信息化环境下单位财务会计档案管理的创新分析

杨丽萍

摘 要：随着经济社会的迅猛发展及互联网新模式、新业态的勃兴，会计档案承载方式、管理方式、条款范围等均产生了显著变化。为有效推动国家会计档案管理工作，逐步提升会计档案的管理效能，2015年12月11日，国家财政部、国家档案局正式发布新修订的《会计档案管理办法》（以下简称《办法》），该办法自2016年1月1日起正式施行。新修订的《会计档案管理办法》进一步规范了会计档案的具体范围，健全了信息化会计档案的管理目标及要求，并对会计档案的定义做了适当的补充和完善。《办法》的出台，顺应了信息化环境下会计档案的管理趋势。为此，要加强对会计档案管理方式方法的创新，以期提高会计档案的管理质量和效益。

关键词：会计档案；档案管理；信息化环境；电子会计档案

随着信息网络技术的发展，国企财务会计档案的信息化建设也被提上议事日程。在信息化背景下，怎样满足单位会计档案管理的需求、提升档案管理水平已成为当下档案工作所面临的新课题。进入2016年，随着新修订的《会计档案管理办法》（以下简称《办法》）的出台，会计档案的管理工作已走入创新的探索征程上。这就要求档案工作者必须自觉转变观念，严格落实新《办法》的各项要求，不断改进和完善档案管理方式。

1 财务会计档案的管理采用电子化模式

2016年新出台的《办法》中删除了当前需保存纸质财务会计档案的要求，把电子会计档案的管理归入会计档案管理的范畴，允许合乎相关标准的会计账簿、凭证等会计资料可不必打印纸质存档。2014年以来，中国政府积极推动“互联网+”的新政策模式，最大限度地扫除了电子发票的障碍。

电子化是财务会计档案实现信息化管理的重要一环，档案管理的电子化，预示着其他工作也均以此为前提有序开展。相较于传统的纸质档案管理模式，会计档案的电子化管理具有如下优势：首先，电子化丰富了档案的存储形式，利于保存和打印；其次，电子化为档案的复制与调整修改提供了便利条件，有利于更好地纠正错误并快速传递；再次，办公自动化软件的普及运用也给档案数据的计算、分析和统计带来了极大的便利，显著提高了会计处理的效率。事实上，在信息化普及尤其是新《办法》施行的今天，会计凭证、财务报告、会计账簿等各类会计核算资料均从传统的纸质管理向数字化管理转变。例如，财务会计凭证从获取、报销、入账再到归档、存放，每个环节均已达到电子化管理的标准。具体地说，第一，电子会计档案已属会计档案的管理范畴，同时明确了财务会计档案是包含电子计算机在内的电子设备产生、传输与储存的电子类档案；第二，电子会计档案在移交时需把档案自身及其元数据同时移交，当然，文件具体格式必须合乎国家档案局发布的相关规定，特殊格式的财务会计档案也要与其读取平台同时移交；第三，不论电子会计档案资料是单位内部生成的，还是接收自外部的，均可以电子形式一并归档存放；第四，电子财务会计档案如需要做销毁处理，则要由本单位的档案职能部门、财务会计管理部门以及信息系统管控部门共同指派专门人员全程监督销毁过程。

2 档案从业人员的整体操作管理能力要进一步增强

基于信息化环境的会计档案管理工作完成的好坏，归根结底取决于人。为此，档案从业人员要自觉按照新《办法》的要求，着力提升专业素养，深谙会计档案管理软件系统的操作和应用。国企要加大对全体档案管理人员的专业化培训力度，尤其要对档案操作管理流程、管理模式等实施模拟化操作，培训要涉及档案管理领域中的登记、归档、文件编号等内容，提高培训的针对性和导向性。如有必要，国企可聘用专家对本单位的档案管理人员开展“一对一”的实践性训练，力求人人过关、人人合格。要时刻提醒档案管理人员培养严谨周密的良好职业习惯，对于那些涉及企业商业机密的敏感度较高的会计档案，则要严禁他人窥探。除此以外，档案管理部门要善于挖掘和任用优秀的电算化人才，对档案管理软件的维护要引起更多的重视，使人才能在促进网络安全、加强计算机系统维护等方面发挥更大的作用。

