医疗机构仓储管理系统信息化平台应用初步研究

林俊杰+聂晓绚+章怿+马庆+王俊+高瑜+张喆+陆韬宏

摘 要 本研究以上海市血液中心仓储管理为研究模型，建立适用于医疗机构（包括采供血机构）仓储管理的系统信息化平台，从申购、购入、确认、入库、标识、贮存、监控、发放（或退货）到使用整条流程线的信息化管理进行阐述，对医疗机构的仓储管理情况进行有效控制并跟踪仓储业务的物流和成本管理全过程，实现了较完善的仓储信息化管理。

关键词 仓储管理 信息化管理平台 应用

中图分类号：R197.324 文献标志码：A 文章编号：1006-1533（2016）12-0022-03

Preliminary study on the application of the information platform of warehouse management system in medical and health institutions

LIN Junjie， NIE Xiaoxuan， ZHANG Yi， MA Qing， WANG Jun， GAO Yu， ZHANG Zhe， LU Taohong

（ Shanghai Blood Center， Shanghai 200051， China）

ABSTRACT This study elaborates that taking the warehouse management of Shanghai Blood Center as the research model， the suitable platform of warehouse management system（WMS）in medical and health institutions is established to manage the information from application， purchase， confirmation， warehousing， indication， storage， monitoring， distribution（or return）to the whole process line. This WMS effectively controls the warehouse management in medical and health institutions and tracks the whole process of warehousing business and cost management so as to realize more perfect storage information management.

KEY WORDS warehouse management； information management platform； application

为适应市场需求和竞争，医疗机构（包括采、供血机构）的各项管理越来越离不开信息化的支撑。物料管理信息化可以极大地提高管理效率，为物料管理实践开辟新的领域[1]。仓库是储存物资的场所，是物流活动的中转站，是调节物流的中心。仓储管理系统（ware house management system，WMS）是一个实时计算机软件系统，它能够按照运作的业务规则和运算法则，对信息、资源、行为、存货和分销运作进行更完美地管理，使其最大化满足有效产出和精确性要求。作为国外物流行业企业运用较广的一种仓储管理技术，正日益受到我国众多物流仓储企业的青睐和重视。

目前我国大多数医疗机构（包括采供血机构）仍然依靠人工仓储进行管理，经常会出现如物料无法及时供应、物料未能先进先出（即指根据先入库先发出的原则，对于发出的存货以先入库存货的单价计算发出存货成本的方法）而出现诸如过期报废、供应商资质不全被误用等问题。现有的手工对账模式和以人为主的仓储管理不仅容易导致主观偏差，还缺乏系统性和验证监控模式。如何高效管理仓库、利用仓库，如何使仓储作业规范，成为医疗机构（包括采供血机构）急需解决的问题。本研究以上海市血液中心仓储管理为研究模型，拟建立一套医疗机构（包括采供血机构）可通用的仓储管理系统信息化平台，供参考和借鉴。

1 国内、外仓储管理研究现状

WMS是现代企业进行物料管理和处理的业务系统，它可以实现本地一个或者多个仓库的精细化管理，也可以实现制造企业、物流仓储企业、连锁业等在大范围内异地多点仓库的管理。20世纪50、60年代是WMS发展的初级阶段，国外众多学者开始尝试综合应用管理科学、工程数学系统分析的方法进行工厂设计。20世纪70年代以来，专业WMS在美国面世，标志着WMS进入快速发展阶段[2]。20世纪90年代以来，通过信息技术在企业中的运用，可以使企业的生产计划与市场销售的信息充分共享，计划、采购、生产和销售等各部门之间也可以更好地进行协作。1990年开始，美国医疗信息与管理系统学会每年开展一次医疗机构信息化建设调查问卷，2011年的调查内容主要包括信息化优先工作、信息化预算、信息化发展障碍、信息化治理、信息化安全、信息化对医护的影响、资金投入、信息共享交换和人力资源等9个方面、37个问题[3]。

我国WMS研究在起步上较晚，技术上相对落后。1982年，美国物流专家Richard Muther来华讲授系统布置设计、物料搬运设计、系统化工业设计规划，国内将其3本著作进行了翻译出版，可称之为我国现代WMS发展的开端。2002年，卫生部信息化工作领导小组办公室对国内6 921家医院进行了调查，其中2 179家建立了医院信息系统。该项调查仅为了解全国医院信息化建设的基本情况，数据项较少[4]。2006年，中国医院协会信息管理专业委员会开展的医院年度调查，主要对信息化有关问题、技术应用、硬件设施、系统建设、信息安全、资金投入、规划发展等相关内容进行调查[5]。研究结果从侧面和局部反应了医院信息化建设现状，但对医院信息化水平的评价功能作用有限，并且没有形成一套有效的评价指标体系。

