论如何实现“一键”生成部门决算报表

文/刘琳 陈燕 张耀月



论如何实现“一键”生成部门决算报表

文/刘琳 陈燕 张耀月

摘要：通过创建行政事业单位财务内控信息化管理平台，创新母表设计，使平台上联国库支付管理系统，下接报账平台。该平台日常利用报账、记账等电子信息化流程收集整理部门决算报表所需的基础数据，再通过电子信息化手段，连接部门决算报表软件，“一键”生成部门决算报表基础财务数据表。

关键词：“一键”生成；决算报表；基础数据；信息化管理；母表创新

一、行政事业单位编制部门决算的重要性

部门决算是指行政事业单位按照相关编审要求向财政部门报送的，用以反映本部门、单位财务收支、资金、人员及资产管理等状况，是各单位预算执行的综合反映，是政府宏观决策的重要参考，也是编制预算、实施科学收支管理的基本依据。主要包括基础数据表，填报说明，和分析报告等。

（一）部门决算用来真实反映行政事业单位预算执行情况

《行政单位财务规则》规定：“行政单位应当科学、合理编制预算，严格预算执行，完整、准确、及时编制决算，真实反映单位财务状况。”因此，行政事业单位向财政部门、主管预算单位和其他有关部门提交部门决算报告，用来真实反映年度预算的执行情况，为财政部门进行资金的拨付和审批以及下年度的预算编制提供参考依据，充分发挥部门决算在财政管理工作中的作用。

（二）部门决算可以全面反映行政事业单位财务收支状况

部门决算报表可以全面反映行政事业单位的资金运作和财务收支状况。通过部门决算报表，可以让财政部门全面掌握行政事业单位的收支情况和预算执行情况，并有利于加强宏观监督和管理，为国家财政资金未来的投入方向和投入规模等方面提供重要参考依据。

（三）部门决算能够综合监管行政事业单位预算执行情况

财政部门决算是行政事业单位预算执行情况的综合反映和监督，是政府宏观经济决策的重要参考，也是编制部门预算、实施科学收支管理的基本依据。行政事业单位依法接受主管预算单位和财政、审计部门的监督，部门决算是单位预算执行的总结，这就意味着行政事业单位需加强决算的审核和分析工作，保证决算数据的真实性、完整性和准确性。

二、部门决算基础数据编制现状及存在的问题

（一）决算与预算脱节

部门决算是部门预算执行情况的综合反映，部门预算和部门决算共同构成部门资金分配使用运行的全过程，是不可分割的两个方面，二者相辅相成、密不可分。然而目前行政事业单位仍然存在“重预算，轻决算”、“重分配，轻管理”的观念和意识。不少人员认为部门决算仅仅是事后用来总结财务状况以及资金使用情况的一种年末总体财务决算，对单位发展没有重要意义。导致行政事业单位决算编制与预算编制的衔接，存在技术与管理严重脱节的情况。直接影响了决算与预算的严格对应关系，影响了利用部门决算资料检查、检验部门预算的执行情况，影响了部门决算资料的分析、应用，进而影响了部门决算作用的充分发挥。

（二）部门决算报表数据失真

鉴于财务、财政软件和财政总决算报表系统不能兼容，所有部门决算报表系统中的财务数据都要手工录入。在录入过程中，由于数据繁多、历时较长、人员素质参差不齐、上报时间紧等现实情况，加之财政部门一般对行政事业单位填报部门决算报表系统硬性要求较低，存在基层会计填报财政总决算报表时“凑数”现象，对部门决算报表审核公式的出错提示，大多数情况下，单位都采取对决算数据进行修改，机械式地使数据符合各项审核公式的要求即可。使决算数据失去真实性，从而影响了部门决算报表信息质量。

另外，在单位会计基础核算方面，一是在单位会计核算中，对关于预算科目未严格按照分类要求使用，支出经济分类核算不准确，影响预算定额体系建设和财政决策的正确性。二是会计人员责任心不强，决算报表中有关“数量”指标漏报、错报的概率比较高，影响决算对比分析结果的真实性。从而导致账表不符；脱离账面数据，人为调整决算数据，少报或多报支出和随意调整支出细项。财务基础数据不清和编报口径错误等，导致报表编报不准确或不完整。

