高校档案信息资源数字化建设与利用

杜娟

摘 要：随着计算机网络技术的不断进步，档案传统的信息资源也面临着新的挑战，利用网络技术对档案信息资源进行数字化处理后，能够高效地利用档案信息资源，充分发挥档案信息的利用价值，为领导决策、教学科研等服务。

关键词：高校档案；信息；数字化

1997年美国经济学家迈克尔·戈德海伯指出，以计算机为基础，信息资源不再是稀缺的资源，稀缺的是人们的注意力。由此可以看出，档案信息数字化可以为社会经济发展、高校科研等工作提供高效率的服务。在进行高校档案信息数字化过程中需要对制约因素、方法、原则等进行分析，利用网络技术的开放接口进行跨部门、跨系统的资源实现共享，档案数据的相互联通，为档案利用者提供便捷的渠道，从根本上提高档案信息的综合服务质量及效率。

1 当前高校档案建设与开发利用中存在的问题

环视当下高校档案建设与开发利用现状，整体运行虽然有了很多进步，但还存在很多不足的地方，在一定程度上影响了高校档案的工作水平，与高等教育信息化建设的要求相比，还有很多需要改进的地方。

1.1档案工作的诸多理念坚持不足。这方面主要体现在，高校档案建设与开发利用的服务性理念坚持不足，导致其服务功能明显不够；系统性理念坚持不足，导致各个部门对档案的建设与开发利用工作协作明显不够，档案建设一体化做得不够好；标准化理念坚持不够，致使档案的建设与开发利用工作的规范化还有待提高。

1.2档案材料的专业内容建设不够，档案的覆盖范围不完整，档案的归档分散。比如教务处有档案，院系也有档案，两者之间的有效整合缺位；院系与院系之间的档案建设与开发利用联系缺乏，没有形成一个整体；院系的档案创新不够，一般还是停留在教学文件、教学管理、教学课表、学生成绩与学生选课记录等，教学反思性的档案信息缺乏；体现教师专业成长的档案还很欠缺。高校档案内容体系的这种现状非常不利于对教学工作的督促与引导，更不利于对档案本身的建设与开发利用。

1.3档案管理人员的素质与数量不足。从院系的档案建设来看，安排的档案管理人员一般都是非专业人士，这些工作人员都是教学能力不够、职称不高、学历不够的教学秘书，本身教务都很忙，难以花很多精力到档案的建设与开发利用工作上；从学校层面来看，教务处管理档案的人员也是兼职，档案素质不高与档案意识不强。

1.4档案评价体系不健全，高校没有好好根据档案工作的需要形成一套完整的、规范化的、常态化的评价体系，档案的建设与开发利用没有很好地纳入档案的督导视域之内，在很大程度上只是停留在档案材料的检查上。

1.5档案工作的方式与途径整合创新不够。一是档案工作的传统方式与时俱进不够，很多档案工作人员习惯采用传统的档案工作方式，对档案的信息化管理与建设方式不熟练；二是档案的传统方式与信息化方式整合对接不够理想，没有健全档案的系列规章条例，导致档案的建设与开发利用的规范性与常态化不够。

1.6档案的教学、科研价值开发不够。很多高校往往注重档案的档案记录价值和部分教学价值，而忽略了档案更为重要的教学督导反馈功能，忽略了档案的教学研究、科学研究等方面的价值，档案的价值与功能开发利用的这种现状非常不利于高校教师的专业成长，不利于档案本身生存空间的维护与延伸。

2 创新高校档案利用的新途径

针对我国高校档案建设与开发利用中存在的问题，根据高等教育信息化与档案的相关性，高校应该主动适应教育信息化发展的要求，充分利用发达的互联网，重点做好档案发展与开发利用的理念构建、项目内容的拓展、评价体系的构建与落实、方式途径的网络化等层面的工作，以此建构与高等教育信息化相适应的高校档案的建设与开发利用机制。

