浅析中小企业ERP实施中的数据问题及效果研究

煤炭科学技术研究院有限公司 刘坦

浅析中小企业ERP实施中的数据问题及效果研究

煤炭科学技术研究院有限公司 刘坦

本文依据中小企业实施ERP过程中的数据特点、分类状况，简要分析了中小企业数据准备过程中的数据整理及收集、系统运行过程中的各项数据存储周期管理、系统上线过程中的数据检查和整合录入，进而探究ERP实施后的效果。

中小型企业 数据处理 ERP 效果研究

随着国内各中小企业市场竞争压力的日益增大，信息化建设也随之加大。建立企业ERP系统并不难，而真正面临的问题是如何使该系统充分发挥其作用，有效的提升企业竞争力。相关研究显示，数据质量是影响信息系统利用率的决定性因素，系统效率的高低和数据的及时性与可靠性有关，而粗放型的管理模式以及发展速度过快造成的中小企业的数据现状将直接决定该企业的ERP系统数据特点。因此，从数据的角度分析，将ERP系统实施的整个过程合理的分成数据收集的准备阶段、数据整理的系统上线阶段以及数据管理的系统运行阶段。

1 数据分类和特点

1.1 数据分类

中小企业的数据常被分为静态数据和动态数据。静态数据一般指展开业务活动前所需要的基本数据，比如客户供应商的信息、原辅材料的信息等。动态数据则指业务开展的过程中，随时出现的需即刻处理的事务信息，比如生产安排及销售订单等。静态数据是动态数据的基础，它在数据运行的整个过程中能够保持基本不变，可通过调动静态数据保持该数据的唯一性。动态数据随时间变化而改变，其变化频率较高。按切换点来划分，可将动态数据分成日常数据与初始数据。

1.2 中小企业数据的特点

中小企业的数据现状主要有两方面：一是，企业原本就存在的“个案项目”构成的异构数据，致使数据在集中处理时无法共享；二是，因为管理水平跟不上，存在着大量的手工数据；一些数据存在口径差异、冗余且统计不规范，还易发生相同数据在相同时间、不同部门中、以不同的表述出现的现象。尤其在中小企业的日常运行中，很少对数据进行合理的整理及汇总，极易造成局面混乱。因此，为避免以上问题，应及时做好相应阶段的数据收集及整合管理。

静态数据具备较大的准备难度，它涵盖了企业中所有可见及不可见的信息，可见信息如成品资料、客户供应商的信息、会计科目等，该种信息与手工作业相似，获取与理解都比较容易。而不可见信息如仓库性质、单据类型等在手工作业过程中是不会涉及的，但对将来数据的汇总与统计会有影响，该种数据更不易于收集及整理。此外，静态数据准备的工作量大，各种信息的记录可从几个至几十万个不等，每条记录又包含几十乃至上百个字段。所以，由于数量大，准备时间长，在开始时就应安排专人着手准备，同时注意合理统筹，提高效率。

动态数据准备的基础是不同模块上线过程中的切点数据。因此，其数据准备的方式也不尽相同，例如计划企业7月份的原料管理子模块上线，要以6月末帐目的余额为准；通过较全面的数据盘点后所得的准确数据明确企业材料库存数量。所以，动态数据的准备时间较短，但所需人力较多。

2 收集准备过程中的企业数据

2.1 确定收集数据的工作范围和组织形式

成立专门的职能部门与数据小组，各职能部门人员均参与，并选出专人负责，保证数据准备工作的顺利进行，避免所得数据不实延误工作。静态数据的要求与范围确定好后，数据小组应明确数据准备的重难点、分析数据的搜集来源，确定数据准备工作的进度与分工。

2.2 确定收集数据的模式和方法

数据小组需根据业务特点将收集的数据进行分类，准备好合适的收集模板，可利用工具软件如Access、MS Excel、SQL Server等辅助收集与整理，这些工具软件不但可以提高工作效率，还能用于查错。为确保及时完成数据收集工作，企业应引导不同部门一起进行，然后交叉传递各自已完成的任务；或者将数据收集工作分成几个部分，由不同部门各自负责。该模式对数据传递路径的要求比较高，尤其应注意表格发出时要统一编号，部门间要做好交接工作，既要保证进度，又要避免失误。

2.3 编码规则的制定

对数据进行特定的编码，能确保它在ERP系统运行中的唯一性，可以避免产生混乱。因而，制定相关编码原则是完成数据准备的基础性内容。编码可以为庞大的数据确立唯一的识别标识，能够快速有效的完成查询工作。一个完善的编码体系需多部门反复研讨，不同数据的编码结构存在差异，但它们需遵循共同的原则即标准化原则、唯一性原则、同样的编码结构；同时还需要考虑编码的可处理性及实用性等特点。建立完整的编码体系在考虑中小企业的发展对信息编码要求的同时，还要注意企业现状，符合数据处理需求，便于使用计算机处理。编码不仅属于技术问题，或是ERP系统的开发组及数据小组的内容，还涉及到不同部门乃至整个行业的特点，应考虑多方原因。

2.4 转换与导入数据

数据中既存在手工作业的原始数据，还有“个案项目”的异构数据。可组织专人将手工原始数据直接输入，而异构数据的数据量比较大，使用直接输入的方法不现实，可使用数据转换系统或专门开发数据转换程序。

