浅析档案管理工作的重要性

汤晓明

（吉林省洮南市劳动保障事务所吉林白城137000）

浅析档案管理工作的重要性

汤晓明

（吉林省洮南市劳动保障事务所吉林白城137000）

档案是原始记录，是个人、社会自然情况的真实反映；档案是单位工作查考的依据，是全社会信息的基石，它对整个国家各行各业的发展有着不可替代的作用；由于现实档案管理方面出问题的不在少数，因此，新时期的档案管理工作的重要性必须提到议事日程，提醒决策层乃至全社会的高度重视，充分认识此项工作的现实和长远意义。

档案管理；重要性

档案是指在各项工作中形成的，具有保存价值的，各种形式和载体的历史记录，是领导决策的依据，是对工作查考的凭证，也是科学研究和基础设施、设备建设的可靠资料，做好档案管理工作，应建立健全管理体制、完善档案基础设施设备、健全档案工作制度。吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任。

1 做好档案管理工作的重要意义

科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映本单位整体发展状况和经营成果。档案管理成果同单位经营管理的有机结合决定了该单位资源配置的取向和模式，决定着单位的商业版图和未来发展，对于实现该单位经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升单位在市场经济中的竞争力具有重要意义。

2 档案管理工作的重要性

2.1 档案是工作查考的依据

档案是过去工作和历史情况的记录，它可以为工作提供备查的依据。档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。①它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地纪录了历史情况，具有最可靠的凭证。②它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或有关人员的亲笔签署或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印信；有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这也是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料，如合同、契约等制发的目的就是备忘，其凭证作用就更加强烈、更加明显，作为历史的鉴证与其它的文献是不一样的，档案具有法律的效应。由于档案所具有的自身特点及自然的形成方式，使档案的记录更具客观性，成为更容易令人信服的证据，因此，档案作为真实凭证而存在。例如：企业重要文件存档、手稿、印信等。

2.2 档案是宣传教育的生动素材

近年来，我国档案事业步入了新的历史发展时期，各级档案部门解放思想，改革创新，逐步把工作重点转移到为社会主义物质文明和精神文明建设提供档案的利用服务上来，通过《中华人民共和国档案法》颁布实施，我国档案工作重新走上了依法管理的轨道，档案事业的宏观管理得到全面加强；各机关、各单位档案室，各级各类档案收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用工作扎实推进，档案在为社会各方面服务中发挥了重要作用，由于档案属于最可靠的参考材料，没有被篡改过，很多都涉及亲笔签名或是手稿，有些还包含着照片或是录音带等，因此是反映历史最为客观的材料，是最有利的实事凭据。同时，档案的参考性和内容非常广泛与丰富，任何地区或公司等都有自己的档案管理工作室，所以，当所涉及的难题需要参考档案的时候，只要到有关档案工作室就能找到答案。由此我们可以知道档案管理工作的重要性。作为档案管理工作的工作者，要定期接受和保管好档案，在树立法制观念的同时做好档案的保密工作，并热爱档案管理工作等。

3 加强档案管理的现代化建设，保证现有资源的综合利用

随着社会经济的不断发展，档案的数量越来越多，数量的不断增加给档案的保存、管理、利用带来了一定的困难。我们要利用现代化的管理方法和手段代替落后的影响档案管理质量方法，这样才能有效解决社会经济新形式下存在的问题：①加强档案管理人员的管理意识。档案管理要求的专业性很强，它要求档案管理人员在具备高度工作责任感的同时还要具备良好的职业道德以及办事细心的工作态度。档案管理人员要以乐于奉献的工作精神，利用扎实的理论知识、科技知识管理好每一份档案。因此，做为一名优秀的档案管理工作人员要具备广博的专业知识，不断优化自身的知识结构、开拓视野，努力提高自身综合素质，这样才能做好档案管理工作；②利用现代化科学技术，将档案整理归档。医保档案的整理工作非常繁琐，劳动强度大，重复劳动多。我们可以有效利用计算机等现代化手段将档案整理归档，提高工作效率、降低工作强度。当人工立卷的时候，立卷人需要根据自己的理解情况将文件分类，尽管有统一标准规定，但是由于每个人的工作能力不同，导致同一个文件出现不同的分类，因此产生产生分类不准的情况，影响档案的质量，给利用工作带来诸多不便。这时候我们可以使用计算机软件模拟人工立卷，然后根据类别将属于条目的内容打印出来，也可以按文件形成的先后顺序进行排列打印，这样有效降低人为因素影响文件归档，提高了工作效率，发挥计算机的管理优势；③加强计算机技术辅助档案管理方面的学习，掌握科学化的管理技能。目前，计算机技术在档案管理中的得到了广泛运用，档案管理人员要熟练掌握这种现代化科技手段和先进操作管理技术。所以，档案管理的工作人员要结合自身的岗位工作，做到工作中边学习边操作，有效提高业务素质，努力提升自己的信息知识和网络文化水平，使自己具备综合型档案管理人才。

综上所述，我国的发展变化，使档案管理工作在新形势和任务的条件下，不仅要学会和认识、理解档案管理工作的中的重要性及作用，还要使档案资源成为所需要的财富。由于档案所记录的内容反映着以往历史的情况，是最为有效的考察依据，因此，基于它所具有的重要性，作为档案管理工作的企业和单位就必须从基础做好档案管理工作，并进行妥当的保管。

[1]杜月玲.如何在新时期做好档案管理工作[J].技术与市场，2014（10）.

[2]王丽梅.简谈新时期档案管理工作的重要性[J].青年文学家，2011（10）.

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