（三）会计编制决算报表费时、费力、费财

部门决算报表相较于其他会计报表，编制难度较大，有些单位甚至谈之色变，其主要原因在于单位会计编制决算报表极其费时、费力、费财。

1.结构复杂

部门决算报表结构包括主表、附表、补充表三类，每类中又包含数目不等的单个表样，如2015年决算报表中，主表有21张，附表有5张，各类补充表9张。表间有诸多的审核公式，关系复杂，与会计报表相比，表式过多，过于复杂。另外，决算报表还需填报分析报告、填报说明、横向过录等数据，因此，编制决算耗时极长。

2.容易报错

所有部门决算报表系统中的财务数据都要手工录入，不能自动取数，增加编制难度。当前多数会计报表都已实现自动取数，而部门决算报表还需手工填报，增加出错概率，降低工作效率。另外，部门决算报表适用单位包括行政单位、事业单位、经费自理单位及其他单位等，适用范围广泛，包涵的内容也多，在实际编制中容易填错，且表间关系复杂，导致一处出错，多张表同时报错，增加会计人员的工作量，浪费人力。

3.修正困难

另外，一旦部门决算报表报错，修正难度较大。一个数据的修改，就会引起一连串数据的调整，有时用于修改调整报表所花的时间，比整套决算报表重新编制所花的时间还要多，耗时费力，劳民伤财。报表数据频繁的滞后修改，不仅给部门决算报表编审工作带来大量重复劳动，而且影响了部门决算报表的质量。

4.耗资巨大

由于编制部门决算报表纯手工录入，编制难度大，人工成本高，并且由于时间紧任务重，报表参数也在不断修改，加大了编制难度，对此，大多行政事业单位及核算中心将部门决算外包给专业公司编制，会审，耗资巨大。

（四）填报人员能力要求较高

由于报表系统中设置了逻辑性审核公式、核实性审核公式、与上年数据核对等各种审核模板，所以在编制报表过程中，大多能较快的发现错误。但是有些审核公式只是发现数据填报不合理，如“应核实情况，有错改正，无错保留并说明原因”，这时就需要填报人员不仅懂得表间关系，而且能发现错误修正错误，还需要具备结合单位实际情况分析报表的能力。部门决算报表与其他会计报表相比，编制难度较大，因此，对填报人员的能力要求也较高。

三、通过“一键”生成部门决算报表，解决“决算难”的窘状

针对上述问题，深圳市光明新区国库支付中心首创行政事业单位财务内控信息化管理平台，该平台已实现与部门决算软件的衔接，从而实现“一键”生成部门决算报表基础财务数据表（除人员、车辆）。

行政事业单位财务内控信息化管理平台将前台报账系统、核算系统、国库支付管理系统3大系统整合为一体，涵盖会计模块、出纳模块、固定资产模块、决算模块、指标模块、报表模块、和稽核模块，外接实时查询平台和短信通知平台两大平台，包括前台报账、指纹登录、短信通知等创新功能，尤其是“一键”生成部门决算报表基础财务数据表功能。

该平台从以下几方面逐步铺垫，进而实现“一键”生成决算报表基础数据表。

（一）通过信息化手段创建财务“大数据”平台

1.通过报账环节收集基础数据

目前，行政事业单位财务内控信息化管理平台经过创新“母表”设计，上联国库支付管理系统，下接报账平台。深圳市光明新区各集中核算单位已安装该平台并已开通单位账套，可以通过指纹登录直接在本单位电脑上通过查询“母表”等途径获悉单位项目结余、支付进度、在途资金、往来资金、及其他资金收支情况等操作。

各单位报账员直接登录平台录入各类费用报销单，如普通费用报销单、差旅费报销单、车辆费用报销单、入固定资产费用报销单、暂存款费用报销单、银行预付款申请书等单据，平台上点击“送审”至国库支付中心，并打印成纸质（含二维码）报销单，找单位领导签字后，将纸质单据送至国库支付中心报账，信息化电子数据已通过平台送审至国库会计账套后，留存于平台内，形成基础数据。

