和奖罚制度，以此来激发职工在信息化技术的环境下提高自我的自主学习性、创造性，从整体上提高档案管理工作人员的综合素质，进而提高档案管理信息化建设的工作效率。

三、结语

档案信息化管理可以说在经济社会各项事业建设中是不可忽视的要素，特别是在多元化社会技术广泛运用背景下，档案的信息化管理在涉及到的各项工作中发挥着举足轻重的作用，除了最大限度地提高查找效率，档案信息化管理还方便各类管理分析和决策工作，能充分地发挥信息化技术在档案管理中的应用价值，提高相关有效资源的利用。因此，需要高度重视档案信息化管理和专业人才的培养，从而实现档案信息化管理的持续发展。

参考文献：

[1]张晓婷；钟鹏.提升档案管理信息化的思考[J].现代交际，2016（01）.

[2]王楠.浅议信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J].现代交际，2016（02）.

作者简介：韩婕（1983—），女，陕西汉中人，新疆维吾尔自治区伊犁哈萨克自治州昭苏县档案局（馆）干部，职称为助理馆员，大学本科学历，研究方向为档案管理工作，工作单位：新疆维吾尔自治区伊犁哈萨克自治州昭苏县档案局。