高职院校科研管理信息化建设实践与思考*

曹明（浙江工贸职业技术学院，浙江温州325003）



高职院校科研管理信息化建设实践与思考*

曹明
（浙江工贸职业技术学院，浙江温州325003）

摘 要：科研管理信息化发展是推动高职院校科研管理水平提升的重要手段。针对目前高职院校科研管理信息化发展现状，构建了“校内科研管理系统——校外科研项目申报系统——数字化校园”三位一体的高职院校科研管理信息化体系。结合工作实践，提出了基于统一信息标准的科研业务流程重构、个性化系统开发、系统运营维护和科研信息化发展等四点思考。

关键词：高职院校；科研管理；信息化；建设

校园网、信息资源和信息网络是高校信息化的核心内容。在高职院校中，科研管理正处于从静态单向的网站信息向数据集中的管理系统发展过程中。目前，高职院校参与国家与社会各领域的技术研究与开发活动的日益频繁，其科研业务具体涉及面越来越广，诸如课题管理、成果管理、经费管理等，无不给科研管理工作带来新的挑战。

一、高职院校科研管理信息化建设的现状

（一）高职科研管理信息化建设处于起步阶段。近几年国内大部分高职院校都制定了校园信息化建设整体规划，并投入了大量的人力、物力和财力，开始了分步实施的建设进程。校园教育系统信息化、图书资源系统信息化以及学生后勤管理系统信息化建设发展迅猛，而高职院校由于科研起步晚，科研项目和成果数量远少于教务、图书和后勤等信息化系统涉及的数据量。因此，很多职业院校对科研管理还是通过简单的使用Excel进行记录和统计查询。从国内高校科研管理系统建设的龙头企业——北京易普拉格科技有限责任公司网站披露的由其公司提供的科技管理系统服务的全国500多所高校中高职院校使用数不到60所。以浙江省内高职院校为例，虽然大部分高职院校都建有独立的科研网站或科研专栏，但建有科研管理系统的高职院校还不到1/3，且科研管理信息化总体程度不高，存在系统应用与服务教学等多方面的问题［1］。

（二）高职科研管理信息化体系建设相对封闭。高职院校教育的特点决定了教务、图书信息等系统建设比较早，教学资源信息化、网络资源数据库、开放平台以及购买图书数据库等信息化建设比较多，师生使用频率较高，这些对于推动高职院校整体信息化建设起到了重要作用。随着高职院校发展规模不断扩大，院校管理变得越来越规范，高职院校开始建设OA办公自动化系统、人事系统、学工系统、招生就业系统、后勤管理系统、财务系统、科研管理系统等等。很多时候，各系统建设时间及平台软件提供商不同，软件商提供的数据标准也不统一，大大增加各管理系统数据整合、流转、挖掘的难度，导致各管理系统之间统计数据口径不一致，核对工作量不减反增，极大地挫伤各部门信息化建设的积极性。为了避免各部门管理系统使用效率低下甚至信息孤岛的出现，高职院校各部门信息化建设要向统一标准、数据整合、建立门户、突出服务的方向发展。

（三）科研信息化技术不适应高职院校科研业务流程。数据资源共享是高校管理信息化工作发展到一定阶段的产物，数据共享环境的好坏直接影响到教学、科研、管理等方面信息化工作推进程度。以高等院校中科研仪器资源共享为例，大部分职业院校建起了大型仪器设备开放共享平台，并建立了配套管理政策机制，但超过1/4的高校尚无网络上的对校外开放共享设备服务。在科研管理层面，大部分科研管理系统仍是按照自上而下的管理思路开发出来的，平时科研管理工作也基本由科研管理人员和科研秘书在进行，教师参与度不高，教师在获取科研信息、科研资源和科研合作等多方面一开始都会觉得信息交流不畅，科研信息化管理效果不明显。因此，从用户自身需求出发构建科研管理信息化体系，潜移默化地培养教职工使用信息化工具的兴趣，间接促进信息技术与教育全面深度融合。

二、高职院校科研管理信息化建设的实践

科研管理系统是高职院校科研管理信息化体系建设的基础平台。科研管理系统的建立，有助于形成一个及时更新的科研数据中心和科研管理沟通平台［2］。由于涉及到教育管理全过程，高职院校科研管理信息化建设需立足于科研服务教学和人才培养，才能形成有利于高职院校人才培养水平提高的科研信息化建设思路。

以浙江工贸职业技术学院科研管理信息化建设实践为基础，结合笔者实际管理工作，从科研数据获取、分析和挖掘的角度思考校外科研申报系统、校内科研管理系统、校内其他专门系统相关联的三大组成部分关系，构建了基于数据利用的高职院校科研管理信息化体系。最终通过单位集中采购、个性化定制和部门自行开发相结合的手段基本形成了完整的高职科研管理信息化体系。

