对基层档案规范管理工作的建议

翟茉莉

摘 要：基层档案是社会群众的基础性材料，也是各行各业人员工作生活的真实记录，是国家档案的重要组成部分。对基层档案进行规范管理，对国家的社会经济发展有一定的导向作用。然而，我国目前基层档案的管理并不完善，存在管理意识差、档案残缺、人员配置不合理等现象，严重阻碍了基层档案的规范化和标准化进程，因此，针对这种现象，本文对基层档案管理工作提出建议，希望对相关部门有所帮助。

关键词：基层档案；基础性材料；规范化管理；管理意识

1 引言

基层档案，是历史的镜子，反映着社会群众工作与生活的方方面面，作为历史记载的第一手资料，基层档案的规范化管理显得尤为重要。只有基层档案做得扎实牢靠，才能还原历史的真面目，才能更好的为社会的发展服务。由于前期的基层档案工作没有得到高度的重视，存在一些管理不规范的现象，因此，建立健全基层档案管理工作机制势在必行，使基层档案管理走上科学化和规范化的道路。一个单位或企业能否健康的发展，档案管理工作在其中起到重要作用，它不仅是衡量业绩和管理水平的标尺，也记录着企业经营的经验和教训，能够为其今后的发展提供有效的借鉴意义。

2 基层档案管理的现状

下面，我们就以下几个方面分析基层档案管理的现状。

2.1 档案管理人员综合素质有待提高

据调查，我国基础档案管理人员的文化水平和业务素质不高，拥有初级和中级档案专业技术职称的职工占少一部分，因此普遍缺乏相关的理论知识和业务素质，对国家的一些方针政策、法律法规并不熟悉，其文字表达能力、收纳整理能力以及计算机水平都达不到要求，这为基层档案工作管理带来较大的困难，在一定程度上阻碍了基层档案事业的发展。

其次，基层档案管理人员的变动较为频繁。由于此项工作为基层服务人员，不仅工作程序复杂繁重，而且待遇不高，因此很多高学历的人员不愿意从事这样的工作，还有的人将基层档案工作作为今后晋升的跳板。这样便导致工作人员不断跳槽，岗位变动频繁。但基础档案管理需要较高的工作连续性，因为工作人员必须熟悉工作流程且具有较强的专业素质，基层工作人员的不稳定直接给档案管理工作带来负面消极的影响。

2.2 对基层档案管理工作的重视程度不高

基层档案管理部门一直是个不被重视的部门，有的人认为它可有可无，甚至有人认为它的存在是对人力资源的浪费。部分领导对于档案人才的选用存在较大的随意性，认为档案工作谁都能干，因此在财力和物力方面的投入不足。同时，基层档案工作者自身也存在重视程度不高的现象，很多人消极怠工，产生放任自流的思想，也有人觉得对档案工作兢兢业业是种“小题大做”、“大材小用”的表现，这种思想状态下很难使档案管理工作得到积极的发展。

2.3 基层档案管理工作缺乏制度化的管理程序

首先，基层档案的归档不及时、不合理，应归档的档案不归档的事件时有发生。其次，档案号的排序存在不规范的现象，据了解，很多案卷都没有立卷人的标识和签名，组卷混乱现象严重，这会直接导致材料的丢失，也给档案的查找工作带来困难。同时，档案工作中所需的硬件设施陈旧落后，无法满足自动化办公的需要，降低了工作效率。

3 对基层档案规范化管理工作的建议

针对以上问题，我们不难发现基层档案管理规范化的工作任重道远，我们需要建立长效的运行机制，不断完善基础档案管理工作。下面，我们从以下几个方面对基层档案规范化管理提出建议。

3.1 建立有效的管理机制，形成档案管理网路

建立科学有效的管理机制是档案工作步入正轨的基本保障，首先要根据国家相关法律法规的规定，严格落实档案的收集、整理和归档工作。对于基层档案的保管、借阅和使用要制定出一套严格的程序，使所有工作人员按程序办事。为了避免档案的丢失，还可以建立责任追究制度，使每个人各尽其责，严格对档案的借阅和归档进行登记。其次，为了提高基层档案工作的效率，提高科技含量，可以建立从科室到部门间的管理网络系统，使档案的整理、收集、汇总、编辑、入库、借阅等环节都有专人负责，使档案管理网络不留死角。单位可根据实际需要，为档案室配备专职档案管理员和电脑操作员，对于招聘人员进行学历和职称的要求，保证基层档案管理工作高效运转。

3.2 提高对基层档案管理工作的重视程度

基层档案管理工作作为一项基础性工作，对于社会主义物质文明和精神文明具有积极的意义，也是各级部门义不容辞的责任。单位领导要高度重视基层档案工作，认识到档案管理对于经济发展的促进作用，从而增加对监督的责任感和使命感。可以丰富档案工作的宣传教育活动，提高工作人员的档案法律意识。条件较好的单位可以在档案室安置电脑和摄像头等高科技設备，不断提高基层档案管理的信息化水平。其次，员工也要加强对自身工作的责任感的培养，对档案工作高标准、严要求，建设好规范化的综合档案室，做到通风、避光、防盗、防虫、防潮等一系列保护措施。

3.3 建立基层档案规范化管理工作小组

基层档案规范化管理工作小组的建立，要指定一位德高望重的单位领导担任组长，选择档案管理专业人员为组员，组建一个管理办公室，做到领导力量不减，班子不撤，工作不松，为基层档案的管理提供可靠的保障。明确管理小组的检查、考核与奖惩制度，并定期进行工作总结，各小组成员进行工作报告，领导给予指导，及时解决档案管理工作中出现的问题和困难。同时，可以定期对管理小组进行培训，使他们能够与时俱进，不断更新技术水平。在此过程中，要格外注重档案的收集工作，增强档案收集的针对性，制定相关的计划，并分阶段、分重点的完成，为日后的整理和借阅提供便利。

4 总结

综上所述，基层档案工作程序繁琐冗杂，却意义重大，需要工作人员投入极大的耐心，也需要工作单位提供大量的人力、物力。但是，要想将档案工作做好并不容易，不仅需要专业的技能，也需要高度的责任心和奉献精神。因此，要想提高单位的基层档案规范化管理工作，需要从多方面共同努力，一是提高对档案刮泥工作的重视程度和责任意识，而是积极采用高科技来提高档案室的信息化管理水平，使企业和单位能够从档案中获取有效的信息，进一步推动经济的长效发展。

参考文献

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