试论档案管理的问题与对策

巴彦

[摘 要]档案在经济体制快速发展并不断完善的今天，在各个团体单位中所占比重越来越大，就我国目前而言，各单位团体对于档案管理没有合理规范的管理方案，管理方式落后，不能取得良好的管理结果，存在记载不清或无处可查等诸多问题，跟不上经济的发展步伐。档案作为信息载体，在团体单位中扮演着着协调、依据的角色，是单位运作的基础条件。所以，找出档案管理中的问题，究其原因，是进行档案管理的基础条件，档案管理者还要积极提升自身能力水平，在不断的分析研究中找到适合的管理方案，使档案管理工作科学有序的进行，为自身发展和社会使用提供资源。

[关键词]档案管理；问题；对策一、档案管理工作简介

档案管理从狭义来理解，就是档案业务的工作。是档案室利用科学的方法和原则进行档案管理，以便更好地为社会的各项事业服务。提高机关单位的工作效率，保证机关单位的工作质量，同时能维护一段时期真实的历史面貌。档案管理工作具有现实性，因为它记录了过去和现在的工作情况和历史情况，是今后备查的依据。档案的真实性，可靠性决定了档案是第一手参考材料。档案真实记录了单位工作的开展和结果，完整系统的档案是一个单位工作内容与成果的书面概括和客观的反映，为今后工作的开展提供真实的参考和凭证。档案管理信息来自单位工作的各个环节，包括单位上级主管对下级下发的指令、条例，规定等。这些信息都是通过档案管理这项工作来进行分门别类的管理，方便日后的查询。

二、档案管理存在的问题

一直以来，档案管理都采用人工管理模式。在人工管理的模式下，档案资料在长期积累下产生了大量信息和资料，这导致文件的归档和检索都非常的繁琐。许多问题在这种管理模式下长期存在：（一）归档的内容程式化。因为不符合时代的发展需求，生成的档案材料缺乏完整性和系统性。工作单位在层次、分类、结构等各个方面多元化发展，使得档案的信息量骤然大增，档案内容渐趋复杂。由于单位在进行档案管理目标不甚明确，档案的整理也缺少可执行的标准，档案归档时候不够科学，因此就导致了档案的规范化程度较低，归档的材料不齐全，造成归档的内容程式化，最后极其容易只是走个形式；（二）档案管理制度不够完善。在之前，档案发展程度不够，管理手段落后，管理模式呆板，和当今的电子技术发展脱轨。出现这个问题的主要原因是单位的档案管理部门的硬件设备落后，更新不够及时；（三）各级领导对档案管理的意识薄弱，对建档和归档不够重视，许多基层的单位没有指定和执行档案的细则，操作无章可依，缺乏规范的操作程序。档案管理的工作人员服务意识比较淡薄。认为自己的工作就是接受和分类文档。这个问题的出现主要是对档案建设的重视度不够；（四）经费不足。档案管理工作的物质基础是专项经费，这个经费主要用在两个方面。一个是更新硬件设备，例如电脑、档案库房等；另外一个是将经费用在从事档案科研工作，提高档案管理的科学水准，加大经费的投入比例。第五是档案工作宣传力度不够，参与的群众数量少，意识淡薄，档案管理工作的性质、内容不被广大群众所了解。

三、档案管理工作中存在问题的对策

如何对档案进行更好的管理是我们现在需要做的，对档案管理中出现的问题进行解决，才能从根本上解决这些问题。

（一）对档案管理进行系统化的管理，提高管理人员的素质。由于人员的素质将会决定着档案管理的质量，所以人员素质的提高成为档案管理中最重要的一环。档案工作连续性强，档案管理人员需用较长时间才能逐渐适应。因此，从维护档案工作的长远利益考虑，必须保持档案管理人员队伍的稳定。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。并且对档案管理建立系统化的管理，来保证其管理的质量。掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，有利地提高了工作效率，档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，一篇文稿不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。

（二）狠抓组织和人员落实工作，加强人员管理。对档案的管理要做到组织机构落实、人员落实、库房落实。要做好档案管理，首先必须理顺管理体制，做到组织机构落实。不论当前对管理采取何种模式，都要根据其实际情况，建立档案管理组织机构，配备专职档案管理人员。采用分散管理模式的，一定要加强业务指导工作，保证档案管理和整理的质量。档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。只有建立健全的组织才能健全档案管理。

（三）加大信息化的投入，利用计算机进行辅助管理。运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用数字化档案管理，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。实行计算机辅助管理能提高效率，降低失误率。对档案的原有重要部分应该予以保留，并对档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。在计算机上建立网络，对档案进行网上管理，建立信息化的平台，档案管理的最终目的是提供档案信息，为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。

四、结语

档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，是社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。

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