2.1构建人本化与信息化为主的发展理念，引领高校档案建设与开发利用科学行进。这一点就要求我国高校开展档案建设工作时，务必要好好分析高等教育信息化对档案工作发展理念的要求，坚持人本化的理念，将档案的建设与开发利用纳入到全校师生服务的轨道上来；坚持信息化的发展理念，切实推动档案的建设与开发利用的各个环节纳入到信息化与数字化的发展轨道；坚持科学性与标准化的发展理念，推动档案的建设与开发利用切实遵循档案的发展规律、教学的发展规律，注重档案的标准化发展，不断提升档案的合法性基础；坚持一体化系统性的发展理念，推动档案的相关部门通力协作，形成档案建设与开发利用的一体化发展态势。

2.2注重档案建设视域和功能价值视域的拓展，不断拓展高校档案建设的内容与开发利用的项目。这方面要求高校推动档案建设工作时，务必要好好分析高等教育信息化对档案工作内容体系与功能发挥的要求，注重围绕学生的成长与教师的专业成长，建设与开发利用好相应的档案；围绕档案的教学价值、档案价值、研究价值，建设与开发利用好一系列的档案信息库。

2.3提高档案工作人员的素质与广大师生的档案素质，为档案的建设与开发利用提供坚实的主体力量。这方面要求高校推动档案工作改革发展应该好好分析教育信息化对档案工作主体与用户的要求 ，通过自我教育与外在的培训教育，从教育学、心理学、档案学、管理学、计算机以及相关学科的基本知识等层面，全力提升档案工作人员的素质；同时，也要注重利用各种平台，大力提升广大师生的档案意识与使用能力，以此助推广大师生开发利用档案的能力与素质。

2.4整合创新档案建设的方式，推进档案信息化与网络化建设，不断提升高校档案建设与开发利用的效率。这方面要求高校推动档案工作时务必要好好分析教育信息化对档案建设与开发利用的要求，充分利用网络平台，发挥大数据时代的优势，从各个环节提升档案建设与开发利用网络化、信息化与数字化水平，真正形成互联网+档案的良好发展态势；同时，积极更新档案建设与开发利用的方式，力促与档案管理、建设、开发利用的网络化模式相整合融合对接，形成档案建设与开发利用的强大合力。

2.5做好档案的后勤保障工作，为高校档案的建设与开发利用提供好的软件与硬件。这方面要求高校建设与开发利用档案时，务必要做好教育信息化对档案建设在后勤保障方面的要求，从学校层面做好档案制度与政策的设计与供给，做好档案建设的人力、物力与财力的专项安排，以此夯实高校档案建设与开发利用所需要的各种软件与硬件。

3 结束语

综上所述，一所高校档案的建设与开发利用是一项系统复杂的长期工作，需要教学人员、档案管理人员、学校层面与广大师生的通力协作，更需要多视角的探索与尝试。高等教育信息化发展为高校档案的建设与开发利用的水平的提升提供了很好的视角与思路。高校应该针对目前档案建设与开发利用中存在的问题与不足，抓住高等教育信息化和网络化建设的大好时机，从档案工作的各个方面融入信息化发展的理念，加快推进高校档案建设与开发利用信息化、标准化、规范化与一体化、科学化发展。

参考文献

[1] 吴亚男，王馥琴 ， 任胜云 . 信息化视角下高校教学档案管理模式的创新理 [J]. 山东档案，2014，（5）.

[2] 嚴瑛， 杨永洁. 加强高校教学档案建设和管理的意义及途径 [J]. 青岛大学医学院学报，2012，（2）.

[3] 张鹭 . 浅谈高校教学档案的开发和利用 [J]. 福建广播电视大学学报 ，2011，（2）.

[4] 段红， 李小云. 论数字环境下高校教学档案资源的开发与利用 [J]. 怀化学院学报 ， 2010，（2） .

[5] 吴亚男， 丁静. 以人为本做好高校教学档案的开发利用与服务 [J]. 山东档案 ，2012，（2）.