现代企业如何做好文书档案保密工作

张明娟

摘 要：由于现代企业不断健全管理体制，且日常运营管理中信息技术的应用也越来越广泛，致使文书档案工作发生本质的改变，这不仅在企业的运营与发展中逐渐成为不可或缺的环节，还使现代企业文书档案保密工作面临巨大的挑战。下面从现代企业做好文书档案保密工作的重要性入手，探究提出做好保密工作的若干途径，旨在为现代企业提高文书档案保密工作水平提供参考。

关键词：现代企业；档案管理；文书档案；保密工作

现代企业文书档案管理指的是对企业原始资料进行收集、整理、保存等，它拥有很强的原则性、密级性，不仅要求档案管理人员严格执行文书档案保密工作的相关制度，还要严格依据保密规章开展管理工作。特别是在现代信息社会里，现代企业文书档案信息的安全性成为档案管理的首要任务。因此，现代企业如何做好文书档案保密工作是一项值得探究和实践的重要课题。

1 现代企业做好文书档案保密工作的重要性

文书档案是指现代企业凭借文字、声像、数字化等形式记录各种活动，并通过最原始的形式对记录的资料进行管理，为日后查考提供便利。文书档案是见证企业的一种凭证，参考价值很大，不仅涉及现代企业的经济利益，还与企业能否继续正常进行生产、管理等活动有密切联系。特别是文书档案中的涉密文件，它更是保密工作的关键所在，主要包括现代企业的内部资料、秘密档案、机密档案等。其中，尽管企业内部资料不涉及国家秘密，但只允许单位内部或企业自己使用，一般不对外公开。

如今，信息技术飞速发展，现代通信技术日新月异，办公室设备越来越自动化，很多窃密行为依赖的都是高科技手段，但现代企业的部分文书档案不仅有纸质的，还有信息化存储，保密工作也因此面临更大的挑战[1]。同时，文书档案对现代企业管理层的决策会产生一定指导性影响，因此把文书档案保密工作做好对现代企业的可持续发展具有重要意义，一旦文书档案保密工作出现问题，企业的生产、管理等势必会遭受巨大的损失。为使企业的根本利益得到维护，现代企业必须坚持提高安全防范能力，确保文书档案万无一失，从而切实做好保密工作。

2 现代企业做好文书档案保密工作的途径

2.1 区分保管与保密的期限

在明确保管文书档案的期限时，现代企业应从自身工作需要出发，对文书档案的现实作用进行正确的分析、鉴别，按照其保存价值、利用价值等合理判定保管期限；保密期限则需要现代企业按照国家对秘密事项保密期限作出的相关规定来明确，即秘密事项受到国家保密法律法规保护所产生的法律效力的时限。在《国家秘密保密期限的规定》中有明确的规定：除了特殊规定，绝密级事项的保密期限不超过30年，机密级事项的保管期限不超过20年，秘密级事项的保管期限不超过10年；保密期限不少于一年的以年标密，不到一年的以月标密。此处的特殊规定指的是保密范围的制定机关可以在保密范围中将某一类事项的保密期限规定为长期，包括国家秘密的资料、文件等，只要上级单位、制定机关等没有解密，现代企业就必须长期开展保密工作，严禁擅自解密，更不得随意销毁或对外提供。因此，现代企业要想做好文书档案保密工作，首先要做的就是严格区分保管与保密期限，将文书档案的保密级划分清楚，从而明确保密期限[2]。

2.2 完善文书档案监督体制

一方面，企业要建立健全文书档案保密工作制度。完善的制度是规范现代企业档案管理行为的重要途径，保密工作也不例外，需要档案管理人员按照企业实际制定切实可行的文书档案保密制度、库房管理制度、档案查阅及利用制度等，从而规范档案工作行为，加强保密工作。同时，一系列规章制度应随着时代的变化而做出相应调整，保持制度的与时俱进，从而在文书档案保密工作实践中持续更新、完善规章制度，为有序开展保密工作提供制度保障。另一方面，企业要完善监督管理体制。一是尽早安装先进的监督设施、包括摄像头等，从而对文书档案查阅、利用、管理等人员进行监督，避免发生涂改、偷撕、盗窃等问题；二是完善各种各样的监督制度，包括企业涉密文书档案的调阅管理等，需严格制定管理制度，任何人都无权在没有批示的情况下进行调阅；三是明确监督职责，建立健全档案管理人员监督体系，通过突击检查、专项检查等途径细致检查每一个利用文书档案的环节，从而加大监管力度，只要发现违法违规行为，必依法查处，保证文书档案的安全性，维护企业合法权益。

2.3 优化保密工作技术手段

随着现代企业档案管理信息化进程越来越快，先进信息技术的应用日益重要，文书档案保密工作只有加强技术支持，才能应对先进的窃密手段，不断优化保密工作技术手段[3]。一是企业应积极引进更加先进的网络信息设备、技术。部分企业由于网络安全防护能力较弱，档案应用系统极易被攻破，机密文书档案随之泄露，存在很大的风险性，需通过引进先进的技术设备及手段来确保网络安全。二是加大研制、开发及应用文书档案保密技术、防范装备等的力度，因为一味引进信息技术是不能真正确保网络信息的安全性的，需重视改造引进的技术、设备，并进行有效的管理，确保现代企业在文书档案保密工作技术手段方面的先进性。三是文书档案保密人员应坚持学习计算机技术，学会应用先进的技术手段，并在实践中坚持总结和提高，有效降低文书档案的安全风险，全面实施保密

工作。

2.4 提高管理人员素质水平

现代企业档案管理人员的职责在于确保文书档案的完整与安全，使文书档案能将其利用价值充分发挥出来。这就要求档案管理人员分类存放文书档案，并记录在案，同时保持档案室整洁、档案实体完好无缺，一旦有损坏要第一时间修复，更要避免出现文书档案失窃的现象。档案管理人员对文书档案的内容是相当熟悉的，其素质水平的高低与文书档案保密工作是否严谨有直接关系。因此，档案管理人员必须要具备高度的责任感，充分认识保密工作的重要性、紧迫性，并逐渐增强保密意识，时刻保持头脑清醒、谨言慎行，避免在有关企业的任何场所不经意泄露文书档案内容。当企业在挑选文书档案管理人员时，应充分考虑人员的性格特征，尽可能选择可靠的、内向的人员，或是专门从事保密工作的人员来担任文书档案的保密工作，且一旦确定了保密人员需避免频繁更换，预防对文书档案保密工作带来威胁。

3 结语

在信息时代，社会、经济与科技的高速发展推动档案事业的改革与发展，由此决定着档案保密管理的重要性。因此，加强落实文书档案保密工作是现代企业迫在眉睫的大事，需要企业在实践中充分认识到做好文书档案保密工作的重要性，用高度负责的态度把文书档案保密工作落到实处，并通过一系列行之有效的途径真正做好文书档案保密工作，致力于开创现代企业文书档案保密工作的新局面。

参考文献

[1]晏鹰.基于企业档案保密问题的对策思考[J].经济师，2014（09）：274-275+277.

[2]李娟.探究档案保密工作需要处理的几种关系[J].办公室业务，2015（09）：21+24.

[3]王芳.浅析信息公开环境下的档案保密工作[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2013（09）：152-153.