浅议电子文件档案化管理重要性

2016-08-02王家恒

卷宗 2016年5期

王家恒

摘要：本文主要论述电子文件档案化管理的重要性特点以及意义，对电子文件档案化管理的模式进行初步的分析，并通过提高档案管理人员的素质来改进档案管理单位方式，转换档案管理工作等方面给出具体的措施。

关键词：电子文件；档案化管理；重要意义

在当今社会，电子档案文件数量急剧增加，因此利用网络对档案文件进行处理是人们简化程序的重要手段，档案部门应该在网络化、数字化等方面多做文章，在网络时代下，如何改进档案管理工作是档案部门要考虑的问题，根据许多档案专家的建议和多年的经验得知，档案工作主要遵循：档案信息化建设和档案事业发展的基本要求，将档案信息化纳入国家信息化建设的总方针中，以档案建设作为基础，以建设档案资源建设为核心任务，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化，在一定程度上促进档案事业的持续健康发展。

1 加强档案工作建设的基本方针

1.1 加快对档案信息化的基础设施建设

在进行档案信息化建设前，档案部门内部要建设数字化档案馆，主要包括有检索工具的建设、相关制度的建设、档案馆库房建设、档案馆馆藏建设、以及专兼职档案干部的队伍建设等等。利用网络化资源，推进计算机管理档案，提高档案部门的信息化建设和网络技术的应用程度，提高档案部门信息化建设的程度。

1.2 促进档案信息资源建设

要建设数字化档案馆，利用信息化技术对之前档案馆的主要资料进行存储和管理，这些内容主要包括纸质档案、录音、录像、照片底片档案等等，要及时将这些内容进行分类并进行整理，将这些资料录入数字化馆藏建设当中。

1.3 加强档案目录数据库建设

加强档案馆的数字建设最重要的任务就是加强对信息资源库的数据资源库建设，数据资源库是整个档案部门存储中心和资料汇总的处理中心，因此，如何有效的利用网络技术，加快对数字馆目录数据库的建设，提高档案管理中检索服务质量，是档案部门进行数字化建设的重要任务。

1.4 加强对电子文件的归纳管理

档案部门要根据档案管理的基本要求，加强对本单位电子文件的收入、分类、鉴定、著录、归档等工作的监督，保证各种电子文件的有效性和完整性，探寻电子文件的保管方法，利用有效的技术方法，制定电子文件的管理方法，实现电子文件处理计算机化、信息服务利用网络化。

1.5 加强对电子文件档案化管理

电子文件是利用计算机盘片、磁盘和光盘等为载体的磁性材料，它是在人们的社会生活中形成的，它的内容涉及很广泛，主要的几大类包括：电子文书、电子文件、电子图纸等等，与传统的纸质文件相比，它主要有以下几个特点：电子文件的阅读必须要借助现代办公设备才可以使用；电子文件具有共享性，不受到时间和空间的限制。

2 加强电子文件档案化管理的基本措施

电子文件档案化的管理与传统的档案管理有着本质上的不同，电子文件档案化是基于传统文件档案化之上的，因此结合电子文件的本身特点，利用先进的网络技术，及时的做好对电子文件的归档工作是十分重要的。

2.1 电子文件档案化管理需要专门的技术型人才

传统的纸质档案是将已经处理好的文件，在获取这些文件中有价值的部分，然后对其进行收集，按照文件产生的时间和内容形式等方面对其进行分类管理，待处理完毕之后进行组卷保存，而电子文件档案的管理则是直接利用计算机技术对其分类、组合，因此这就需要档案部门内部有专门的计算机人才对其进行专门的方案归类，并且要保证相关技术达到一定的水平[1]。

2.2 加强对原有档案工作人员的管理

在档案部门内部，首先对一些学历较低的工作人员需要进行知识的补充，以此来提高相应的管理水平，再者，要及时很据知识的更新，来增强其对应的工作能力，在具体的工作中要结合实际情况和未来发展趋势，与实际工作相结合，确保档案工作的有效性，因此，档案部门要提高档案部门内部相关管理人员的业务能力、提高其综合素养，保证档案工作的高效运行[2]。

3 以科学发展观为指导思想，推动档案管理工作的建设与发展

3.1 电子文件档案管理工作是档案部门改革的重要工作

首先，对于大多数档案部门来说，档案内部中的有价值的资料只有齐全完整的进行归档和存档，这项工作才算真正的完成，如果没有对这些有价值的文件进行归档和存档，这就说明这些文件中的相关事项还没有完成，是档案工作的不完善性，这对于档案部门来说是非常危险的，再者，档案具有存史和凭证等主要的功能，是任何工作不可以替代的[3]，例如在一个高校中，需要对学校的一个活动或重大事件进行记录，就必须要利用档案工作，一旦缺失了档案的记录，则会导致此所高校失去相关的历史。

3.2 充分利用档案工作的功能

例如对一个相关部门的中心任务进行档案工作的服务，就必须要讲究效益，尽可能将档案功能和作用中隐性状态转化为显性状态，围绕高校的中心任务做好服务[4]。

3.3 加强档案工作队伍建设

以人为本是新时期下科学发展观的基本要求，对于档案部门来说也是一样，对于档案工作的改革质量的好坏，主要取决于档案部门专业队伍的状况，因此要加强对档案部门内部专业人才的建设，为之后的档案工作的提高奠定坚实基础[5]。

3.4 推进档案化信息建设是档案部门的必要措施

档案部门要利用当前信息化技术，在一定程度上提高信息化管理档案文件的水平，推动档案工作迈上一个新的台阶。

4 结束语

综上所述，利用信息化技术的优势可以推动档案工作的建设，他们之间的关系是相辅相成，档案部门在新时期下如何利用便捷高效的工作方式来简化工作量，以适应时代的发展是档案部门不容忽视的问题，完善和推动信息化建设是档案部门保证工作高效的重要途径。

参考文献

[1]王麾. 电子文件档案化是确保档案管理完整与安全的必由之路[J]. 中国新技术新产品，2011，03：387.

[2]蔡艳莉. 办公自动化环境下高校电子文件的归档与管理研究[J]. 成都航空职业技术学院学报，2011，04：68-71.

[3]何嘉荪，史习人，章燕华. 后保管时代档案学基础理论研究——简评文件构成要素论[J]. 档案学研究，2010，01：4-8.