如何提升办公室档案管理的效率

吴军

摘 要：随着我国社会经济的发展进步，地勘单位也实现了进一步的创新发展。从本质上来说，提升办公室档案管理工作效率是加强地勘单位内部管理，推进事业发展的必然选择。我国的大部分地勘单位很长时间以来都没有对档案管理引起足够的重视，更没有将档案工作作为办公室管理工作中的一项主要内容。为了有效促进档案管理工作的改革，加强办公室管理建设，本文就针对如何提升办公室档案管理的效率提出几点简单对策，以供日后参考。

关键词：办公室 档案管理 效率

随着时代的发展，办公室管理工作也越来越先进，档案管理工作作为办公室管理的一项重要内容，也应该不断的与时俱进，充分的发挥出检索和查询的作用，以提高办公室工作人员的工作效率。就办公室档案管理工作实际来说，档案管理工作其实是一个收集资料数据，并对其进行整理保存的过程。实际上，档案管理的实质就是通过档案管理来反映事物的发展过程，对办公室工作具有切实的参考和借鉴作用。由于地勘单位自身的特殊性，导致办公室档案管理在其管理工作中起着非常重要的影响作用。

一、办公室档案管理工作的重要性

首先，要适应时代发展对办公室工作的要求，就要提高档案管理的工作效率。档案是企业和单位的一种重要的信息产业。实施办公室档案管理工作，主要目的是为了方便工作人员查询信息，进而提高办公室工作的效率。随着信息时代的不断发展，办公室档案管理也逐渐发挥出了更重要的作用。不断完善档案管理工作，提高办公室工作的效率，以适应时代发展对办公室工作的要求进而更好的为人们服务。档案管理工作在进行时需要充分结合社会实际，如果忽略了社会性，那么档案管理工作就会失去原有的价值。其次，完善档案管理工作可以促进档案事业的可持续发展。档案管理工作本身具有连续性、连贯性的特点，鉴于档案管理工作的几个特点，我们有必要重视档案管理工作。此外，我们还要充分结合档案管理工作的实际情况，然后采取针对性的应对措施，通过完善档案管理工作来促进档案管理的可持续发展。档案的形成是一个长期的过程，具有历史性和时间性的特点，全面系统的管理纸质档案，有助于促进档案管理工作的可持续发展。最后，档案管理工作跟国民经济和企业发展密切相关，完善档案管理工作有助于促进社会协调发展，提高国民经济。档案管理工作可以有效促进社会的发展。当前，社会中的任何行业都需要档案管理，而且不能被替代。档案管理工作对于推动社会发展具有非常重要的意义。

二、如何提升办公室档案管理的效率

1.改进档案管理的思想观念。第一，地勘单位的领导人员要将档案管理置于工作的重要位置，加强地勘单位的档案综合管理，在谋划阶段和实施阶段都要做好档案管理工作。第二，完善档案管理工作人员的业务考核制度、獎惩制度，增强对档案管理工作的重视，改进工作方式，以提高工作人员的工作效率，同时还要加强对档案管理工作的监督，激发管理工作人员的工作积极，开展档案管理教育和培训，帮助他们更新自身的管理理念和知识体系。管理人员自身的能力的提升了，档案管理工作的效率就会随之提高。

2.不断完善档案管理制度。档案管理制度属于管理层，和企业、单位的行政管理、财政管理和人力资源管理同属一层制度，这些制度共同组成了地勘单位的内部管理制度框架。档案管理制度在制定时要充分的结合工作实际，全面、系统的对企业内外部的业务流程进行梳理，整理内部组织框架，通过档案管理工作不断的推进业务开展，完善企业内部管理的需要。档案管理制度在制定时要考虑到完整性，还要同时规范管理硬件和软件；保管制度和借阅制度都要严格制定。档案管理制度制定时要注意对档案进行科学的分类，明确各类档案管理的保管期限和秘密级别；其次要科学的界定档案的归集规范，对各类档案材料的规格和时限要认真明确；然后，严格规定档案的使用范围和路径，明确各种档案的使用范围和使用价值。建立健全档案管理制度，以方便管理工作，协调工作进程，规范管理人员工作，以及严格监控档案工作，明确各项工作的目标。完善管理制度就是对监督工作的完善，完善管理制度有助于提高档案管理工作的效率。

3.培养档案管理专业人才。当前，企业、单位中的档案管理工作人员能力和素质不统一，互相之间缺乏良好的配合，团队缺乏协作力，严重影响了工作效率。因此，第一要加强对高素质人才的引进和对专业人员的训练，完善地勘单位档案管理工作的人力资源力量。第二，定期开展档案管理工作人员的教育培训，通过参加国家档案管理综合管理部门的调训，获取档案管理资格，提升自身的管理能力。第三，着重提高档案管理人员的综合素质，首先要明确本单位的专门业务，通过采用轮岗的方式让工作人员深入到业务部门进行跟班锻炼，通过参与实践工作提高档案管理工作能力以及对档案材料的辨识能力。第四，针对地勘单位档案管理的特点，引进专业的机构对这项工作进行评估和业务指导，组织管理人员考核实际工作。第五，集中管理档案，这样有助于避免工作人员分散精力，而且系统化的档案管理工作有助于促进档案管理的有效开展。

4.充分结合信息网络技术。随着现代化信息技术的不断发展和进步，档案管理工作也逐渐朝着系统化、电子化和网络化的方向发展，为地勘单位的档案内部管理提供了极大的便利[3]。第一，随着办公室自动化的不断推进，档案收集过程也逐渐自动化，可以自动获取、识别、保存，大大减少了档案管理人员的工作量，并且提高了档案管理的工作效率。第二，现行的管理规范还没有彻底废除纸质档案，当前还是电子档案和纸质档案并存的管理现状，但是随着信息技术安全性的不断增加，电子档案管理会成为将来档案管理的主流。第三，充分的利用信息网络技术发展档案利用，建立档案网络管理使用系统，核心是分层级授权查询，这样就可以发挥出电子档案的分享功能和集散功能。

三、结语

总之，档案管理工作是地勘单位管理工作的重要内容，档案管理的主要作用是记录各项业务的历史轨迹，以给管理和其他工作提供凭证，只有保证档案资料的完整性，才能给企业单位管理提供参考价值。地勘单位首先要对档案管理引起足够重视，不断提高档案管理的工作效率。针对地勘单位档案管理的特点，采取针对性的应对措施，以不断提高档案管理工作的效率，进而推进地勘事业的健康发展。

参考文献：

[1]张宝燕. 事业地勘单位加强办公室档案管理的创新思路构架[J]. 中小企业管理与科技（中旬刊），2015，01：26-27.

[2]张韶华. 提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析[J]. 科技资讯，2015，13：149.

[3]马莉.办公室档案规范化管理新探[J]. 科技与企业，2015，21：22+24.