档案公共服务创新意识初探

张平

摘 要：在这个信息和科技高速发展的时代，新技术不断交替更新，新理念也相继应运而生。对于档案工作机构以及档案工作者而言，要将档案工作做的更好、更出色，以便于服务社会、服务大众。创新，俨然已是一个必然趋势了。

关键词：档案工作；公共服务；创新

“十三五”时期是全面建成小康社会的决胜阶段，是全面深化改革、全面依法治国、全面从严治党和实现中华民族伟大复兴的攻坚和关键时期[1]。在2015年底的全国档案工作暨表彰先进会议上，中办副主任陈世炬指出：“档案工作需要突破保守观念，创新发展理念，更好地围绕中心，服务大局”。档案工作需要树立创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，主动适应经济发展新常态，抓住机遇、改革创新，为全面建成小康社会作出应有贡献。

档案作为历史直接形成的原始记录，具有重要的凭证价值，是一种珍贵的信息资源，在现代社会，应发挥其更大的价值，服务于社会、服务于民众。

1 社会档案公共服务现状分析

1.1 档案公共服务

所谓档案公共服务，是指档案部门为满足公众需求所提供的各种形式的文化产品。公共服务理念的核心是“以人为本”，即满足人与社会全面、协调、可持续发展的需要[2]。档案公共服务就是要把公共服务的理念贯穿于档案工作的始终[3]，同时也是将档案意识融于服务，并通过服务，增强档案意识。

目前，档案社会服务也已经全面铺开，尤其是惠及民众的民生档案，譬如婚姻档案、户籍档案等。以上海部分区县档案馆为例，长宁区民生档案便民查询服务工作自2012年6月正式启动以来，成绩斐然。去年，便民查档服务全面升级，实现了“全区通办”向“全市通办”的发展跨越，查档利用人数翻番。还以“为民、务实、清廉”为主题，扎实转变工作作风，根据实际情况，为百岁老人提供“送档上门”服务[4]。今年初，为确保新老查档系统的顺利过渡，区档案局还专门编写制作了操作手册和配套光盘，选派档案管理和信息化业务骨干，深入全区十个社区受理中心的查档“一线”窗口，进行现场测试和指导。而徐汇区档案局早前也为了完善查档接待和政府信息公开查阅点的双重职能，通过“5+1”6天服务、增设语音电话查询、设置醒目指引标识、添置便民用具等措施提供人性化服务，还为特殊困难群体提供送档上门、预约查档和免费服务项。据了解，上海市及各区县档案局馆以档案服务民生为着力点，建成了“就地查询、跨馆出证、馆社联动、全市通办”民生档案远程利用服务机制，已有近3万人次享受到了档案利用服务。上海市档案馆还向社会开放了第24批档案17592卷，至此已累计开放档案近85万卷。而在各区县档案信息网上看到，每年都会有一些档案被开放，还会举办各类活动供人们咨询，便民的同时，也提高了社会的档案意识。

1.2 档案公共服务实例

1.2.1、政策有据、工龄落实[5]。在早些年前，重庆110中学的张志芳同志，因受父亲右派问题的牵连，被下放到农村劳动，80年代参加工作后，她在农村从事农业生产的那段时间一直未计算工龄。近日，她从有关部门获悉，按照中央落实右派政策的规定，这段时间应该计入工龄。但政策依据在哪里呢？于是她来到巴南区档案馆，区档案馆的同志热情接待了她，并根据她从事农业生产时间段的情况，从中央落实右派政策馆藏资料入手，逐卷逐页地查，终于在原巴县县委档案中查到了“右派子女按知青对待”的政策，为她落实知青工龄提供了依据。

1.2.2、两份档案挽回了两座电站。在2006年，同样是在重庆巴南区，那里的二圣镇原二圣乡电站和六角洞电站的权属问题，在当地一直有争议，尽快明确权属，对于保护国有资产、促进地方经济发展都具有十分重要的意义。为明确这两座电站的权属问题，巴南区二圣镇政府派杨琼、胡继宏二位同志到区档案馆查找档案，通过对馆藏原二圣乡档案和姜家区档案的查阅，找到了巴县人民政府于1984年颁发的“水利水电工程定权证”，即“巴府水证1984年109号”和“巴府水证1984年110号”存本，证实了上述两座电站的权属问题，确保了国有资产不流失，也为下一步工作的开展提供了有力的佐证。

其实，这些都是看上去极小的真实事件，甚至只是发生在偏远重庆市一个名不见经传的巴南区，基础设施并不算完备的地方，可即便是这样，那边的政府与档案部门也有着自己的信息网，而且建设的还相当不错，丝毫不逊色于上海或者北京等大城市，而且对档案公共服务做得相当之好，服务态度好，内容资料详细，帮助民众很好的解决问题。正是因为这些小地方的小例子，才能实实在在反映档案公共服务的落实，也同时说明那边档案部门人员具备了根深蒂固的档案意识与耐心服务的态度，就连民众，档案意识也深深的刻画在脑海中。这一点，就非常值得我们学习借鉴。