另外，行政事业单位财务内控信息化管理平台通过配备高拍仪、二维码扫描器、指纹识别器、滚动显示屏等现代硬件设备，提高工作效率及安全性。该平台还增加机打二维码报销单功能，通过扫描机打报销单二维码，快速扫描匹配，可确认单据的保管单位及交接时间，避免单据丢失或支付不及时的责任不清晰现象。

2.通过记账环节收集会计数据

该平台可提供“实时数据”反馈，突破了传统会计分期理论的制约，将“先支付，后记账”流程改为“先记账，后支付”管理模式。国库支付中心初审会计收到各行政事业单位报账员报送的纸质报销单据及平台内信息化电子数据，初步审核相关单据。通过初审后，首先在平台内“一键”生成记账凭证，其次将贴有记账页的纸质单据及系统内的信息化电子数据一并送审至复审会计。 复审会计审核通过后，再将相关纸质单据及信息化电子数据一并送至支付岗（出纳）支付，最终支付岗支付完成后在平台内点击“支付确认”，电子化报销流程即在三个工作日内完成相关报销单据支付，相关信息化电子数据已存入平台，形成财政大数据。

3. 3个“一键”生成，保证所有数据的一致性

记账“一键”生成，平台设置记账凭证页模板，会计初审通过费用报销单，只需“一键”即可生成记账凭证，甚至，多张费用报销单，不同种类报销单均可“一键”生成记账凭证。另外，还增加“设置”键，会计可自由选择单笔费用报销单生成一张记账凭证或者多笔费用报销单生成一张记账凭证，提高平台使用灵活性，确保记账凭证数据与费用报销单数据一致。

报表“一键”生成，工程师根据会计制度对会计报表的要求设置会计报表模版及取数公式，根据决算报表样表设置决算报表模版及取数公式。会计结账后，点“生成”键，选择需要生成的会计报表，系统自动生成，确保会计报表与账务数据的一致性。

决算“一键”生成，通过日常基础数据的积累，先“一键”生成每月会计报表及年报表，再进行账务结转，即可“一键”生成部门决算报表基础财务数据表。由于各类会计报表的数据均为系统自动生成，均是从账务系统中取数，保证了报表与账务的一致性及各类报表数据之间的一致性。

4.涵盖部门决算报表全部财务信息

该平台涵盖全部会计信息，包括会计科目、项目分类、预算项目、功能分类、经济分类、往来科目、预算单位、支付方式、资金性质、支出类型、数量单位、单位账户、支付银行、收款账户、结算方式、政府投资项目、财务年度、待摊投资明细、资产大类、账户等数据，甚至包括经办人、证明人、收款单位等信息。通过日常报账、记账等账务的壮大和发展，平台本身也会变大，逐步成为一种大型数据仓库。

（二）与决算软件对接，实现决算基础数据的上传

经与部门决算软件公司沟通，平台开通一个端口，操作界面增加一个“数据上传”键，点“数据上传”键选择“内控平台报表”，实现在内控平台生成的“决算报表”基础数据直接上传至部门决算软件。

“一键”生成决算报表基础数据并直接上传至部门决算软件解决了以往工作量大、数据失真、部门决算报表质量欠佳等问题。

（三）实现“一键”生成部门决算报表

年底封账后，会计先与财政对账，确认无误，再进行账务结转，并“一键”生成年报表。基础工作全部完成则会计直接在系统点击“生成决算报表”键，“一键”生成部门决算报表基础财务数据表。

四、“一键”生成部门决算报表的优点

（一）“一键”生成部门决算报表，杜绝信息失真

系统“一键”生成部门决算报表，数据均来源于系统内日常数据的收集整理，杜绝人工编制决算报表随意修改数据，确保部门决算报表基础表数据真实可靠，为财政决策提供正确的参考依据，实现财政部门对各预算单位基础数据的动态管理。

（二）“一键”生成部门决算报表，确保信息一致

系统“一键”生成部门决算报表，从一个数据源获得数据，有利于保证与实时会计报表数据一致性，保证账表一致，账实一致，账账一致。另外，“一键”生成部门决算报表，可以减少数据混乱和报表错误问题。可以优化交流，确保各单位信息一致，并且，随着单位日常账务的增长和发展，平台本身也会变大，成为一种大型数据仓库。

