电子信息媒介下的机构档案归类创新性管理探析

刘丹

摘 要：随着信息技术的快速发展和信息管理系统的极速普及，机构档案管理工作由基本的人治到信息综合分类管理不断地进行过渡，从而形成了档案分类管理的基本归类管理模式，但是对于基本的区域机构及社群组织来说，在电子信息档案综合管理系统不断普及的前提下基本的档案管理工作发生了根本性的转变，不仅是基本管理模式的改变，同时还围绕着基本的信息归类操作原则及信息分类细则的转变，在多元化电子信息媒体介入的前提下，信息的基本归类形成了多元化机制向集中化的系统操作集成转变，从而导致了档案管理的基本实践变革。

关键词：机构档案管理；操作模式；信息分类原则，问题研究

1 区域机构整合化档案管理体系的基本格局

在现代的机构档案管理方面，包括着多种形式的组织结构模式。在管理模式方面，包括四个方面的经营形式，一是直接管理形式，对基本机构的行政及人事档案进行垂直的管理。二是开放平台管理，对企事业单位的操作及服务平台进行规划分析。三是资金服务性管理，利用一定的平台服务进行收费保持机能正常运转。四是趋势发展管理，对管理的层次结构因素进行分析找出关键点推动其重点发展。在具体的实操化管理状态中要结合相应的制度原则，创新原则，分析原则，对既定的管理目标进行相应的优化分析，得出科学有效的结论，推进管理效果的高效集中化，以发展为探讨情况，针对特定的存在进行特定的管理，坚持一切从实际出发的管理态度，才能对实际档案信息进行深刻有效的管理，从而提高管理机能的运转效率。

2 基本档案人事管理职能的主体地位凸显

基本的机构档案管理的过程中要以具体化、精细化的任务为整体导向，即在过程中建立任务具体责任模式，使人员在档案的基本管理中能够保证拥有与利用丰富的服务机会，以真正获得真正的管理经验。任务具体的模式是多种实现方式的集合体，包含着“以具体任务为定向、以管理为过程、以解决为目的”的共同特征。以任务为导向的管理还包括人员走出管理的理念，树立精细化的管理理念。在具体过程中落实到每个人员、每个小组具体的责任，在保证进度和质量的前提下，优化管理结构，多方面进行管理搭配，提高效率。

3 机构信息化档案管理体系主要问题

3.1 管理体系建设问题

深入分析现代的机构档案管理模式，可以感受到在管理方面的核心竞争力的缺乏，但由于目前管理体系不够完善，因而也导致管理模式的建设体系建设与飞速发展的信息趋势不相适应，而组织结构化的管理体系建设与整体制度体系建设密不可分，据有关调查显示：目前有82%的人们对基本的人事档案体系建设不够满意，而有32%的个人和78.5%的产业用户对机构档案制度管理体系建设不够满意；目前还没有建立科学、规范、高效的“管理机构”，有43.2%的社会群体对企事业单位的档案信息管理的信用度不够认可，这说明政府还么有把信用体系建设纳入到机构整体事业管理发展战略当中，这就会导致事业规模不断扩大但由于管理体系不够完善，因而会制约现代企事业机构单位的发展。

3.2 制度体系建设问题

尽管企事业单位的档案信息化建设模式取得了长足进步，而且在未来也有很好的发展前景，但目前仍然没有建立科学、完善、高效的运营管理制度。在管理方面，由于没有相关的制度进行规制，就会使很多不法分子有机可图，无论是社会还是个人的利益都有可能受损，因而会导致人们对管理失去信心。可以肯定的说，目前在管理服务中上当受骗的个人比比皆是，很多社会矛盾纠纷都无法顺畅的解决，很多人也就只能忍气吞声、不了了之。这说明管理在运营制度方面仍然不够完善，这是需要档案管理未来发展战略中必须认真加以考虑的问题，否则就会制约企事业单位的未来发展。