2 档案公共服务视角下的档案创新意识

档案公共服务的主题是“以人为本”，人民是档案服务的对象，同时也是提供利用者，在档案部门提供服务的同时，公民也参与了档案的利用和使用中，档案工作者如何去提供、提供哪种人们需要的档案，而公民又何时需要去查考，这都是档案意识的体现。

档案公共服务与社会档案意识两者之间相辅相成，提供服务的部门和工作者需具备扎实的理论知识以及档案意识，以便更好的服务社会服务公民；公民也应有主动查阅接触档案的意识，这样，档案事业才会更好的发展。当然，档案公共服务，是推动公众了解档案参与档案的最直接、最有效的方法，也是增强社会档案意识的一个不容忽视的重要内容。

档案公共服务模式的建立，各类档案的汇集，无论是对个人还是集体都有着极大的参考价值和纪念价值，也更能使“档案”及其重要性更深入人心。在服务中，我们能更好的提高民众档案意识，同时让民众在参与中加深意识。目前我们身边就有很多工作的落实，一步步正在有序进行中。如早期建设的“人才档案公共管理服务系统”，就很好的可以帮助人才引进及工作落实，更好的为社会为人民服务。此外，我国首个大中专生诚信信息公共服务平台已经在京成立。并经过之前一段时间的试运营，已建立较完善的“诚信档案”服务体系，并获得学校和社会一致好评，成为全国学生诚信信息服务体系的一张名片。专家表示，诚信档案公共服务平台对于解决学生的就业将发挥积极作用，将为毕业生的成功就业做出突出贡献。这无疑也是档案公共服务的一种具体落实。在物流业，深圳10大物流企业之一深业物流集团股份有限公司就建立了国内第一家“公共档案仓”，提供私人档案公共化高端物流服务。深业物流此举既是物流创新，又是国内档案管理的创新。公共档案仓以档案柜、档案架、专用档案装具、档案存放转移装具、储物柜等方式，对纸质档案、胶片档案、磁性载体档案、光盘档案等各单位重要的日常经营资料、生产数据和电子记录的保存和管理提供专业的解决方案。此举也是档案充分服务于各行各业的一个重要印证，同时也是档案创新改革的重要举措。

国家档案事业已经有了稳固的基础，建起了遍布城乡的档案工作网络，档案队伍不断壮大，理论与实践能力空前提高，服务意识不断创新。依据科学发展观，档案工作也在继续延伸，逐渐深入成为专业户、示范户，身边也有部分人员开始了自己的个人档案和家庭档案的收集与整理，有的甚至已达到较高水平，但与此同时还是存在很多不足，意识疏漏的群体仍占多数。因此我们必须重视档案意识的提高，规范行业服务，合理有序操作，从基本普及开始，只有基础工作做好，创新才可以更好开展。

创新意识的提升，最好的反映就在于档案公共服务的运行中，服务是一个双向的工作，没有意识的作用，服务就不会开展；相反，没有服务的进行，意识就得不到扩展和发扬。因此，档案公共服务，无疑是最好体现档案创新意识并将其深入人心的重要举措。

3 提高档案公共服务创新意识的建议

3.1 加强档案法制建设与宣传

使《档案法》深入人心，而不是只给工作者看。法与条例不同，是需要社会所有人共同重视并遵守的，我们必须依法治档，有法必依，执法必严，违法必究，任何的操作都要符合规范，才能让人们对档案事业更感兴趣、有信心，才有利于档案意识的增强。

3.2 加深领导的重视程度

这里指的“领导”，有两种，一是档案部门的领导，二是社会领导乃至国家的领导人。前者，他们必须着实地推进本单位档案工作，做到及时归档，及时处理，并周到地服务于公民，档案归档的目的通俗来说还是为了满足人们的利用需要，领导要从实际出发，而不是注重所得的盈利，使本单位的档案工作有序进行，同时也要加强各单位之间的联系与交流。而后者，是要在全社会与全世界推广档案事业，将各级各单位联合起来，发展档案事业。如此一来，互相结合，才能使档案事业蓬勃发展。只有上级领导的重视，档案才能得以全方面的完善，档案工作者才能更好的进行创新服务。

3.3 大量注入档案专业人才，提高档案工作层次

上海大学和上海师范大学有专门的档案学专业，培养着许多高素质的档案人才，企事业单位可以加强和高校的联系，抛出橄榄枝，在这个信息时代，人才是十分重要的，档案作为这个时代必不可少的一部分，也需要专业技术人才的管理及创新。只有懂得档案是什么的人，才能更好的进行意识革新，技术更新，做法创新。同时，在社会上要树立良好的职业形象，改进工作作风，开展多方位的优质服务，耐心给予公民帮助，用自己鲜明生动的形象，去赢得全社会的尊重和信赖；用自己艰苦求实的工作，去赢得人们的重视和支持。