目前我国仓储管理技术基础相对落后，特别在医疗卫生机构的后勤仓储管理方面，因此设计和使用可通用于医疗机构（包括采供血机构）的仓储管理系统信息化平台有着重要意义。

2 WMS仓储平台的研发及应用

2.1 WMS研发平台

通过Microsoft SQL Server数据库技术，在运行维护平台上研发、设计WMS。

2.2 合格供方和物料清单管理

在WMS建立合格供方档案，包括供方的名称、资质情况及有效期、资质评审状态、评审结论等信息。

2.3 入库登记、查询、质量抽检、放行及盘库

2.3.1 入库登记和查询

根据不同物料类别，在WMS建立完成仓储地址设定，包括即将入库的物料名称、规格、数量、批号、有效期、入库日期和供应商信息，完成物料入库工作，并把物料标为待检状态。

2.3.2 质量抽检、放行和盘库

已采购物料需要经过质量部门的质量抽检。该批物料经检验合格并经质量部门放行，WMS将该批物料计入库存总量中，并提示可以向业务科室正常发放。该批物料如经检验不合格，WMS会显示阻止该批次物料的发放。仓储管理员可以利用WMS的盘库功能，通过与仓储内实物核对，实现系统与实物的校对，保持账面与实物相一致。如果发现实物数量与系统显示不一致，可及时查清原因。

2.4 物料报废及退货

2.4.1 物料报废

对于在一定比例内的物料报损，业务科室经批准审核后，负责在WMS内填写各种报损原因，计入物料消耗。

2.4.2 退货

对于超出一定比例（3‰）的物料报损或其他原因（细菌污染等）需要做退货处理的情况，通过WMS退货至厂商，完成物料的退货流程，数量直接在后勤仓储内减去。

2.5 物料申购、备货出库和接收

业务科室根据实际工作需要，至少提前3个工作日通过WMS提交申请单，明确所需物料的名称、数量及需要配送的日期。通过打印相关申请单，方便仓储管理员统计物料需求并做好备货出库工作的申购及发放流程。

总务科室接到各业务科室物料采购申请后，在WMS中建立申请单，通过审核传递相关信息给仓储管理员准备物料。建立申请单的过程中，可根据物料所在仓储地址，进行申请单拆分。

仓储管理员需要对业务科室所提交申购单中的物料名称、规格和数量进行确认，通过WMS引用对应申请单形成物料出库单。仓储管理员也可根据库存情况对出库单内物料的数量进行修改，仓储实际发货数量及业务科室实际接受数量以确认后的出库单为准。仓储内物料的发放在WMS内遵循“先进先出”原则，进一步确保物料有效期的监控。

当天出库物料通过WMS打印出库单，业务科室需要在当天对出库单和实物进行核对并在WMS内予以确认接收。接收确认完成后，WMS将对应数量的物料从后勤仓储内移除，计入业务科室库存内。

2.6 小结

WMS系统目前已运用到上海市血液中心，运行状况良好，主要体现在以下几方面。

2.6.1 提升仓储管理效率

自定义预警提示项目提高了人员管理效率，减少了信息滞后带来的法律风险；多种业务类别和灵活查询方式的查询报表则提高了日常事务处理效率。

2.6.2 清晰了解物料信息

完善的物料信息档案可供管理人员及时了解物料信息及构成情况，同时便于查询。当合格供方的资质有效期即将过期前（可以设置为提前一定时间提醒），WMS会及时予以提醒。当合格供方的资质有异常情况时，如资质有效期已过期，则WMS不允许由该供应商提供的产品入库，直到确保供应商的相关资质符合国家法律、法规要求。在WMS建立物料清单，对物料予以分类管理。清单的建立包括物料分类、名称、规格、有效状况及使用情况等。

2.6.3 降低库存成本及库存控制不当

库容设计和预测模块的加入，既可合理设计仓库大小，减低库存成本，又可有效防止最低库存量控制不当导致的物料库存失控状况发生。通过WMS设定物料信息，可提前一定时间提醒采购员及仓储管理员，确保物料在有效期内进行使用，防止过期物料的非法使用。

