行政档案管理存在的问题以及新的管理思路初探

2016-07-14赵永春

科学中国人 2016年30期

关键词：行政档案管理人员

赵永春

吉林省煤田地质二〇三勘探公司

行政档案管理存在的问题以及新的管理思路初探

赵永春

吉林省煤田地质二〇三勘探公司

近年来，伴随着我国行政体制改革，行政档案管理工作的重要性越加明显，同时管理工作中存在的专业性不够、管理方式混乱、管理人员落后等问题矛盾也非常突出。做好行政档案管理工作对新常态下的行政管理服务工作具有非常重要的意义。笔者结合自身从事行政档案管理工作的经验，对如何完善管理措施、提高管理实效、增强服务功能进行深入剖析，并结合工作实际提出了相关建议意见，以期进一步推进行政档案管理工作，发挥好档案在行政管理服务工作中的重要作用。

行政档案管理；存在问题；新的管理思路；分析研究

行政档案相对于一般档案而言，既具有档案的共性，也具有其作为行政工作档案的特点，主要表现为，政治性，即由政府机关代表国家意志作出行政行为，行政档案体现了统治阶级的意志；执行性，即多数档案记载了行政机关执行党和国家政策方针的事宜；权威性，这是行政工作的严肃和公信力所决定的，档案具有较强的权威。此外，行政档案还具有服务性，这体现了行政档案服务行政工作。行政档案的特性决定其无论是在管理还是在使用等方面，都应当具有严格的规章制度和操作规范。下面，笔者将对当前行政档案管理工作中存在的问题以及如何利用新的思路做好行政档案管理工作进行分析。

一、行政档案管理存在的问题

（一）缺乏投入和重视

近年来，档案管理新理论、新知识逐步被引入，但由于当前对行政档案管理工作缺乏足够的投入和重视，各地仍然按照原来的老思路、老办法对档案进行管理，造成档案管理质效降低，跟不上社会发展的步伐。比如，某地档案局根据本地区近年来查阅档案人数增多的要求，欲引进电子档案查询系统，但是由于主要领导把更多的资金和人力放在经济发展、民生保障方面，不愿投入更多的资金，造成该项目停滞不前，档案管理工作明显滞后，档案服务效率低下。

（二）缺乏专业的人员

政府工作由于人员流动性较小，往往造成部分人员由于跟不上时代而被淘汰，而多数单位都将这些人员安排到档案管理岗位，造成档案管理工作专业人员匮乏。行政档案管理需要专业人员，接受专业的培训，这样才能有效利用专业知识，更好地发挥档案的服务、查询等功能。而当前多数行政档案管理人员年龄偏大、对新知识吸收能力较差，存在保平安、少创新的思维，这在一定程度上大大降低了档案的使用效率。

（三）内容鉴定不严格

档案工作最重要的就是保证信息工作的准确性，毕竟记录在档、保存在案的各项信息将被不断地传承下去，为后面的子子孙孙提供重要的数据参考。然而，当前行政档案记录工作却存在缺乏真实性的问题。其主要原因就是单位领导不重视，对记录在档的内容缺乏有效鉴定，没有及时剔出不真实的内容。如，某些人员为个人私利，提供虚假个人身份、学历以及工作信息，而单位对此缺乏有效的坚定，造成个人信息不真实，影响了公职人员竞争的公平性。这个问题已经被组织部门多次提醒并纠正。

（四）管理方式不严肃

行政档案管理应该是一件非常严肃的事情，主要领导应当承担主要责任，提供信息的人员应当承担直接责任，管理档案的人员应当承担管理责任，然而，在现实工作中，部分单位将人事档案擅自进行管理与更换，在一定程度上导致人事档案的管理方式非常混乱，并且还造成在收集档案时出现很大的失真问题。

二、行政档案管理中的新思路

（一）落实“一岗双责”，强化问责力度

投入不足是因为领导重视不够，内容鉴定不严格是因为领导对档案管理缺乏应该得重视，管理方式不严肃则更突出领导对档案管理存在的问题视而不见听而不闻，这些问题的解决根本在于落实“一岗双责”，让每一个参与的公职人员都担起主体责任，对出现问题的档案，严格倒查责任，严格问责主要领导和分管领导。比如，某地针对档案造假问题出台了监督检查问责制度，对档案造假的，不仅追究相关责任人员的责任，还要对管理不严、审核不清的分管领导和主要领导进行问责，从而确保了档案管理工作有效推进。

（二）加大专业培训，增强档案质效

一是建立一套完整的培训机制，积极组织现有档案管理人员开展专业培训，尤其是对从其他岗位调入档案管理岗位的人员进行系统化的培训。通过培训增强档案管理人员的专业知识、专业能力，增强档案管理人员的责任意识，同时也不断提高档案管理人员的创新意识，为档案管理的改革创新提供重要支撑。二是建立完善专业管理体制。通过制度建设，建立一套完善的组织领导体系、工作开展体系，促进档案管理质量的提升。三是构建专业服务机制。档案工作的目的是为工作提供服务，躺在档案馆的档案没有任何意义，应加大对档案管理信息化水平的建设，通过构建专业的服务机制，不断增强档案服务的效率。

（三）大胆探索创新，提高档案管理科技性

21世纪是一个科级创新的时代，信息化建设水平的提高为行政档案管理工作提供了重要支撑。因此，应当加大对档案管理创新的投入，逐步实现科技建档、科技管档、科级用档。比如，可以通过云技术的应用来实现对档案的科学管理，有效地提升档案管理的效率以及科学性。当前，在档案管理中应用高新科学技术已经成为一个社会发展的趋势，而针对现阶段档案管理繁重的工作量来说，应用高新科技大大增强了工作效率，确保了档案管理的全面性。