3 搞好财务会计档案信息化管理的基础设施建设

相较于办公自动化的基础设施要求，档案管理信息化对基础设施的实际要求更高，必须要满足平稳、保密、安全等基本需求。除硬件设施外，软件设施的配备同样要围绕“信息化环境”的角度来考量。具体地说，财务主管部门要同档案部门的人员加强协作，依据新《办法》的有关规定并站在档案信息化管理的角度，审慎编制设计规划，密切结合各方面的现实需要，通盘考虑，出台恰当的方案，以防档案管理信息化系统在运行过程中所发生的问题。而财务会计软件在研发和测试时，必须要将安全保密问题摆在十分关键的位置，例如，可通过推行电子签单制度来确保会计档案的安全可靠。

4 加大财务会计档案管理软件系统的应用力度

为提高会计档案信息的可靠性和安全性，需采用防火墙、数字加密等技术手段对会计档案管理软件系统实施保护，对数据的运行和传输执行加密处理。这样一来，数据在传输时，就不致于轻易被泄露或窥探。同时，做好对以往软件系统的升级和维护，以保障系统的平稳性。

5 做好会计档案的信息备份

当前，尽管会计档案整体的管理效率持续提高，但也存在着诸如数据不慎被删或遗失等问题，且信息技术具有一定的特殊性，数据一旦出现状况，势必招致“牵一发而动全身”的后果。为有效防范这种状况的出现，档案的信息备份刻不容缓。设想若某份档案信息被遗失或意外删除，则可立即使用备份的文件，以提高档案的信息管理效果。因此，国企要实施会计档案定期备份制度，定期备份全部的档案，提高会计档案信息更新的频率，有效保障信息的完整性和可靠性，把备份的名称、时间、文件属性以及库存时间等各项内容全部在备份簿上登记，接着，会计档案管理人员可对备份的各类档案实施必要的复制和充实，以免信息遭破坏。

6 不断完善会计档案管理制度

电算化会计档案常会被轻易修改，若缺乏完善的会计档案管控制度，未能明确会计电算化档案管理人员的权责，则无法避免自然破坏和人为损坏会计档案的问题。所以，国企必须尽快完善财务会计档案管控制度，通过制度设计和实施，完善会计档案的整理、收集、存放、利用和鉴定销毁等一系列措施方法，采用前沿的安全防护技术手段，以保障会计档案信息的完整、真实、安全、可靠。

7 结束语

综上所述，新出台的《会计档案管理办法》为信息化环境下国企财务会计档案管理工作提出了新要求和新思路。档案管理部门要自觉按照《办法》的规定和要求，并对其做出科学严谨的解读，加强会计档案管理方式方法的创新。具体地说，财务会计档案的管理要主动采用电子化模式，着力提升档案从业人员的整体操作管理能力，搞好财务会计档案信息化管理的基础设施建设，加大财务会计档案管理软件系统的应用力度，做好会计档案的信息备份，不断完善会计档案管理制度，以提高财务会计档案管理的现代化水平，为信息化时代下的档案管理工作贡献更大的力量。

参考文献

[1] 江建英. 信息化环境下的会计档案管理[J]. 冶金财会，2014（10） .

[2] 彭翔鹰. 基于信息化环境的会计档案管理探析[J]. 经营管理者， 2015（08） .

[3] 齐芳. 事业单位会计档案管理存在的问题及对策[J]. 行政事业资产与财务， 2015（18） .

[4] 贺静颖. 信息化时代下会计档案的管理[J]. 中国总会计师，2015（07）.