浅谈职业卫生技术培训档案工作的管理及应用

吕杰

摘 要：科学管理职业卫生技术培训档案是提高职业卫生技术服务水平的重要内容，培训档案可作为重要的参考资料，准确掌握职业卫生技术人员的情况，为制定培训教育工作提供指导。职业卫生技术培训档案分为学员档案、管理档案和教学档案三类，对于不同档案需采取不同的档案管理方法。

关键词：职业卫生 技术培训档案 档案管理 档案应用

职业卫生技术培训档案管理工作是技术培训工作的重要内容，有效的档案管理工作可以为促进职业卫生技术培训工作提供指导，提高职业卫生技术培训工作的质量和效率。因此，本文就职业卫生技术培训档案管理工作及档案管理工作的应用进行分析。

一、职业卫生技术培训档案管理分类及管理措施分析

1.档案分类。职业卫生技术培训档案大致可分为三类，一类为学员档案。接受职业卫生技术培训的学员都需要建立个人档案，学员档案记录了学员的基本信息，包括学员身份信息、文化程度、受训情况。例如学员的姓名、性别、年龄、学历水平、培训起止时间、联系方式等。二是管理档案。管理档案属于记录性材料，内容主要为培训适宜，如培训计划、学员考勤、培训调查、考试安排及成绩、培训管理等。三是教学档案。教学档案是培训内容的文件，例如培训教学大纲、教材、教学计划等，文件形式不仅包括文字资料，也包括教师制作的电子教案以及其它影响资料。

2.培训档案管理存在的问题。

2.1档案形成周期短。职业卫生技术培训的周期较短，培训周期通常在1周以内，培训周期通常不超过2周。培训周期较短造成档案形成周期短，影响档案整理和建档工作质量，也对整理档案和建档工作提出了较高的要求。

2.2档案材料分散。从档案分类可以看出，档案包含了培训学员的众多信息。而且学员来自不同地区，档案管理工作涉及多个部门，造成档案管理工作极为分散。例如教学档案中的教学资料、教学大纲由多个不同分管培训工作的只能部分负责，而培训通知、学员信息和课程设计等档案信息则有各个业务部门负责。从整体看，职业卫生技术培训档案管理工作分散，并形成了多部门共同管理局面。同时档案管理工作还受人和资金的制约，许多只能部门未设置档案管理机构或专职人员，而职能部门缺少档案管理知识，容易出现资料收集不全、档案利用率不高、材料归档无序等问题。培训档案管理存在的问题容易导致档案遗漏、查阅困难，也造重复劳动，浪费人力、物力和财力，影响培训工作顺利开展。由于档案材料分散，且管理不集中，培训档案管理工作也缺少统一的管理标准，培训档案日常管理工作中没有标准可以参照。

2.3档案管理水平不高。档案管理水平不高体现在管理资金投入低、专业管理知识欠缺以及档案信息利用率不高三个方面。首先，档案管理仍采用传统管理方式，传统管理方式的工作量大、效率低，且容易出现重复管理，大大影响档案管理质量。虽然现代档案管理技术可降低档案管理工作难度，培训机构用于档案管理的资金投入较少，未使用现代化管理设备管理培训档案。在人员方面，负责培训档案管理的工作人员多为兼职人员，未接受专业的档案管理培训或教育，无法根据档案管理要求整理、归纳、立卷，日常培训档案管理工作杂乱无章，容易造成培训档案遗失。培训档案的利用率不高是指档案资源开发有效，包括二次利用差，培训档案信息资源共享程度低。档案管理水平不高问题的关键在于缺少统一的档案管理制度，

3.加强职业卫生技术培训档案管理的对策。

3.1明确档案管理工作职责。档案管理工作不仅是档案管理工作人员的责任，也是全体负责培训管理人员的责任，因而需要将档案管理工作与培训管理工作相结合，从培训管理工作阶段开始做好档案整理、收集和归档工作，再统一集中管理所有档案。档案管理工作人员也需要深入培训管理部门，主动跟踪了解培训工作情况，根据培训周期采用不同的档案管理方式。例如培训周期较短，档案管理工作人员可主动深入培训部门收集资料，保证培训结束后档案资料收集完毕。职能管理部门也需要对培训全过程进行评价，评价内容不仅包括培训教学情况，还应包括文件归档工作，保证培训文件材料的完整性和系统性。鉴于档案收集周期短，因而档案管理工作职责并非只针对档案管理工作人员，还需要将所有参与职业卫生培训人员都纳入档案管理范围内，其他部门工作日人员做好本部门的档案管理工作，配合档案管理部门收集档案工作，才能保证短期内全面收集培训人员的档案。

