探讨公文处理工作中应把握的五个要点

刘晓岚

（广西电网有限责任公司南宁供电局 广西南宁 530000）

探讨公文处理工作中应把握的五个要点

刘晓岚

（广西电网有限责任公司南宁供电局 广西南宁 530000）

公文处理主要包括公文办理、管理、立卷和归档等基础工作，是我国政府机关和其他事业组织在公务活动中重要组成部分，把握好公文处理工作中的重点和核心，有利于建设高效性服务政府，提升政府公信力。随着科学技术的不断发展，在公文处理过程中可以适当运用计算机等智能化产品，提高公文处理的效率和质量。本文重点阐述公文“发文”和“收文”两个不同阶段中应注意和把握的五个要点，以期促进公文处理过程的有序化和科学化。

公文处理；归档；发文处理；收文处理；处理效率

随着我国政治事业的不断发展，各党政机关公文处理工作逐渐增加，如何确保公文处理工作的制度化、规范化和高效化，是有关政府部门和事业单位必须思考和重视的问题。在传统的公文处理工作中，存在政策落实不到位、工作效率低等问题，主要是因为没有控制好“发文”处理过程和“收文”处理过程，根据我国2015年最新《党政机关公文处理工作条例》规定，各级党政机关必须加大对公文处理工作的重视力度，设立专门的文秘部门并聘请专业人士负责，以提高公文处理工作真实性和保密性。

1 公文的具体类型分析

公文的撰写需要按照特定的程序和格式，具备格式统一性、语言简明性、观点严谨性、机关唯一性等方面的特点，其主要类型如表1所示。

表1

根据表1可知，公文类型较多，但党政机关在日常所常接触到的主要有决定、通告、通知等。不同的公文类型，处理办法和贯彻措施也会发生相应变化，在工作过程中，部门应结合实际情况，灵活变通公文处理过程，把握好每一环节，提升公文处理的规范性。

2 公文“发文”处理过程中应把握的五个要点

公文处理工作主要包括三个基本流程：发文办理过程、收文办理过程、整理归档过程，在最基础的发文办理过程中，应注意复核、登记、印制和核发四个程序，在这个过程中，应把握的五个要点如下所示：

2.1 区分公文类型，确定性质和功能

目前在供电局等单位，使用得最多的公文类型是“报告”和“请示”，在传统的公文处理过程中，受到工作人员素质、公文本身特点等方面的影响，存在两者混淆的现象，降低了公文处理的效率。“报告”主要适用于本机关或单位向上级机关汇报日常工作、反映情况等；“请示”主要适用于本机关或单位向上级机关请求某事务或某项目的指示和批准[1]。从两者处理方式的角度分析，在处理“报告”公文时可以不批注，但“请示”则相反，必须要给出问题的答复或办理方法；从两者时间要求的角度分析，“报告”是在事件发生时或结束后向上级汇报相关情况，“请示”一般在事件还没有发生前，便拟好相关文件，请求上级答复。

区分公文类型，是把握好公文“发文”处理过程的第一步，工作人员在实际操作过程中，应注意两者之间的细小差别，根据公文的功能，选择好相应的处理办法。

2.2 注重行文格式，规范公文拟制过程

行文格式主要是指在拟制公文时，应注重“主送单位”的规范书写[2]。主送单位是公文行文对象，即需要答复或主办这份公文的对方单位。在拟制过程中，应注意以下三方面：①对于上行文，即下级向上级申请相关事宜，主送单位必须具备相关受理权限，保障公文能够及时被处理且没有越级申报，如果公文内容包括其他单位的职能或事项，主送单位可以直接填写为主办单位；②规范主送单位名称书写，如公文中涉及“有关单位”时，必须将其具体名称列在文后；③遵循公文处理顺序，严格区分“上行文”和“下行文”。

