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行政事业单位电子档案与纸质档案客观并存下的对比研究

2016-08-02白洁

卷宗 2016年6期
关键词:纸质档案电子档案

白洁

摘 要:档案一直是人们生活必须的,虽然其存在和使用方式并不为一般人所熟知,但是却实实在在的关系到人们的日常生活。一份档案记录着一个人一生的始末,或者一个地区几十年的发展历程。对于重视传统和历史的中国人来说,档案的重要性不言而喻。随着时间的推移和社会的发展,档案的呈现形式从纸质逐渐转为电子形式。电子档案的出现给档案管理工带来了方便,但也存在一些问题。随着科学技术的发展,电子档案越来越受到人们的关注,但由于电子档案自身还存在一些技术缺陷,使得电子档案不能完全取代纸质档案。本文就纸质档案和电子档案在存档方式、存档时间和空间、存档特殊性和存档意义四个方面对这两种档案进行比较研究,以期为档案管理工作提供帮助和建议。

关键词:电子档案;纸质档案;并存;需要

电子档案随着信息社会的发展出现了,它对传统的纸质档案产生了巨大冲击,电子档案优于纸质档案的表现为海量存储记录信息、查询准确、检索效率高、节省保管空间、传输速度快等,它迅速成为档案信息现代化管理的重要内容。电子政务、电子商务的不断推广,网络平台运用普及,形成了大量的电子文件,并成为电子档案的重要补充。电子档案的产生与发展提高了档案的利用率,进而也保护了纸质档案。但从目前的现状看,在相当长一段时间里电子档案不会取代纸质档案,只能相互依赖、共同发展。

1 档案的简介

1.1 档案的定义

档案存在历史已久,其含义不言而明,是直接形成的历史记录。因为其“直接形成”的内涵,即表明档案文件是原始的,而其“历史记录”的阐述,即说明档案是能够阐述事实真实情况的原始文献,因此档案和图书情报、文物等是不同的。

1.2 档案的作用

档案的形成者是由社会各个群体组成的,其中包括官方和半官方机构,也包括自由组织和个人、家庭及家族等。因为档案是建立在其他真实的资料基础上的,这些资料包括语言、文字、图像等。因此,档案的最主要作用,是其对真实历史的承载。

1.3 档案的价值

档案作为一种特殊的文献,是人类活动的产物,是人类精神文明的一部分,它既有现实价值,又有历史价值。档案的现实价值体现在它的现实作用上,即档案可以作为解释某事或某状态发生的依据,而其历史价值体现在它的回溯作用上,即档案能够用来进行历史研究,

以便人们总结过去事件的经验和教训。现实作用和回溯作用相辅相成,建构了档案的价值体系。

2 现时期电子档案发展的客观制约性

2.1 通用性

随着办公自动化、网络化的不断深入,如何做好电子档案的管理、利用和编研已成为当前档案工作所面临的一个重要问题。尽管电子档案具有归档方便易行;存放节省空间,检索多功能、多渠道、快捷、准确;利用省时、省力、“有声有色”;可通过网络达到远程查询,提高利用速度,审查、鉴定和销毁简便等优点。但电子档案本身的诸多特点又决定了其不可能或者说至少在相当长的时间内不可能取代纸质档案。目前,我国档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,在档案管理中没有使用通用的管理软件,缺乏档案信息的管理功能,没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。也没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,使得档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差。不能适应档案信息资源共享的要求,而传统的纸质档案在管理理论、方法和标准方面都有一套统一完善的管理方案。

2.2 设备依赖性

电子档案与纸质档案的载体有很大区别。电子档案是以数码形式将整理好的电子文件信息内容和它的环境条件一并转存在磁性材料和光盘载体上,它的记录形式是数字化式的。任何电子档案,当使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料等载体后,就永远离不开这种技术和设备。它不能离开这种生成环境和设备而单独存在,人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备,进行逆处理还原、输出,才能识别它的信息内容。同时,电子档案也很难长期保存,需要有不断更新的技术和设备作保障,电子文件归档及电子档案管理还需要有技术和设备支持,电子档案的生命周期是由电子档案内容决定的,而电子档案生命周期取決于其载体的寿命、电子计算机软硬件的生存周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性。相对于电子档案,纸质档案没有对这种技术与设备的依赖性。

2.3 安全性

真实性档案的一个基本作用是凭证作用。因此,真实性是对档案的基本要求。在新的技术条件下,纸质档案保护工作的目标是保护档案的载体——纸张。因为载体和记录的信息是一体的,保住了纸质文件的形式,那么以文字记录的信息才能得以保存,但此特点却难以实现无痕迹的修改。因此,人们通常把“白纸黑字”和确凿的证据联系在一起。而对电子文件而言,信息与载体是可分离的,电子文件信息与载体的可分离性使文件信息

随时面临着被修改、盗窃,甚至被销毁的危险。此外,电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手一电脑病毒。因此电子文件的真实性、完整性、可靠性受到极大威胁,也就保证不了电子档案的行使有效。

2.4 法律效用性

对于传统纸质档案,原始性界定容易,其法律凭证效力也不容否认。而对于电子档案,由于原始性界定困难,使人们对电子档案的法律凭证作用产生怀疑。电子档案的法律效力的确立,需要解决两个基本问题:首先要依靠技术,真正攻克电子档案原始性的界定关,这是解决电子档案法律效力问题的基础;其次,要加强立法工作,从法律上明确电子档案的凭证作用,做到有法可依,这是解决电子档案法律效力问题的法律依据。

3 结论

通过以上比较,纸质档案和电子档案都具有自身的优点和缺陷,就纸质档案来说,它的优点在于体现了档案的本质属性一原始记录性。它所记录的信息不易被修改,具有凭证参考价值,是第一手资料。但是档案价值的体现在于利用,电子档案不用对档案原件进行保护,而纸质档案保管条件要求高和保管任务较重,电子档案作为一种新型载体,在保护了纸质档案原件的同时也方便了利用,而且转播速度快,不受时空限制,随时随地可以利用。但是电子档案易复制修改和删除且不易被发现,使得真实性、可靠性大大降低。

从目前的运作形式看,电子档案与纸质档案在相当长一段时间内是不能相互取代的,二者相互补充、取长补短、并行不悖,均各自有着自己的强大生命力和适用范围,通行的做法是留其所长,使电子档案纸质化,纸质档案电子化进行双套管理,各自发挥各自的优势。

参考文献

[1]黄立新,邓琦.电子档案与纸质档案的比较[J].林业科技情报,2009,(03):140-141.

[2]李孟女.电子档案与纸质档案的比较研究[J].辽宁科技学院学报,2013,(01):40-41.

[3]李晓阳,龙凤芝.浅谈电子档案与纸质档案的比较[J].办公室业务,2011,(12):4

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