“华龙一号”核电示范项目工程文档管理

施千里

摘 要：华龙一号核电示范项目是国家重点建设项目，文档管理是工程项目管理的重要组成部分，文章主要论述了项目文档管理的职责、要求及主要管理措施，为其他重大建设项目文档管理提供借鉴。

关键词：华龙一号 核电 文档

华龙一号是我国具有自主知识产权的三代核电技术，同时也是国家“走出去”战略的重要依托项目，被喻为“国之重器”。2015年5月7日，华龙一号首推示范项目--福清核电5号机组正式开工。项目文档管理是工程项目管理的重要组成部分，做好华龙一号文档管理，为项目的早日建成保驾护航。

一、项目文档管理职责

华龙一号采用总承包管理的模式进行建设，在合同中支付宝了项目参建各方的文档管理职责。项目业主的职责：对总承包范围内的各项核电文档工作进行监督、检查与指导；负责向总包商提供有效的文档管理规定、执行标准；负责监督、检查总包商及业主各项目管理部门对项目文档管理规定、标准的执行情况，指导项目归档文件的整理业务；负责参与工程项目和重大设备的竣工文件验收，负责项目竣工档案的接收工作；参与项目合同款支付的会签。总包的职责：对基建期文档管理负有全面责任。负责对项目专业分包商的核电文档管理工作进行监督、检查与指导；在与分包商签订合同的过程中，明确各单位在制定、贯彻文件档案管理制度，以及收集、整理和移交文档方面的责任范围，并形成有法律效率的合同文件或条文；通过全面的合同管理和目标管理方法，将项目选址、设计、建造、安装、调试等阶段的文档管理要求纳入合同、协议的专门条款，并明确各有关方面提交相应文件以及所提交文件的整理、归档责任；负责项目归档文件的检查、接收、汇总整理、保管和提供利用，以及竣工验收与移交。分包商的职责：按照合同规定和统一的编码规则、文件格式、传递（或交付）方式来传递（或交付）各类文件（含图纸）；按照合同规定和国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范要求，负责项目竣工文件的编制和项目文件的收集、整理工作，向按要求提交竣工文件。监理单位职责：负责监督和检查项目建设中文件的收集和积累，文件的质量要求以及竣工验收中对档案的质量认证。在需要时或监理项目结束后，对监理文件进行整理和组卷，经验收合格后，向业主档案管理部门移交；负责监理总包商和各专业分包商所提交竣工文件的审核和签署。

二、项目文档管理要求

1. 项目业主应在总承包合同中明确总承包商关于工程文件的编制、提交、整理和移交等的范围和责任。工程项目归档文件应经项目业主和工程管理部門审核后方可向信息文档中心移交归档。

2. 工程文件的收集、整理、归档和工程档案的移交，应与工程项目的立项准备、建设、竣工验收同步进行，确保工程档案的完整、准确、系统。

3. 在签订项目设计、设备、施工及监理合同、协议时，明确工程文档要求及责任。至少包括：明确各承包商向业主应提交的项目文件（或归档文件）清单、数量、格式要求、计划提交时间、介质、费用等要求以及违约责任。

4. 明确各接口间的通信渠道、文件编码规则、文件提交规范、传递方式及相关责任。

5. 明确将项目业主和信息文档中心的文档管理要求作为项目合同必不可少的附件之一并得到有效执行。

6. 规定工程档案的质量保证金额度，以保证项目归档文件质量和及时归档。

7. 工程文件实行统一的编码规则，并按照统一的规则进行收发、传递、流转。

8. 程文件的整理与归档，按合同约定的职责进行。凡是未按合同规定的时间和质量要求移交归档文件的，应当扣除相应的档案质量保证金。项目档案具体整理要求和规范，按DA/T28-2002 规定执行。