2.3 注意公文书写格式，规范层次结构

注意公文书写格式，包括字体、序号等方面，具体层次结构和格式如表2所示，需要注意的是，在公文处理工作中，必须严格按照相关格式，保障公文的规范性和严谨性。

表2

2.4 使用简明、严谨语言，保障公文庄重性

公文要求用语简洁，观点应鲜明且严谨，文字需庄重且朴实，在实际公文处理过程中，主要有以下两类问题：①计量单位，部分公文在处理前没有仔细核对，使得计量单位出错；②意思相近的词语容易混淆，如颁发、印发等，这两类现象增加了公文处理工作的难度，工作人员必须着力解决。

2.5 规范结尾书写，保障公文完整性

结尾是公文中最后的组成部分，其主要有：结束语、发文机关署名、成文日期、印章和附件，缺一不可，在拟制公文时，必须要仔细核对结尾书写，保障公文的完整性。

3 公文“收文”处理过程中应把握的五个要点

“收文”处理过程比“发文”处理过程复杂，在实际工作中，主要包括签收、催办等七个部分，其应把握的五个要点如下所示：

3.1 仔细审核公文，确保公文规范性

在接收到公文后：①必须确定“公文”是否能够由本单位受理，如果不能够，应及时退回或重新抄送；②检查文件附件、格式和种类，确保公文的完整性；③审核公文的重要性，如果是一般会议通知，可以考虑不收入系统。

3.2 研究批示意见，贯彻落实公文核心思想

公文的核心思想直接影响着相关单位利益、人民基本利益，在处理过程中，工作人员必须深入研究上级回复意见，确保文件核心思想能顺利流转，遵循“保密、高效”的原则，提升公文处理过程的有效性。对于公文“再次批示”的情况，应通过管理员及时传递，为公文实施创造良好条件。

3.3 督促公文传阅过程，提升公文时效性

公文一般都为解决当下最热点问题、探讨当下最流行事物，具有一定的时效性，在处理文件时，要注意公文的“轻、重、急、缓”，单位可以借助文秘部门，指派专人督促公文传阅，让每份公文能得到及时的处理，对于文件中下达的任务必须尽快采取相关措施并贯彻落实，确保公文的时效性。

3.4 注重公文催办程序，保障公文有效运行

在目前公文处理过程中，存在部分文件虽然被下发却没有跟进的情况，使得整个处理过程有一定的混乱性，因此，必须要注重公文催办过程，相关人员必须要规定好文件处理时间，了解文件进展过程，制定公文处理过程统一标准，对领导批示等环节着重监督，保障公文有效运行。

3.5 整理归档，注重公文保密性

为确保公文能全面发挥效应，对于部分比较保密的文件，必须做好整理归档工作，统一电子文档和纸质文档的归档方式，引进先进归档设备和软件，扩大文件储存空间，及时整理好重要文件并设置相应密码，保护公文。

4 结束语

综上所述，注意公文处理工作中的五个要点，可以帮助提升公文拟制和收发的规范性，对提高处理工作的效率和质量具有重要意义，各党政机关应结合部门实际情况，综合考虑公文行政、人民需求等方面的因素，组织相关人员，学习“发文”和“收文”阶段中不同的五个要点，促进公文处理工作的高效化和科学化，落实相关公文催办工作，了解公文的传递、阅读过程，保障公文处理工作的有序进行。同时，在处理公文过程中，必须不断引进先进现代化技术，提升公文处理过程的自动化和信息化，特别是在归档时，应及时拷贝电子文件并存储，确保文件的完整性，为以后拟制公文或查阅资料提供准确的参考信息。

[1]王永春，施学云.建国后“十七年”时期我国公文处理工作制度的历史嬗变与反思[J].兰台世界，2015，34：145～147.

[2]李力.党政机关公文处理工作的法制化与精细化建设——兼论《党政机关公文处理工作条例》之不足[J].档案与建设，2013，10：18～21.

C931.4

A

1004-7344（2016）08-0004-02

2016-3-1

刘晓岚（1967-），女，大专，主要从事公文管理工作。