3.4 向社会大力宣传档案工作

充分利用广播、电视、报纸等媒介，或者会议，举办各种类型业务培训班，开设讲座或研讨会，印发宣传材料，举办档案知识竞赛等，深入人心，目的鲜明地宣传档案工作。现在每年都有“档案日”，方便市民走进档案，了解档案，也提供一定的咨询服务，可是知晓度显然并不高，很多人会觉得，档案是机密，与我们生活无关，因此我们可以利用媒体，宣传“档案”，揭开档案的神秘面纱。学校也可以从小培养档案意识，做一些家庭档案、成长档案。

3.5 利用科技建立优质档案信息系统

为了更好的实现档案社会公共服务，我们应不遗余力的建设好档案信息系统，这一实用的网络信息平台，使档案网站真正能服务人民，发挥其功能。尤其是学校、医院等基层档案服务部门，目前还缺乏一套完整的档案管理信息系统，还采用着原始的方式制档，不但缺乏效率，利用更是非常不便。因此非常需要各上级档案部门共同确立档案系统建设政策，从领导开始，脑中始终映画着这个意识，并在法规政策落实下，加强队伍建设，提高技术支持，加强各部门之间的协助与档案信息资源整合[6]，将档案系统建设推向高潮。

另外，还需制定规范并强化培训，使档案日常工作有所遵循。哪些工作需要建档，哪些档案资料需要永久保存，哪些需要定期保存，都应有所规范，应结合工作实际制定出该组织归档文件材料的整理范围、保管期限等。再对组织内的主管领导和专、兼职档案员开展系统培训，使之尽快掌握业务基础知识，并通过不断实践努力，为社会各机构档案工作的开展奠定良好基础。

4 结语

档案工作要上档次、上水平，做出成绩来，而不是泛泛而谈；档案意识要真的渗透进人们脑海中，而不是像看照片一样一闪而过；档案工作者要发扬爱岗敬业精神，勤勤恳恳、扎扎实实地工作；要积极开发利用档案信息资源，创造性地开展工作，做出成绩，用实际行动树立档案工作者的威信和形象；我们公民要积极的了解档案，深入档案的实质，了解内涵，使之有效的发挥其凭证作用。由于长期处于自我封闭、对外排斥和限制，给档案和档案工作蒙上了一层神秘的帷幕，甚至以机要保密和安全等为由，把自身局限在一个狭窄的小圈子里。档案部门习惯于“你要我查，你用我取”的被动式服务，而缺乏主动、有效和积极的开发利用[7]。因而在日后的工作中，要主动提供利用，服务于社会，使得档案部门不再门庭冷落，真正做到为公众开放，做到真的意义的社会公共服务，实现档案资源集约化和服务社会优质化，以更好的达到创新服务的目的。

在当今“信息爆炸”的时代，作为重要信息资源的档案处在了一个水深火热的重要层面，任何事任何人都需要用到。在近些年的工作经历中，发现很多工作的出色完美、工作者的热情与仔细，也同时看到由疏漏和粗心所引发的问题及遗憾。很多有着理想与抱负的档案工作者由于种种原因无法进行创新，或者不被很好的重视，让人不经有些感叹。在未来的日子里，应当积极的开创档案事业的新局面，使档案部门充分发挥其作用，服务于全社会，给人们生活工作带来全方面的便利。信息化时代的档案事业，并含着高新科技技术、人才及设备等的优化配置，定能走向新的一层楼。我们要树立起自立自强、无私奉献的精神，与时俱进、勇于创新，积极主动地提供服务，带着一颗强烈的责任心，做好领头人。21世纪，机遇与挑战并存，只要我们解放思想，转变观念，抓住机遇，迎接挑战，开拓进取，充分发挥档案的作用，档案事业定会发展的蒸蒸日上。

档案对于国家而言，农、林、牧、副、渔等方面都需要它；对于我们个人而言，婚姻、家庭、工作也离不开它，可见档案的重要性如此之大。各级各类国家综合档案馆的工作人员，各行业各领域的广大专、兼职档案工作者，以及我们档案专业的高级人才，应该以建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系为己任、为要务，加强创新意识，加大创新力度，依托社会的发展，根据科学发展观，从而更好的开展档案社会公共服务。

参考文献

[1] 全国档案事业发展“十三五”规划纲要[R].2016

[2] 姜晓志.浅析档案公共服务[J].山东档案，2005（6）：14-15

[3] 王海峰.新公共服务理论对档案公共服务的启示[J]兰台世界，2008（1）：11-12

[4] 送档上门服务群众，作风建设走在路上.上海市长宁区档案信息网，http：//archives.changning.sh.cn/view_1.aspx？cid=11&id;=598

[5] 档案利用典型案例十则.重庆市巴南区档案信息网，http：//da.cqbn.gov.cn/E_ReadNews.asp？NewsID=175

[6] 盛晓奇.加强档案资源整合，拓展公共服务功能[J].档案与建设.2005（1）：5

[7] 刘开树.他山之石可以攻玉——上海成功开展档案公共服务对我们的启示[J]. ARCHIVES SPACE， 2010， 6-8