整个数字化校园系统包括财务系统、人事系统、教务系统、图书信息系统、科研管理系统、学工系统以及OA办公系统等，校内科研管理信息化体系就是以科研管理系统为主，利用新信息技术进行科研管理工具的衍生与拓展。目前，科研管理系统通过数字化校园建设统一采购，通过科研管理业务流程梳理、整合和重构，实现学院科研管理业务与科研管理系统相适应，对于科研管理系统之外的工作流程或信息管理通过开发学院科研管理部门网站、学生科研项目管理系统、科研微信公众平台等实现校内科研管理信息化体系的构建与完善。在建设校内科研管理信息化体系过程中，注重科研管理信息化体系与数字化校园其它模块的信息数据交互，促进科研管理信息化系统的建设融入学院数字化校园的总体建设中，同时预留校内科研管理信息化体系与校外科研相关信息数据交互接口，提升科研信息化系统数据容量，为科学利用信息化平台中数据促进学院科研水平提升服务。

（一）校内科研管理系统的设计与个性化定制

校内科研管理信息化体系包括科技管理网站、科技管理系统以及由科研管理系统衍生出来的学生科研管理系统和科研管理微信公众服务平台，实现了网站——系统——手机端的全面覆盖。校园科研管理系统是学院数字化校园系统的一部分，与其他教务、人事、OA、学工以及后勤等管理系统均由同一家软件公司供货，数据具有统一性。

科研管理系统管理端主要由组织机构、科研人员、项目管理、经费管理、科研成果、科研考核、数据表单以及系统维护等模块构成。由于科研管理系统的建设同时也是数字化校园建设的有机组成部分，科研管理系统往往需要调用学院科研设备资产管理系统、人事信息需要由学院教职工人事系统同步推送等。

由于高职院校校园文化和管理文化的差异性，科研管理也存在个性化差异，采购的科研管理系统无法完全匹配不同高职院校科研实际工作业务流程，这就要求校企双方进行二次合作与开发，实现科研管理系统的个性化修订。浙江工贸职业技术学院已经实现通过完善修订科研管理制度与科研管理流程标准化，实现科研管理系统的个性化定制开发，用科研经费报销系统取代了传统的科研经费本（卡），并与学院财务系统保持经费到款及使用的实时一致。

目前，依托数字化校园建设的校内科研管理信息化体系基本形成，与数字化校园的其他管理系统联系也已建立，数据可以实现共享。通过五年的使用，教师端个人系统中积累的科研项目和成果的数据量逐渐增多，数据分析与利用的便利性逐步显现，教师可以随时利用手机端口或电脑端口查看项目经费的预算及各科目剩余经费，历年科研考核情况以及生成各类科研成果表单等。

（二）科研管理信息化体系中的新平台开发

为提高效率、便于管理，按照学院科研管理信息化建设的思路，以客户需求为出发点，考虑客户使用便利性的原则，主要开发了学生科研管理系统和科研管理微信公众平台。

学生科研管理系统包括项目立项申报、延期申请、结题申报等项目管理；经费预算填报、报销填报等经费管理；项目执行过程中学生利用学院开放科研机构平台开展项目研究周记等过程管理，项目管理流程中形成了学生——指导教师——科研管理部门三级管理，结构简单、功能实用。

科研管理微信公众平台与智慧校园微信平台对接，包括科研工作常规安排时间及管理工作流程、科研制度查询（信息点查询）、以及教师科研管理系统中的个人科研成果及项目三大模块，同时通过每周定期推送及科研处微网站链接等提高教师使用粘度。考虑到信息安全性，对于查询教师个人信息模块实施实名制绑定。

三、高职院校科研管理信息化建设的思考

结合校内科研管理信息化系统、校外科研项目申报系统、数字化校园各模块业务流程及相关数据的交互，构建了基于工作业务流程的、开放的高职院校科研管理信息化体系，实现科研管理业务信息化。但是科研管理信息化系统中产生的大量数据，其用途是目前科研管理系统所未考虑的，导致了大量科研数据的闲置。科研管理信息化的发展目标是校内资源整合和优化，并通过数据分析与挖掘功能实现科研管理信息化服务学院教育事业发展。高职科研管理部门要研究数据标准并完善各数据之间的关系，重视历史数据积累、学习数据处理技术等，利用科研管理系统的数据统计功能和数据导出功能，研究校内科研项目和成果的相关性，对相关数据进行分析与挖掘，从而进行项目挖掘，促进学院跨专业科研团队的建设等。基于此，提出以下几点高职院校科研管理信息建设的方向性思考。

（一）基于统一信息标准的业务流程重构

学院的信息建设需要制定各部门共同遵循的统一信息标准，包括数据项、数据类、数据集、编码等，用以理顺学校各职能部门内部和各部门之间的工作流程，便于实现管理数据共享。为了便于实现信息数据的标准统一，最好是采用一家供货商提供的数字化校园系统，对于实在无法实现的学校，就必须在采购后续的其他管理系统对供应商提出数据标准的要求，这样才可能在后期使用过程中获得高质量数据。