2.5 数据的核对与校验

保证数据正确是整个工作过程的核心内容，若任意一组数据出现错误，所有的工作将毫无意义。这就要求数据小组在收集整理数据的过程中，要对其不断地进行核对与校验，保证数据质量。若发现错误就要与具体部门及时沟通并解决，避免大量积压，影响工作进程。数据的检查一般从三方面着手：（1）完整性检查，主要是数据的记录数量完整性、字段完整性以及类型完整性。（2）正确性检查，针对不同行业或部门需制定相应的检查原则与范围。（3）唯一性检查，一是考虑到是否存在多物一码的情况，该情况可在ERP软件运行时被发现；还要考虑到是否有一物多码的情况，这种情况无法使用软件检测，要坚决杜绝，以免出现严重错误。

3 整理系统上线过程的数据

3.1 初始数据的准备

系统上线过程中的一个重要问题是切换点数据。点数据主要指系统的初始数据，也就是系统最初时间点上所显示的中小企业的实际动态数据状况。初始数据的准备可分为下列几步：（1）确定上线的时间；（2）对库存进行较为全面的盘点工作，盘点时依据的是编码规则；（3）尽可能在ERP系统上线之前处理好尚未完结的业务，从而降低系统与手工切换之间的难度，尽可能减少对账工作量；（4）组织专人将静态数据集中导入系统中；（5）在上线之后短期内，对手工帐及食物进行核对，检查数据是否正确，查出差异并及时调整，找出差异原因。

3.2 保障数据的实时性与有效性

系统实现不同于手工作业，在上线前后，其业务处理的方式有所不同。导致差异的因素除了帐帐不符以及帐实不符外，管理口径的不一致和前后统计的差异也是一个因素。中小企业应该以ERP系统的逻辑关系为入手点，处理上述数据，进而确保数据的平衡性。为确保数据的有效性，可借鉴以下方法：（1）上线前，确定数据表格样式。如果所涉及数据量相对较少，可以借助Excel模板构建表格，以方便后续的数据排序及数据汇总。若数据量比较大，可编制新的程序来自动控制数据，同步查错。（2）上线时，通过相应的管理措施降低初始的数据量。（3）上线后，要及时对帐，对帐过晚可能会导致数据差异增大。因而，中小企业必须做好企业管理工作，确保数据录入及数据处理工作同步进行，避免数据积压问题的出现。

4 系统运行时的数据管理

即使系统已经上线，但仍会有大量的数据需要不断补充，针对该问题，需建立一个合理的数据收集及审批机制，形成科学的制度与流程。作为一个完整ERP实施系统，上线还只是开始；从数据的产生直至消亡的整个过程中，必须保持数据的时效性、准确性与稳定性。

所以，在系统运行过程中，应做到：（1）组织专业人员成立编码维护部门，将所有数据进行合理编码；（2）上线后，调整各部门的业务流程及操作规程，以便适应系统内各数据的流动；（3）对已存数据定期进行备份，保证数据完整，当数据发生缺失时，能够恢复，最大程度的降低损失。企业应及时处理ERP系统出现的已经失效数据、异常数据，并清理垃圾数据；（4）依据企业实际管理需求及各项业务要求，添加新数据或者改变已有数据等。在ERP设计实施的每一个阶段都存在着数据处理，且不同阶段对数据的管理要求也不尽相同。

所以，针对中小企业发展的特点，制定出一套科学有效的管理制度保证数据质量是企业健康发展过程中必不可少的。例如数据小组可制作一个“数据的收集整理与录入检查文档”，该文档中需要明确数据处理时间与范围，即明确什么时间完成、收集与整理录入检查的数据以及哪些数据。明确建立数据和维护数据的具体单位，构建科学、规范、合理的工作流程；还可建立奖惩机制，通过适当的奖赏和惩罚措施，督促工作人员认真负责的完成相关任务，进而确保数据的准确性。同时，还能使用数据质量评估的方法，在系统运行过程中，每隔一段时间，进行一次数据评估，从而发现一些管理问题，及时进行调整，以充分体现企业实施ERP的真实效益。

5 中小企业实施ERP后的效果分析

5.1 企业管理更加规范

ERP的实施，促使企业管理流程变的更加流畅、规范，将管理的规范化与制度化按一定的形式系统的固定下来，若未按照系统规程操作，就无法完成整个流程，不能按时完成工作，这就有效的避免了工作人员的失误。并能促使企业成功转型，从过去的人为管理转变成机器管理，有效的规避了企业管理中的各种风险。

5.2 提升企业管理效率

保证企业ERP系统完全运行到企业经营过程的各个环节中，全程跟踪调查企业的采购环节、生产环节及销售情况等，记录相关数据帮助管理人员判断和分析。利用ERP系统，实际参与到各经营项目中，可实时管理产品生产的整个过程即从订单到产品设计到生产运输以及销售。ERP系统具有提前预警的作用，可使企业及时规避风险，做到各项目的动态控制，各部门相互协作，促使公司管理更加高效，反应更加敏捷。

6 结语

综上所述，数据直接关系ERP能否在中小企业顺利实施和实施效果。所以，企业首先应明确数据处在不同阶段具有的特点后，选取合适的数据收集、整理以及管理的方式。同时，针对ERP实施过程中数据的处理还需要有周密的计划与科学合理的组织。企业管理人员能够清楚的意识到ERP所带来的企业效益，并且认识到自身发展的限制因素是成功实施ERP的前提，以期为中小企业科学、合理地实施内部数据的信息化管理提供一定依据。

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2096-0298（2016）07（b）-078-02

刘坦（1986-），男，蒙古族，内蒙古赤峰人，助理工程师，现就职于煤炭科学技术研究院有限公司北京分公司，主要从事企业管理、供应链管理方面的研究。