探讨档案室资料收集存在的问题及对策

2016-07-15梁建宁

大科技 2016年9期

关键词：档案室档案资料档案管理

梁建宁

（广西电网有限责任公司象州供电公司广西来宾 545800）

探讨档案室资料收集存在的问题及对策

梁建宁

（广西电网有限责任公司象州供电公司广西来宾 545800）

档案是人类社会实践活动的产物，是人类社会历史真实面貌的原始记录。它不仅在人们的现实生活中具有重要的凭证与参考作用，而且对于维护人类社会的历史真实面貌具有重要的意义。企业档案收集工作，是企业档案工作顺利开展的基础，同时也是建设企业档案管理体系的关键。因此，本文将对企业档案室资料收集工作中存在的问题和对策进行具体探究。

企业档案管理；问题；对策

在企业经营管理中，档案的来源形式丰富多样，因此档案的收集工作难度也比较大。对于档案收集工作，应该根据相关规定，采用例行的接收制度以及专门的征集办法，将分散在各个机构、个人等处的档案进行征集，最后集中到档案馆或者档案室，对所有的档案进行统一管理。企业档案收集工作难度较大，而且是档案资料管理的第一个环节，因此具有一定的特殊性。在企业管理中，简化档案管理工作、突出档案管理特色越来越重要，因此档案收集工作的重要性也日渐突出。

1 档案收集工作存在的问题

在档案室资料管理中，档案收集工作是所有工作的基础，但是，在很多档案部门，对于档案收集工作的重视程度却并不高。随着《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》的颁布，档案收集工作已经有了很大的进步，与过去相比，更加有章可循，但是仍然有很多制约因素阻碍档案收集工作的顺利开展。

1.1 档案管理的规章制度不完善

现如今，很多单位和部门都逐渐建立起档案管理制度，但是并不健全，而且在档案管理工作中，不能得到有效落实。各个单位在生产经营过程中会产生大量的文件资料、图表、音像等等，对于所有档案资料进行归档、存档难度较大，因此很容易导致有些应该归档的资料没有进行归档，或者出现档案资料收集不齐全的问题。对于档案的收集整理应该是日常的、有计划实施的，但是在很多单位，对于档案的日常收集和管理不够重视，只能够在年底临时突击，这就很容易造成将不该入档的资料滥竽充数，导致重要档案资料的缺失，为日后档案的利用造成不利影响。而上述这些问题都是由于档案管理部门制度缺失、不完善所导致的。

1.2 档案人员的工作缺乏主动性和创造性

在实际工作中，有些档案管理人员没有意识到自身工作的重要性，认为档案管理工作没有受到领导的重视，因此不能够将档案收集工作纳入机关工作议程，甚至缺乏档案收集工作指导规划，导致机关内档案收集工作处于放任自流的状态。在日常工作中，档案工作人员往往处于消极状态，不能够明确的意识到自身工作职责，凡事都需要领导批准才会执行，处于一种封闭的工作状态。在这种情况下，很多有价值的档案资料就会失去被收集的机会，导致企业需要承受不必要的损失。

1.3 档案收集内容单一

新时期，科学技术发展迅速，计算机技术和互联网技术日渐普及，很多档案不再以纸质的形式存在，而更多的是以磁、电、光等为主要载体。随着网络化的发展，档案室档案查询、文件编纂、目标检索越来越便捷，而且档案馆的容量也逐渐增加。但是，在这种情况下，仍然有很多档案管理人员思维落后，职业素质较低，不能明确的认识到电子网络的重要性和应用优势，对于电子档案的收集工作不够重视。

1.4 档案内容不完整，档案材料的成套性、系统性差

在很多已经保存的档案中，材料有印件却没有定稿，有批复但是没有请示，有上文却没有下文，因此很多档案并不能表示单位活动的全过程。在档案收集工作中，对于一个机关的档案，应该集中保存在某一个机关档案室中，同时对于一个全宗的档案，也应该集中存放。

2 完善档案收集工作的措施

现如今，制约档案收集工作的因素主要有两点，分别为内部因素和外部因素，然而最为重要的因素是档案工作人员职业素质较低。因此，为了提高档案收集工作水平，档案工作人员应该努力提高自身职业素质，掌握并会熟练运用各种档案收集办法，对档案的形成过程进行全方位管理。

2.1 建立健全归档制度，强化档案管理

在档案管理部门对档案进行收集、指导、检查过程中，归档制度十分关键。因此，档案管理部门必须严格依据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》等相关法律，并且综合考虑本单位实际情况，建立健全归档制度。通过实践研究，在档案工作中，如果没有行之有效的归档制度，则很难提高档案工作的完整性和准确性，而且还会在一定程度上制约档案的合理利用。

2.2 加强档案工作的宣传，增强档案收集意识

为了做好档案收集工作，必须加强宣传教育，提高人们对于档案管理工作重要性的认识程度。新时期，随着信息化时代的到来，档案信息的收集和利用越来越重要，其中，档案利用服务更是逐渐成为档案工作的重点。因此，必须对档案工作加强宣传，使人们都能够清晰的认识到档案收集工作的重要性，在日常工作中重视档案的收集和管理。档案收集工作的有效进行与领导的重视程度息息相关，如果不能得到领导的重视和支持，则很难保障档案收集工作的正常进行。因此，必须采取有效措施，使领导能够意识到档案收集工作的重要性，落实相关规章制度，促进档案收集工作水平的提高。

2.3 加强档案管理人员培训，全面提高其素质

在归档工作中，档案工作人员是档案资料收集的主体，为了提高档案收集率，有效利用档案，必须全面提高档案工作人员职业素质和服务质量。档案管理工作系统性较强、复杂程度较高，在日常工作中，档案工作人员往往容易产生负面情绪。因此，档案管理部门应该加强对于档案管理人员的心理引导，疏导其不满情绪，增加其工作积极性，广泛收集各种档案资料。另外，由于档案工作的专业性很强，因此，档案工作人员应该具备较高的专业素质，这样才能提升档案管理工作水平。由此可见，在日常工作中，单位应该根据实际情况，对档案管理工作人员加强培训教育，突出工作重点，提升档案管理工作人员职业素质。

2.4 科学地、有计划、有目的地开展档案收集工作

为了促进档案工作朝向规范化和现代化的方向发展，单位应该采用科学有效的档案管理手段，同时档案工作人员也需要结合实践经验，建立健全档案工作标准，确保档案收集工作能够有序进行。为了有效提高档案质量，必须结合档案收集工作的特点开展相关工作，具体应该做到以下几点：①一旦获得价值较高的档案资料，就应该及时制定档案收集计划，然后根据计划开展档案收集工作；②确保档案的系统性和完整性，这也是档案日常维护最为重要的基础，如果档案残缺不全或者杂乱无章，则其收集价值和应用价值也会大大降低。因此，在档案收集工作中，应使每份收集的档案不仅在种类、内容上齐全完整，同一类、同一项活动的档案也应当是一个有机整体，不应破坏档案的系统性和完整性。