高职院校总体信息化建设是需要由学院总体规划，信息部门牵头，各职能部门配合、相互协调进行建设的。结合科研管理制度以及科研管理部门与校内其他部门、校外机构的业务流程，进行科研管理流程的数据化和标准化，这需要从顶层设计出发，改变以往科研管理系统应用缺乏统筹的旧格局，加强标准规范。

（二）基于学校管理特色的个性化系统开发

无论是数字化校园，还是科研管理信息化系统，任何一家公司开发的系统都不可能完全适用于每一个院校，在实际应用过程中的满足院校管理需要的个性化需求开发是必然的。在实际系统开发过程中产品除具有易用性、灵活性、开放性等基本特征外还要注意系统使用的用户使用体验、移动互联时代的信息特征以及教师信息化素养能力水平的差异性等。

由于大部分高职院校科研管理系统都属于数字化校园组成部分，与各级各类项目的申报系统无法直接通用，教师申报校外项目时无法验证是否出现项目重复申报等情形，只有当教师进行科研业绩考核时，将校外立项项目录入到学校科研管理系统时才可以判断是否存在项目重复多次申报等信息二次审核。

为了提高高职院校科研信息化建设过程中产生的大量数据的利用率，还要加强对校外科研申报系统中公开信息的抓取技术、公开科研成果的筛选和整个信息化系统数据的分析与挖掘。通过字段格式统一标准，导入校外项目申请书表单，实现关键字段识别，并实现快速导入，最后通过项目关键词或主题词进行自动分析归类相似课题。这就要求高职院校在校内科研信息化系统中预留外部信息的输入、输出的标准接口等。

（三）基于服务教师发展的系统运营维护

教育信息化，强调信息技术在高校教育中的普及和应用，随着科研管理信息化的发展，信息化技术提升了科研管理工作的效率与水平，从科研管理的有效性与稳定性来看，科研信息化管理提升了管理的效率与精确度，建立了标准的科研数据，完善了基础数据库，使众多科研管理的复杂问题简单化。

然而在高校中，大多数涉及教育管理的师生并不关注技术的发展，只关心技术带来的便利。教育信息化服务于学院科研发展，首先要考虑的就是服务对象，要知道通过做工作说服别人使用一项新的信息技术或者改变原有的工作方法流程是非常困难的。因此，在科研管理信息化的发展过程中要以服务用户的理念不断加深信息技术与教育全面深度融合。从教师自身需求出发，为其提供易学易用的科研管理工具，激发教师使用信息化技术的主观能动性，从而提高教师的信息化能力和素养，间接促进学院教育事业的发展。其次，不宜把高校科研管理信息化应用技术全部外包，否则容易导致后期由于外包公司的变动、工程师流失、技术落后造成项目应用不畅或者不能升级等问题［3］，与校内基础数据库无法同步更新。

（四）基于数据分析与利用的科研信息化发展

高职院校的科研管理信息化发展的2.0版本应该是由科研管理信息化向科研信息化转变。要知道以信息化推动科研管理水平的提高，必然要以信息化促进科研数据化的发展。目前，高职科研系统的信息化发展很快，敏捷网络将跨越信息孤岛，但数据化过程很慢，这是由高校数字化校园建设进度和粗放的科研管理所决定的。同时，数据质量是数据分析结论有效性和准确性的基础，对于大数据技术在高校科研信息化过程中的应用，需要确保数据准确，建立良好的数据管理机制［4］。

参考文献：

［1］蒋学.高职院校科研管理信息化建设存在问题及对策分析［J］.职教通讯，2015（5）：35-38.

［2］彭俊.构建信息化科研管理系统研究［J］.中国高校科技.2011（6）：52-53.

［3］杨红波.北京外国语大学：数字化校园管理与发展［J］.中国教育网络，2015（11）：34-36.

［4］赵玉洁.大数据在高校教育信息化中的应用探究［J］.中国教育信息化，2015（10）：38-41.

（责任编辑：钱守义）

中图分类号：G311.献标识码：A.章编号：1672-0105（2016）02-0001-04

Doi:10.3969/j.issn.1672-0105.2016.02.001

收稿日期：2016-05-15

基金项目：全国教育信息技术研究“十二五”规划2014年度立项课题（146232051）

作者简介：曹明，硕士，浙江工贸职业技术学院副教授，主要研究方向：科技管理与科技创新。

Practice and Thinking of Information Construction of Scientific Research Management in Higher Vocational Colleges

CAO Ming
（Zhejiang Industry&Trade Vocational College，Wenzhou，325003，China）

Abstract:The development of scientific research management information has become an inevitable trend to promote the level of scientific research management in higher vocational colleges.In view of the current situation of higher vocational college research management information development，build a scientific research management information platform of a trinity of school scientific research management system，off campus research project declaration system and digital campus in Higher Vocational Colleges.Combined with practice，four points on the construction of information standard，workflow-recombination，personalized system development，system

operation maintenance and development of scientific research informatization are proposed in the paper.

Key words:higher vocational colleges；scientific research management；informatization；construction