简述乡镇人口普查档案特点与管理建议

高蕾

摘要：本文作者结合近年来的工作经验。简述了人口普查档案的一些特点，并就此指出了相关的管理建议，希望对今后的工作提供帮助。

关键词：人口普查档案；特点；建议

一、什么是人口普查档案

人口普查档案指在人口普查工作中直接形成的有价值的历史记录。主要包括两部分：一是人口普查工作中形成的调查统计材料、表册；二是领导和组织人口普查工作中形成的文件材料。

1.人口普查工作中形成的调查统计材料、表册如人口普查登记表、计算机编制的各种数据带、各种手工汇总表和机器汇总表等（全国人口普查条例规定：人口普查中获得的原始普查资料，按照国家有关部门规定保存、销毁。）

2.领导和组织人口普查工作中形成的文件材料

如关于人口普查工作的指示、决定、通知、规定以及普查办法、实施细则、会议文件、工作计划、总结、报告、来往函电等。人口普查登记表是直接向居民调查的原始记录。是人口普查的第一手材料，是汇总、整理人口普查资料的依据。

二、人口普查档案的特点

人口普查档案是人口普查部门在具体组织进行人口普查工作过程中直接形成的具有保存价值的有关人口普查资料的搜集。数据汇总，资料评价，分析研究，公布出版等专门的文件材料。

1.普查档案数据案卷多

按照2010年人口普查的工作进度图，全部工作分为22个大项、121个小项，可形成的统计表格达35种之多，它主要包括户口整倾、调查摸底、入户登记、地址与行职业编码、全部手工与机器快速汇总表等，而且表格长短不一，如此众多的统计表格整理出来的数据案卷，可占人口普查全部档案的三分之二以上。

2.普查档案形成周期长

人口普查工作是一项复杂庞大的系统工程。由于它具有涉及面广，工作繁杂，技术性强等特点，因此，形成的档案周期性较长。有的文件可按阶段收集归档。有的则要在下一阶段或几个阶段结束后方能补充归档。全面扫尾工作需较长时间。至于建立数据库后进行资料分析研究，需要的时间则更长。决定了人口普查档案形成周期的长期性。

3.普查档案涉密性强

人口普查档案中很多资料涉及普查对象的个人的隐私。关系到全市公民的根本利益，如果泄露，将带来不可估量和难以弥补的损失，所以加强对普查档案的保密管理非常重要。

4.普查档案规范要求高

一个完整的人口普查档案，必须全面、真实、系统地记载人口普查工作的各项活动，做到数据准确，分类科学，手续完备，材料真实，正确地反映人口普查工作的全部过程，人口普查档案的案卷整理和排列也要符合规范要求。

三、完善管理建议

1.提高员工专业知识。培养员工职业素养

我国曾出台法律法规，促进档案管理的规范化，其颁布的法律文件主要有《档案法》，《档案管理法》等，其颁布的目的在于提高档案管理，促进单位加强档案管理意识，但是现实效果并不理想。为了改变档案管理工作现状，首先，领导要提高认识，在此基础上督促员工端正工作态度，鼓励其学习专业知识，熟知法律法规，进一步促进管理员工专业能力的形成。进而做好档案管理工作；加大宣传力度，使档案管理人员加强工作意识，通过宣传教育，还可以促进其职业素养的形成，保证档案管理工作的顺利开展。与此同时，档案管理人员在不断的学习中，专业知识不断增强，职业素养不断完善，在此基础上，对自己的工作有了更深层次的认识，进而更加重视自己的工作，深刻体会到档案管理工作在单位中的地位，提高管理人员的素质，进一步加深对档案管理工作的认知。

2.创新档案管理，加大资金投入

随着信息化的不断推进。传统的档案管理模式已经无法跟随时代的发展脚步，无法满足信息化发展的需求，因此，必须出台新型的档案管理方式，而且是具有信息化功能的新型模式，以此取代传统模式。而信息化的管理的主要突出快捷、方便等特点，其实施主要依靠计算机来完成，并且将是单位管理的一种信息化趋势，采用计算机进行档案管理，还必须借助一些软件来完成，这不仅可以提高管理人员的工作效率。而且能够保证档案数据准确录入电脑，并入库保存，这个过程非常的快捷、有序，而且保证信息的完整性。档案管理人员通过计算机软件，建立档案查询的相关网站，然后将数据传送到网站，供人查阅，这对于档案管理人员来说，是自己工作成果的展现，而对于查阅人员而言，方便了其查询工作，节省了时间与精力。与此同时，档案管理人员在使用计算机时，要注意网络安全，防止病毒入侵，避免档案信息丢失，进而导致档案信息的泄露给事业单位带来不必要的损失。另一方面.企业档案管理新模式的引进，还需要单位投资大量资金，建立办公环境，引进先进设备，对于单位而言.这是一笔不小的投资，而针对经济不发达地区，档案管理可以向政府寻求支持，申请资金补助，利用这笔资金，进行管理设备的引进，并且建立优越的办公环境，这在一定程度上，促进新型管理模式的良好运作，提高档案管理工作效率。

3.开发档案信息

从资源管理角度分析。开发档案管理信息首先要改善管理理念，然后进行管理方式的优化，进而端正工作理念，提高信息资源的重视度。另一方面，进行档案优化管理时，应体现单位的特点，即主动性、自觉性。同时，单位还可以根据一定的形式.通过网络传播，向社会提供服务政策，改善民生，同时，又可以帮助单位，为其树立良好的公众形象。从而营造良好的社会环境，促进档案管理工作有效提高。