（三）“一键”生成部门决算报表，提高工作效率

系统“一键”生成部门决算报表，极大地简化了部门决算报表编制流程，极大地提高了部门决算报表质量和效率。“一键”生成部门决算报表解决了过去“决算难”的窘况，让各预算单位不再对部门决算报表编制“谈之色变”。另外，“一键”生成部门决算报表不仅节省了会计工作时间，而且提升了会计工作效率，更是节约了相关经费的开支。

（四）“一键”生成部门决算报表，降低编制成本

系统“一键”生成部门决算报表，简化部门决算报表编制流程，极大地节省了编制时间。过去部分预算单位外包给企业编制部门决算报表，企业配备技术人员驻点协助完成部门决算报表编制，耗资巨大，且耗时。现在只需要行政事业单位主管会计在系统“一键”点击即可生成部门决算报表，极大地降低了人员成本。同时从平台这个单一数据源获取数据，有利于简化“一键”生成部门决算报表创建过程和降低其成本。

通过行政事业单位财务内控信息化管理平台“一键”生成部门决算报表基础表，简化了部门决算流程，提高了会计工作效率，优化了服务财政管理，提升了财政工作水平，并贯彻落实财政部关于推进财政科学化、精细化管理的决策部署。让部门决算充分发挥在财政管理工作重点作用，并有利于加强财政宏观监督和管理，为国家财政资金未来的投入方向和投入规模等方面提供重要参考依据。

上接（第18页）的体系也一定是形式主义或者执行不到位。如前所述，预算管理的开展对于培训行业来说是有重要意义的。企业首先从高层要认识到相关的问题，要把预算管理的开展重视起来。进而要开展全员的培训，让预算管理的意识深入到每一位员工。只有全员上下都首先从思想上重视了这件事情，预算管理才有开展下去的土壤。

（二）加强人员队伍建设以及预算管控力度

任何事情归根结底都是由人来做的，重视人员的使用，发挥不同人员在企业管理中的能动性有时会收到意想不到的良好效果。当企业中的骨干人员都能够较好的使用预算管理这个工具，能够用它来帮助企业发展，预算管理的骨架也就搭好了。进一步通过现在企业内部都会用到的一些信息技术手段，可以快速的传递构建某些数据、信息［4］。当某些指标触碰了红线的时候，要启动相应的机制来处理。全员要重视预算的执行，在一定程度上要保证预算执行的刚性。

（三）针对行业中某些发展较快的企业开展预算管理的措施

培训业中一些企业发展较快，在一年当中为了抓住稍纵即逝的商机有可能在年中临时研究决定开展新的培训项目。这样就打破了原先制订的年度预算方案。也正是因为这个原因导致行业中一些企业认为计划赶不上变化，预算管理无用。笔者认为，预算是为了服务企业管理的，是为了给企业发展探路的，考虑到相关情况应当将年度预算和中期预算结合使用，尤其重视中期预算的编制。比如一个季度做一次预算［5］。通常来讲预期要开展一个新的项目是需要前期筹划的，季度预算应该已经能够预期出相关的问题了。而且季度预算虽然增加了预算编制的次数，但每一次的编制数据量少了，因此不会增加太多工作量。总之，应该结合企业自身的情况，找出更好的使用方法。

六、结论

随着经济的发展，培训行业已经成为了社会中不可或缺的一支队伍。然而目前培训行业经营的无序令人堪忧。认识到预算管理对培训业的重要性，找到培训业执行企业预算管理问题的解决方法是目前亟待解决的问题。综上所述，企业只有加强预算管理意识，增强预算管控的力度，找到适合自身的方法才能够更好地发挥预算管理的作用，才能够使培训行业在社会中更壮大，发挥出更大的效用。

参考文献：

［1］郭永强.化工企业费用预算管理与控制存在的问题及对策［J］.财会学习，2016，1.

［2］赵美圣.企业加强预算管理与评价研究［J］.中国商贸，2014，23.

［3］陈德照.企业加强预算管理与评价研究［J］.当代会计，2014，11.

［4］吴燕.关于全面预算管理在企业中的应用思考［J］.经济师，2014，3.

［5］魏璐.我国工业企业全面预算管理体系研究［J］.财会通讯，2012，10.

作者单位：（深圳市光明新区国库支付中心） （北京对啊网教育科技有限公司）