1）最低库存预警设置

设定最低库存数量，WMS可以对当前库存进行监控。当相关物料在仓储内当前合格数量低于设定的最低库存量时，系统将发出采购提示，提醒采购员及时补货。

2）资质过期提示设置

通过WMS设定相关供应商信息，可以提前一定时间提醒采购员向供应商索要新资质，确保供应商的相关资质符合国家法律、法规要求。

3）有效期预警设置

通过WMS设定物料信息，特别是关键物料的失效日期。可以提前一定时间提醒采购员及仓储管理员，确保物料在有效期内使用，防止过期物料的非法使用。

2.6.4 规范业务流程，提高管理水平

WMS的应用在库存管理、采购管理、物流管理等过程中，加强了信息化应用，保持了信息沟通渠道的畅通，降低了因信息传递失误而导致的物料供应链不顺和物料质量降低等问题。

3 讨论

WMS高效地运用了信息化平台，实现了有效实时管理，其最大优势在于增强员工与员工、员工与机器、员工与管理者之间的沟通质量。通过WMS设定相关供应商信息，特别是相关重要资质的失效日期，可以提前一定时间提醒管理相关人员，确保供应商的相关资质符合国家法律、法规的要求。从申购、购入、确认、入库、标识、贮存、监控、发放（或退货）到使用，整条流程线的信息化管理可以为仓储管理提供有效保障，确保关键物料的充足、安全，为业务工作提供安全和先进的后勤服务[1，7]。但在实际应用时，部分不确定因素还需在WMS中设定相关的规则和路径，包括物料的计量单位、物料入库的批次定义、仓储库存数量与业务科室库存数量的统一、信息流出库实物流在配送途中的归属界定等。

WMS涉及物料的申购、采购、入库、质量抽检、库存盘点、出库发放、使用和统计汇总等环节，需要通过现代化管理方式，对物料进行科学有效地管理，充分利用各种资源，发挥资金效用，以提高工作效率和管理水平。自定义预警提示项目提升了人员管理水平，减少了信息滞后带来的法律风险。该系统实施前，每年需要花费大量人力核对供应商资质原件、各种证书有效期时间等信息。如出现证书即将过期等情况，会造成货物供应不上或使用过期货物；系统实施后，只需要定期进行日常数据维护及记录更新信息，从未发生过由于信息滞后导致的工作差错。

实现仓储的全面信息化管理有利于人、财、物三方面合理配置，有利于提升仓储管理效率和管理质量，有利于质量体系的进一步完善，更有利于后勤现代化管理[6]。WMS涉及了所有业务科室的物料管理，部分物料交接流程较为繁琐，需要后勤与各个业务部门在WMS使用期间能够不断完善细节及提高系统操作性和实用性，真正使信息系统服务于仓储日常管理工作，有效提高仓储管理效率。

本研究以上海市血液中心仓储管理为研究模型，对仓储管理系统信息化平台进行有效控制、跟踪仓储业务的物流和实现成本管理全过程，实现了较完善的仓储信息化管理。同时对管理系统的有效性和适用性进行了验证，在医疗机构（包括采供血机构）仓储管理中具有一定的通用性。

参考文献

[1] 黄金环， 张翙， 庞栋. 血站关键物料的质量监控及管理[J].中国卫生质量管理， 2010， 17（3）： 79-81.

[2] Markus ML， Fenema PCV， Tanis C. Multisite ERP implementations[J]. Commun ACM， 2000， 43（4）： 42-46.

[3] Felt-Lisk S. New hospital information technology： Is it helping to improve quality？[EB/OL]. （2007-07-21）[2012-05-26]. https：//www.mathematica-mpr.com/-/media/publications/ pdfs/newhospinfo.pdf.

[4] 中国医院协会信息管理专业委员会. 中国医院信息化状况调查报告—2006公开版[J]. 中国数字医学， 2007， 2（2）： 5-15.

[5] 张丽君， 李华才. 开展医院信息化测算评价工作的思考[J]. 解放军医院管理杂志， 2002， 9（6）： 569-570.

[6] 艾晨. WMS仓库管理系统的设计与实现[D]. 北京： 北京邮电大学， 2011.

[7] 王丽芳. 浅谈血站关键物料质量管理对于安全输血的重要性[J]. 中国实用医药， 2011， 6（34）： 254-255.