试论加强企业档案管理工作的有效途径

李晓颖

摘 要：企业档案资料是记录企业发展历史的重要资料，其能够为企业未来发展提供经验和借鉴，对其高质量的管理能够保证企业发展历史的真实性。而且，作为企业日常管理工作的重要部分，其管理质量是衡量企业管理水平和运营效率的重要标准，所以，我们必须重视企业档案管理工作。但是，当前大部分企业不重视档案管理工作，对其关注和投入少之又少。鉴于此，筆者将在下文对当前企业档案管理进行探究，分析其管理工作存在的不足和弊端并就这些不足提出可行性建议措施。

关键词：档案管理工作 存在问题 建议

一、企业档案管理的重要性

（1）企业档案是企业科技发展的催化剂；（2）企业档案是知识形态的生产力；（3）企业档案是企业经济效益和社会效益的表现形式；（4）企业档案是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。

二、目前企业档案管理存在的主要问题

企业档案管理对企业发展和运营的重要性毋庸置疑，但如何做好企业档案管理，仍需继续深究和探讨。想要改变当前企业档案管理现状，就必须了解当前企业档案管理的弊端和不足所在，所以笔者在下文列出了常见的企业档案管理问题，具体如下：

第一，不够重视企业档案管理工作，不愿意为档案管理工作投入较多的人力、物力以及财力，档案管理设备过于陈旧，性能不好。企业档案管理工作不能够给企业单位创造直接的经济收益，加之高层领导缺乏长远的具有战略性的目光，所以不为档案管理工作提供必要的设备、人员与金钱，直接阻碍了企业档案管理工作效率和质量的提高。当前企业管理方式较为传统，不能对当今的先进的科学技术与设备最大程度的利用。此外，当前的档案存储环境与条件是不尽人意的甚至可以说破陋不堪，存储条件的恶劣使得档案被损坏。这种棘手的状况应该引起我们的高度重视。

第二，档案管理人员专业素质不足。我国当前的大部分档案管理人员都没有接受过专业的档案管理工作方面的培训和教育，业务能力急剧低下，不能按照规定和标准开展档案管理工作，而是在工作的时候自作主张。此外，由于档案管理不能为单位带来直接的经济效益，所以高层领导不重视档案管理工作，这就导致存在这样一种现象，即把档案管理工作当做是兼职。管理人员的本职工作并不是档案管理工作，而是在业余之际兼职档案管理工作。所以，投入到档案管理工作中的时间和精力是极其有限的，进而导致在开展档案管理工作的时候力不从心，经常发生档案管理不到位、档案被毁坏、档案分类不正确等明显而严重的错误。此外，许多的档案管理人员不能与时俱进，使用的档案管理方法急剧落后，不能满足不断进步的时代的要求。

第三，管理制度落后。从上述的企业档案管理问题叙述可知，企业不重视档案管理工作，相应的管理意识较为淡薄，管理制度不够健全和完善，即便有的企业设置了健全的管理制度，在具体执行时也只是浮于表面，根本没有贯彻档案管理制度。管理制度是企业档案管理工作的硬性规定，也保障档案管理工作质量的关键性因素，没有完善健全的制度约束和督促，档案管理人员工作将缺乏监督，档案管理工作质量自然无法保证。此外，由于企业本身不够重视档案管理工作，所以档案管理人员多是缺乏责任心、工作积极性不高，即便有完善健全的档案管理制度，管理人员在具体执行管理工作时也会偷工减料、流于形式。管理制度的不健全和具体执行上的流于形式是档案管理工作无法实现其真正价值的关键原因，其工作价值越是无法显现，企业高层就越不重视档案管理工作，这是一个恶性循环。

第四，检索效率低下。根据上述可知，企业不重视档案管理工作，对其投入的资金和人力较少，档案管理所使用的设备和技术仍相对落后。档案检索式档案管理工作的重要环节，通过高效的档案检索，管理人员能够迅速的调出所需档案资料，方便企业的档案资料查询。但是，由于技术和设备的落后，当前部分企业的档案检索工作仍使用传统的手工检索，这种检索方式效率低、速度慢，而且增加了管理人员的工作量。为了提高传统手工检索的效率，企业做出了大量努力，设计了多种检索方法来提高检索效率，但由于这些方法都是建立在手工检索基础之上，所以这些方法多而不精。

三、有效提高企业档案管理工作的相关对策

为了解决问题。笔者就解决当前园林档案管理问题提出了以下几点具体建议措施：

1.重视档案管理工作，提高管理意识。从哲学的角度来讲，思想意识是具体实践行动的必要基础和重要前提，如果不能在思想意识上重视档案管理工作，那么我们就更不会将园林档案管理工作付诸实践。单位的层领导应该以身作则，起到良好的示范和带头作用，意识到上行下效的真理，领导要在心底里对企业档案管理工作予以高度重视；其次就是基层员工，员工的数量在单位中占据着绝对的权重和比例，因此，单位要定期召开培训会和交流会，对员工的档案管理工作方面的知识进行强化和丰富，以上是科学文化素质即专业知识方面的努力，与此同时，我们不能忽略对员工思想道德素质方面的教育，即要着力强化员工的社会责任感，使其在自己的工作岗位上尽职尽责、兢兢业业。

2.做好档案的收集和整理工作。档案管理工作的主要目的就是保证企业档案资料的全面、完整，对于档案管理工作来说，其是否全面、完整与真实是我们首先要高度重视的问题，同时这也是保证档案管理水平和质量的基础性因素。所以，企业档案管理人员要对档案资料和信息的收集与整理予以高度的重视。从企业基层的工作信息，到企业大型战略目标的进程资料，档案管理人员都要对相关信息进行全面收集，按照流程严格的进行档案管理。对不同类型档案资料和信息进行恰当的归纳与分类。

3.提高档案管理人员素质，实现数字化管理。档案管理人员无疑是与档案管理工作关系最为密切的要素，甚至可以说是最具决定性的因素，因此，丰富档案管理人员的专业技能是极其重要的一件事情。最关键的一点就在于培养工作人员的科学意识和时代精神，因为科学技术处在不断的更新中，社会也是不断进步发展的，所以一味的依赖于传统过时的档案管理方法和手段将难以起到预期的效果和作用。所以档案管理人员应该意识到自己肩负的重要职责，走在时代的最前沿，接触随着社会经济的不断发展，科学技术的不断进步，传统的管理观念和管理模式已经很难能够满足当今城市园林的建设和发展的要求。这一方面要求档案管理人员要不断的学习掌握现代的电子档案管理技术，对档案档案管理方面的重要技术手段和先进设备，使自己在档案管理工作中能够得心应手。此外。领导层必须为园林档案管理提供必要的支持，投入更多的资料采取信息化的采集、梳理和检索，并且要形成一种比较熟练和快捷的现代管理模式，来促进城市的园林建设财力和人力去做好园林档案管理工作。使得档案管理工作更好的服务于城市的发展与进步。

四、结语

从上文我们已经了解到档案管理对企业发展的重要性，但由于档案管理工作不能为企业带来直接的经济效益，所以企业普遍不重视档案管理工作。笔者想说的是，企业的发展不能只关注眼前利益，要将眼光放长远，档案管理工作价值的显现需要一个过程。所以，要给予档案管理工作应有的重视和关注，从制度、管理人员素质、设备和技术等方面来提升档案管理工作质量，为企业未来发展打好基础。

参考文献：

[1]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010（03）.