浅谈档案信息化建设的问题与建议

2016-07-16梁碧霞

海峡科学 2016年9期

梁碧霞

浅谈档案信息化建设的问题与建议

梁碧霞

莆田市秀屿区科学技术局

档案行业搭上了信息化时代这趟快车，相较于以往的纸质档案形式，电子化使档案的管理、查阅、共享、使用效率都发生了质的变化。然而，档案行业的快速发展也催生出信息安全、软硬件滞后、新形势下电子化档案标准缺失等问题。该文对档案信息化建设存在的诸多问题进行了探讨，从优化电子化管理系统、设立档案电子化标准规范、培养档案电子化人才队伍、构建档案电子化安全体系四个方面提出了改进建议。

档案信息化建设档案电子化

当前，数字化运用水平的大幅提高，为档案的信息化建设提供了良好的基础。基于此，档案电子化管理将拥有更广的覆盖面；信息化档案的高效性和完整性使得档案管理和使用效率大幅提高；其还具有不受时间、地域限制的实时更新优势，这些都使得档案信息的价值得到更大程度的发挥。因而，档案信息化建设的重要意义被提到了空前的高度，档案信息化建设拥有良好的综合环境。

1 档案信息化建设过程中存在的问题分析

事物的高速发展通常都随之产生一些弊病，档案信息化建设也无法幸免。在实际运用中发现，相应的标准规范相当匮乏，软硬件设施条件上呈现出滞后性，网络信息安全问题不够重视，资源的开发和共享率低。这些都是眼前需要攻克的难点。

1.1 缺乏相应的标准规范

虽然我们国家已经制定了很多档案信息相关的规范制度，但是截至2007年，我国已经颁布的与档案信息化相关的标准共45个，涉及档案信息化内容的仅7个，其中国家标准2个，行业标准5个，而真正具有现代信息化意义的则只有5个，占所有标准的11%，对于档案管理这个庞大而系统的行业自身需求，显然相去甚远[1]。

1.2 硬件条件投入滞后

档案信息化建设需要硬件的强力配合，例如配备安全性能高、稳定性能强大的存储设备储存档案数据；架设方便快捷的局域络网等[2]，然而在实际的档案信息化建设中，硬件条件投入滞后、设施不完善等原因都延缓了档案信息化建设进程。

1.3 信息安全问题

档案信息的安全是档案信息电子化过程中至关重要的环节。病毒、木马程序、黑客、垃圾邮件等是网络信息安全的主要隐患，不断产生并时刻变化的病毒直接影响到档案信息化的实现[3]。若忽视网络信息安全问题，则会造成信息泄露及信息损毁等不可预估的后果。

1.4 资源的开发和共享程度低

现如今，社会的档案利用意识已得到很大提高，档案的使用率和价值都获得一定程度的实现。但人们对网络档案使用的低熟悉度和对网络安全的不信任阻碍了电子化档案资源的共享，以至于其共享程度远未满足社会需求。另外，目前档案管理从业人员的素质离档案信息数字化管理建设的要求还有很大差距，相关专业人员较低的业务素质水平，直接制约了档案信息资源开发的深度和广度。

2 完善档案信息化建设的建议

2.1 优化档案电子化管理系统

2.1.1 提升软硬件设施

软硬件基础设施建设是档案信息化建设的重要前提。提升软硬件设施，将先进技术应用在档案信息化中，将会很大程度上提高档案管理的技术含量，实现档案信息化管理技术的先进性，提高档案信息化管理的运作效率。所以，有关部门应加大资金投入，规划相关软硬件设施，配备必要的主要服务器核心交换机、网络存储系统、备份系统、安全系统等软件，实现软硬件的全新升级，确保应用系统稳定、安全、高效地运行。另外，在购置设备上应着重从安全性、性价比、适用性因素几个方面考虑，以选择最优的硬件设施。

2.1.2 建立并灵活运用档案数据库

灵活运用档案数据库可以使操作更加便捷，档案数据库对档案信息的高度整合和其强大的数据处理能力也将会在很大程度上提高办事效率，节约人力资源成本。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。所以，一方面，要提高重视程度，统一认识，坚持计算机人员同档案业务人员协同配合；另一方面，由单一库向系统库发展，提高综合档案库的完善度，将各档案目录库通过网络连接形成开放的分步式数据库群，便于提高档案信息系统的自动化效率，提高运用灵活性。