3.2集中统一管理档案。一是建立统一的档案管理工作制度。档案管理部门需要根据档案管理工作的特点，建立健全档案管理规章制度。建立档案管理制度的作用不仅在于规范管理人员的行为，还可为档案管理培训工作提供保障，促使管理人员参与培训，提高档案管理工作能力[4]。同时，档案管理部门还需要适当完善配套制度建设，例如工作考核和激励制度，通过奖励激发工作人员的积极性，调动管理人员参与培训的积极性。二是应用现代技术建立檔案资料库，提高档案管理效率。管理部门需要加大档案管理工作投入，引进现代技术设备，整合培训档案资料库，方便档案管理和使用，提高档案管理工作效率，减少档案管理问题，充分发挥培训档案为制定培训决策提供参考的作用。

3.3提高档案管理人员的水平。由于多数档案管理人员的本职工作为培训，档案管理仅为兼职，管理人员不仅需要负责档案管理工作，还需要兼顾其他工作，档案管理人员不仅缺少档案管理知识，也缺少档案管理工作时间，导致档案资料未经分类就放入档案盒内。针对该问题，档案管理部门需要加强档案管理工作宣传，提高档案管理人员对科学管理档案的认识。同时，针对档案管理人员开设专业培训，提高档案管理人员科学管理档案的能力，指导管理人员做好档案收集、整理、建档和保存工作。

二、职业卫生技术培训档案的应用

培训档案可以帮助决策人员掌握职业卫生技术培训人员的培训情况，深入分析培训工作效果，总结培训工作中存在的问题，例如培训模式结构是否达到预期要求、培训模式是否合理、培训教材和大纲编制是否科学、教学安排是否正确等[5]。通过对培训档案分析总结有益经验，为制定科学的培训计划提供参考。例如培训结束后，培训机构可以制定学员调查问卷，或者通过访谈方式收集学员对培训工作的看法，根据调查结果反映的问题进行针对性整改。培训效果评估对象分为以下两点：一是对学员的评估。包括学员的知识和技能水平提高情况的评估，主要根据培训后学员的理论和实践考试成绩进行分析，为分析培训内容和培训计划的合理性提供参考。二是对教师的评估。对教师的教学水平、业务能力进行评估，为继续聘任教师提供依据。

三、结语

档案管理的目的并非在于管理档案，而是通过科学的档案管理收集有益信息和资源，为主管部门分析培训工作效果提供参考，为完善技术培训计划提供指导。因而培训机构需要从思想上重视档案管理工作的作用，将档案管理工作作为培训工作的重要组成部分，并通过提高档案管理工人员的业务水平、加大档案管理工作投入、建立统一的档案管理工作标准和制度入手，规范档案管理工作，提高档案的利用率。

参考文献：

[1]宋艳丽，秦占霞，卫海燕，等. 浅谈职业卫生技术培训档案工作的管理及应用[J]. 中国工业医学杂志，2014，27（1）：74-75.

[2] 职业卫生技术服务档案管理规范[J]. 林业劳动安全，2016，29；（1）：3-4.

[3]何珍，秦占霞，宋艳丽. 职业卫生技术服务培训档案的科学管理及利用[J]. 中国辐射卫生，2015，24（5）：552-554.

[4]张敏，王丹，杜燮祎. 职业卫生管理档案指南[J]. 中国卫生监督杂志，2009，16（5）：436-441.

[5]袁静. 医疗机构继续教育档案管理存在的问题与对策[J]. 办公室业务，2013，（15）：178-179.

[6]秦占霞，宋艳丽. 利用档案资源编写职业卫生技术服务培训教材[J]. 中国辐射卫生，2013，22（4）：495-496.