3.3 档案规划制度的问题

档案管理规划制度的不合理和中途不断地改变也是导致管理方案不断改变的重要因素。整体的档案规划体系与整体的管理方案是相互配套实行的，一方面出现问题势必影响另一方面的进度实施。但是在现实中配套管理方案的规划往往成为了被忽略的重要因素，从而使整体规划管理体系缺乏了整体管理方案的导航，导致进度的落后，不能如期完成管理工作。所以选择一个完美合理的方案是解决整体信息档案管理的首要因素。只有这样才能为高效率的档案管理实施打下坚实的基础。

4 协调解决信息化档案管理问题的路径研究

4.1 创新性的组织搭配模式

创新性管理模式是一种新的理念文化。它是源于欧美发达国家的一种工程高校管理理念，同时，创新性管理业是社会分工的精细化的体现，是现代管理模式的必然要求，是建立在常规管理的基础上实行的一种全新型管理运营模式，并将常规管理引向更加深入高效的管理模式，是一种以最大限度地减少技术管理所占用的时间和社会资源和降低时间成本为主要目标的全新的管理模式。

4.2 创新性工作管理方式的运用

现代创新管理有三个层次：第一个层次是制度规范化，第二层次是方案精细化，第三个层次组织分工协调化。创新化管理就是落实到每个人具体的分工管理责任，将管理精细化、方向化，它要求每一个管理者都要把工作做到位。要把具体的工作步骤化并保证每天的工作要完成，每天都要对当天的情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理瑕疵等等。实质上的创新化管理是整个项目工作的运行核心。管理要做好，需要有效运用创新技术与手段来对整体管理工作进行精确指导、促进整体管理的有效运作。在实施创新化管理的过程中，最为重要的是逻辑性与创新思维相结合的意识。创新的境界就是将管理中的不确定性与可操作性完美地结合起来，从这个角度来讲，创新化管理具有把整体管理引向成功的确定性方向。

4.3 信息档案管理模式开发系统的规划性操作

信息管理系统的结构设计本质上就是通过科学方法的综合性分析，充分考虑外界的影响因素，进行机构设计的优化选择从而提出符合实际情况的设计方案从而提高系统的安全性，可靠性。在具体细化分析背景的要求之下，通过系统设计师设计出合理的系统规范设计，充分考虑可变和工程可控性的因素从而提高系统工程的合理性，防止造成系统信息的混乱。其实系统工程的开发操控系数在很大程度上受项目设计师的设计水平和开发部门的开发能力决定的.要充分考虑系统模式的规范性要求，而且还要兼顾到信息管理系统的经济适用性和使用功能耐久性。一般情况下，系统的设计要满足以下的性能规范：

1.系统结构设计的安全性

所谓系统结构的安全性设计是指在不影响信息系统正常工作的前提下，系统结构能够承受各种外界环境因素的影响，有一定的防灾害性能。并且能够在一定的突发状况下面前有一定的防控强度。安全性是系统建设的刚性要求，任何系统的建设都要将设计的安全性作为第一考虑因素。

2.系统结构设计的经济性与适用性

经济性建立在安全性的前提条件之下的，只有保证了系统结构模式的安全性，才能够考虑建筑系统工程的经济性和适用性。在一般的情况下，系统工程首先要有良好的内部稳定条件和设计前景规划，进而创造出良好的档案信息服务系统。

5 结语

满足于趋向化多元化的档案信息服务要求是满足于档案信息基本服务的有效前提，对于在信息媒介影响下的机构档案的信息管理在满足于档案信息高效率操作的前提下，对于既定和传统的档案管理模式进行有效的创新，充分提高档案信息的适用性和信息系统的操作完善性。

参考文献

[1]杨恩红.人事档案工作发展思路的探索[D].山东大学 2008

[2]韩晓伟.数字化干部人事档案管理系统设计[D].山东大学 2008