2.2 设立档案电子化标准规范

要建立健全切合实际的档案管理制度，实行规范化管理，设立一套档案电子化标准规范是必不可少的。档案信息化的标准规范设立可以从管理性、业务性和技术性规范三个方面来看待。其中，管理性标准规范包括计算机安全法规与标准、数字档案信息资源合法性的确认等，这需要国家档案行政管理部门统一制定并推广实施，以保证电子档案信息的统一规范和资源共享。业务性规范是对电子档案业务处理的规范，其范围包含档案信息的术语标准及管理规范。技术性规范则更为专业，包括档案数据存储规范、技术标准等[4]。

2.3 培养档案电子化人才队伍

档案信息化建设进度很大程度取决于全体档案从业者的信息化素质，即信息化意识、信息化知识和信息化技能等[5]。因此，档案信息化建设需要一支能够开拓创新并且具有技术的人才队伍，例如档案信息化建设中网络及计算机的硬件维护需要以操作型为主的人才，提高档案管理与服务质量过程中需要以管理型为主的人才，建设信息资源和实现档案信息标准规范化过程中需要以研究型为主的人才[6]。

档案人才队伍建设，一方面要注重实际工作经验的积累和创新，鼓励从业人员改进档案管理方法，总结推广经验，对提出创新思路和先进办法的个人予以表彰和奖励，同时划拨专项业务经费，支持档案课题研发和实践，努力将研究成果推广到工作实际。另一方面要依托高校，对档案信息化人才进行多途径培养，一是加强档案学科和课程建设，丰富和完善教学体系，促进学生档案专业知识结构的调整优化，为研究型人才的培养创造基础条件；二是构建优秀教师队伍，聘请档案行业一线资深工作人员兼职授课，致力培养学生实践能力。通过构建优质学科、提高师资队伍整体水平，从而提高实用型档案信息化建设人才的培养质量。

在培养人才时，更要注重人才结构的优化。各信息化档案建设主体要根据自身需求，有针对性地培养研究型、管理型、操作型三种人才，并根据实际情况确定培养比例，三种人才缺一不可，只有科学的人才结构、合理的分工协作、密切的沟通配合，才能有效推进档案信息化建设进程。

2.4 构建档案电子化安全体系

2.4.1 硬件安全

通常,出于保密考虑，各单位均设有专门机房来管理存储着档案信息的计算机，由于计算机的机械特性，需要保障其所处环境的稳定，所以，管理者要定期清洁机箱内外的灰尘、保持机房干燥的环境、调节室内合适的温度，通常在0～40℃。同时，要定期请专业人员对硬件健康进行检测，及时维修或更换潜在的故障设备，并做好数据备份，防止档案意外丢失。此外，确保监控设施的正常运作，对机房外部的安全隐患及时排查，也是对硬件安全的重要保障。

2.4.2 网络安全

网络安全是档案信息建设过程中需要优先考虑的问题，有关部门应构建一套功能完善的内部安全系统，从客户端资源、应用资源、设备资源和网络资源等方面对内部网络加以管理和检测，从而达到最佳的管理效果。一是要加强客户端安全管理，保证可信设备接入内部网络，做好客户端定期扫描修补、防病毒软件的安装与监控工作，对软件安全情况进行实时监控；二是加强应用资源安全管理，规范软件操作使用，安装指定的防毒软件；三是合理规划网络资源，确保系统运行正规；四是加强网络设备管理，做好网络设备的注册登记管理，以便于遇到故障能及时准确定位和排查。

2.4.3 系统安全

保障系统安全可以从以下几方面着手：一是由专业的团队建立系统，通常由信息管理专家提出各类要求，从专业视角进行宏观指导和监督。系统分析员需要对整个系统的技术水平把关，同时亲自参与数据库建设。程序员负责将各类要求编写成脚本，预留出扩展空间。测试人员要实时测试并反馈测试结论，整个建设团队要反复沟通、合作，并完善系统。二是及时同用户沟通，了解其对档案使用不断变化的需求和对操作系统的意见，以此丰富并完善操作模式，减少不必要的系统负担。三是要建立系统日志，对每一份档案的使用都做详细的记载，更全面地管理档案，同时在意外事件突发时，也能够为分析原因提供依据、助益档案修复。