文书档案信息化管理探讨

2016-07-25刘芳

环球市场 2016年3期

关键词：问题探讨信息化管理档案管理

刘芳

蓬莱阁管理处

文书档案信息化管理探讨

刘芳

蓬莱阁管理处

摘要：文书档案信息化管理具备传统管理方式所不具备的优点，本文对现代文书档案管理的结构设计及功能进行介绍。

关键词：档案管理；问题探讨；信息化管理

1应用办公自动化的文书档案管理优点

1.1办公效率大幅度提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整。齐全，避免漏写﹑漏抄；用笔规范﹑耐用，字迹工整﹑清楚；分类﹑统计准确无误，结果有费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集﹑储存﹑分类。统计和查阅等环节变的十分方便﹑有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

1.2电子文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温﹑高湿﹑酸﹑酶﹑氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存﹑读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD﹑DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存﹑读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

1.3提高了文件传递的速度和安全性

在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。

2档案管理中存在的不足

内容上，立卷不够规范，案卷质量不高。一是档案材料内容填写不一。“三龄一历”（年龄﹑工龄﹑党龄﹑学历）记载多样，二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。

2.1普遍档案管理的重要性认识不够

长期以来，相当一部分领导对档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调﹑查档就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，自已不想管也不愿管。因此，往往容易忽视档案管理工作，未把档案管理工作纳入到议事日程，档案工作不研究没安排，档案问题得不到解决，场所﹑经费﹑人员没有保障，档案工作自然就做不好。

2.2 硬件设施解决落实差

档案室建设简陋，经费投入不足。大部分档案室建设不标准﹑不规范。个别单位没有专用档案室，有的单位档案室狭窄﹑潮湿﹑“六防”设备不配套，引起档案材料霉变﹑虫蛀，影响档案的美观整洁﹑完整。

2.3 档案管理人员管理手段落后

由于档案管理人员大多数是兼职，因此导致了管档人员工作变动频繁，新手占70%，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性﹑管档要求﹑档案材料的收集﹑整理﹑归档﹑装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。

3文书档案方法和几点措施

文书档案的信息化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实际应用过程中遇到的一些问题，本文提出以下几点应对方法。

3.1信息化系统内、外网隔离

在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全最有效﹑最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进﹑出网络的数据；管理进﹑出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

3.2提高档案管理人员的素质

《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠﹑作风正派﹑责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作﹑生活﹑充分发挥他们的积极性和创造性。建议主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。配置专（兼（职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。

3.3加大投入，进一步夯实档案工作基础

各单位财政在档案工作上要舍得投入，档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护﹑档案保护和抢救﹑档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算；各单位要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风﹑采光﹑防盗﹑防虫﹑防潮﹑防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调﹑电脑﹑扫描仪﹑监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失﹑不损坏，又保证档案信息不失密﹑不泄密。