9. 利用工程文档管理系统和核电档案管理标准，对归档的工程文件进行有效的著录、分类、标识和统计，提供有效的档案检索和服务。

10. 对形成的纸质文档实施电子化和数字化处理，有效推进电子文档的查阅和利用，以利于文档原件的保护和档案的借阅利用工作。

11. 项目业主应对形成归档的项目工程竣工文件的规范性、准确性、完整性负责。

12. 项目业主应在总承包合同中明确总承包商关于竣工文件的编制、提交、整理和移交等的范围和责任。

13. 竣工文件的形成、积累和管理应有相应的检查、控制及考核措施。

14. 竣工文件的验收和移交归档应满足国家和行业相关部门档案专项验收的需要。

三、项目文档管理措施

1.模式保障。建立了项目档案分阶段验收模式，即在核电项目前期阶段、土建阶段、安装阶段、调试阶段、试运行阶段分别开展档案评估与验收，在最后商业运行阶段开展整体验收。这种模式将有效避免因施工单位人员流动大、文件资料保管环境差、签字手续流程管理差和项目档案集中整理的压力等原因，对档案的收集、整理、保存和整改带来的风险。

2.组织保障。业主公司与总包商建了定期的会议沟通和监督检查机制，保证业主的文档管理要求及时、全面地在整个项目执行。在公司层面，业主公司和总包商总部每月有定期的总经理协调会和工程月例会，在文档管理部门层面，为业主公司和总包商每月有文档协调会和监督检查会。

3.制度保障。华龙一号项目文档管理严格执行文档相关的国家法律、国家标准、行业标准和集团制度，在文档的形成、传输、整理归档、处置利用方面，都制定了详细的制度程序。业主部分程序如：程序编制指南、文件编码管理、工程文档管理、生产文件管理、生产技术文件编写指南、信函管理、公文管理、项目文档监督管理、工程文件收发管理、生产文件收发管理、档案分类和编码、档案归档范围及要求、文书文件整理归档要求、特种介质档案管理、数码照片档案管理、会计档案管理、电子文件归档管理、工程竣工文件整理归档要求、档案管理、档案库房管理、档案利用与服务管理、档案编研管理、文印管理。总包商根据业主的程序规定，制定其自己的程序并向要求其分包商严格执行，从而整个华龙一号项目文档管理执行统一的制度，形成统一的标准。

4.过程控制。一是将文档工作纳入工程项目承包商考核体系，实施合同化管理。具体是在合同文件上，文档工作纳入项目招投标文件和项目主合同文件；在支付环节上，文档工作纳入项目合同支付会签程序；在考核上，文档工作纳入项目管理考核范围，并每季度进行一次考核。二是将文档归档范围纳入计划管理，实施进度控制，主动跟踪，动态更新。三是将文档工作纳入日常过程控制，保证文档质量。通过唯一的文件编码和档案编码，文档形成了统一的编码；通过对案卷从形成到归档的格式要求，文档形成了统一的格式；通过统一文件编码、状态、签署信息，文档形成了统一的标识。通过从文件源头控制和统一收发，文件形成了统一的接收。四是将文件编码纳入信息系统控制，保证文件的连续性和唯一性。华龙一号项目工程文件在形成之日起统一使用19位编码，范围贯穿了工程建造期的全过程，包括总包方和分包商产生的工程设计文件、建造文件、制造文件及调试文件等，其包含的数据信息是核电厂通用的、标准的语言。五是将文档工作纳入到公司经验反馈体系，定期总结，推广良好实践。业主公司定期召集总包商、分包商、监理公司召开经验交流会，介绍文档工作良好实践和分析存在的问题，以快速提升项目各方的文档管理水平。

5.工具保障。一是建立了ECM系统，实现了企业门户、文档管理、流程管理的全覆盖。二是建立了工程文档管理平台，实现了项目文档整理归档和移交利用。业主公司文档系统与总包商工程管理系统通过系统接口，实现数据的实实传输。三是建立了声像档案采集系统和数字化档案馆，强化了数码照片、视频和录音的管理和利用，提升了档案的信息化管理，并为迈向知识管理奠定了基础。四是通过文档系统、公司主页、阅览室、邮件系统、电话、远程登录这一服务网络，实现了文档服务信息化。

四、结语

华龙一号项目受世界瞩目，国人关心。福清核电文档人将积极总结，开拓创新，配合国家华龙一号走向世界，努力输出华龙一号文档管理的理念、体系、程序、技术方法以及管理队伍，创造中国核电文档管理新品牌。

参考文献：

[1]李秀红.关于建设项目工程档案管理的思考[J]. 城建档.2010.05.