关于事业单位档案管理的问题与对策研究

赵兴国

关于事业单位档案管理的问题与对策研究

赵兴国

事业单位管理包括很多方面的管理，比如人事档案管理，人事档案作为一个人的信息载体，对个人的经历和工作表现都可以在上面体现，在经济的不断发展下，我国事业单位在很多方面发生了重大的改革，为了适应社会的变革，为了事业单位能够有序的、协调的、高效的运行，事业单位对档案管理的方法也必须进行创新，根据当前的经济环境下，对事业单位档案管理的现状进行分析，在传统的管理方法进行一定的创新研究。

事业单位；档案管理；创新思路

一、档案管理对事业单位的重要意义

1、事业档案管理体现人力资源管理的社会价值

事业单位的人事档案包括了员工的身份、资历、工作表现等基本情况，档案中的资料决定着员工在事业单位应该处于什么样的职位，应担当什么样的责任，获取什么样的待遇等等，从员工进入单位的第一天起，就会在单位从事各种活动，也会形成相应的人事资料，对此，事业单位也应该对其进行系统的管理，要求专业的管理人员进行搜集、输入、保存，这个过程就是体现了社会价值。

2、保证事业单位员工的招聘质量

目前，很多的人力资源招聘分为内部招聘和外部招聘。内部招聘，事业单位对员工的个人情况，成长经历、能力水平等都非常的了解，并且可以选出适合岗位来接任工作，这样有利于单位其他人员的工作态度，有利于员工对保持积极向上的精神；但是，内部招聘会出现不好的风气，比如托关系，朋友之间的不公平等，并且没有引进新的资源。外部招聘，外部招聘不仅能够对单位带来新的气象、新的资源，也能够避免单位员工小集团的风气，并且，有了人事档案资料，能够在招聘时充分的了解面试者的能力情况，工作经历，详细资料，对于面试者的履历进行统计分析，选择最适合的工作人员，甄选出岗位所需要的人才，提高招聘的质量，优化资源的配置。

3、有利于针对性的培训

进单位之前，单位都会对实习员工进行培训，这时，人事的档案资料为单位提供员工的教育背景、年龄、身体状况、工作历程等，使得单位对员工进行针对性的培训，不仅省时间，还能使得培训效果更加理想。比如，对于学历比较高的但是工作经历比较少的员工，就针对进行企业的实际工作培训，对教育方面就可以相对较少的培训；对于有上进心的员工，就要对管理方面进行培训，为企业准备可靠的管理人才。针对性的培训不仅能够提高员工的工作能力，还能够对企业的发展带来有利的影响。

二、目前事业单位档案管理的问题

1、缺乏对现代技术的运用

随着现代信息技术的发展，很多的技术都运用到了企业单位当中，对于档案管理方面而言，特别是数据的管理，对档案管理带来了很大的便利。但是还有很多企业没有重视现代技术对档案的管理，对于档案管理部门的资金投入不够，引进的现代化技术和设备不够，并且在实现单位的事业资料的共享方面也没有完善，档案管理的工作人员也对信息化的管理缺乏认识，对设备的运用不够灵活和熟练，这也是导致档案不能够进行有效管理的原因。

2、缺乏对档案管理工作重要性的认识

很多的事业单位对人事档案管理这方面不够重视，甚至在档案管理部门的工作人员也很少，没有对档案管理有充分的认识。其一，在对员工进行半年考核或者是年度考核时，没有对考核成绩记录在档案中。其二，没有对员工的工作历程及时的录入档案中。其三，企业对档案管理部门的资金投入不够，对档案管理的工作人员不够重视。这样的态度会使得档案管理的工作人员失去信心，认为没有对企业做出贡献，自己的利用价值不大。

3、档案管理的开发利用不够完善

档案是社会的价值，是有用的社会资源，档案部门应该尽可能的开放这项资源并且充分的利用，使得档案发挥最大的作用。但是，目前的档案管理工作只是对档案进行收集、整理，不报关等，保证档案的不丢失，不破损，忽视了档案作为资源的作用。

三、事业单位档案管理的创新对策

1、推动档案管理现代化水平的提升

档案管理现代信息化是高科技发展时代的发展趋势，也是现实档案管理的重要目标，所以，必须把档案管理信息化作为首要任务。其一，要切实从网络、计算机技术来管理档案资源，实现现代化水平。其二，借鉴国外的档案管理经验，比如借助于光盘技术、缩微技术、声像技术等等，用来实现档案管理的数字化发展。其三，充分发挥社会的各种信息，实现对资源管理的参考价值和服务价值。

2、建立健全的事业档案管理制度

加强了对档案管理部门的认识，接下来就要改进和完善档案管理功能，保证档案的内容记载全面，为人事资源提供具有决策力量的档案，使得能够更好的选拔人才。首先，建立健全的人事档案管理制度，使得管理人员按照相关规定循序渐进的进行任务；其次，利用计算机为辅助工具对档案的收集和输入制定严格的标准，避免虚假材料进入档案；最后，严格的对档案管理人员进行培训，按照档案管理的严格要求进行保管，确保档案的真实性、准确性、完整性。

3、注重对档案信息保密工作的发展

档案的保密工作也是管理工作的重点，管理人员必须严格的遵守单位的规定，对事业单位的档案管理进行保管和保密进行分类。对于事业档案的保管，则需要对资料进行完整的保存，确保资料的准确性、完整性等，并且要确保资料在一定的时期能够被找到。对于档案的管理，则是在对档案进行保管的基础上进行一个保密的规划，对档案的内容和信息关乎国家的利益和安全的，不能对其进行公布，和随意给予查阅，对档案要有严肃的保密制度。同时，在选择档案管理的地址上，也要根据国家的相关规定，对于建筑的门窗、库房、办公室的设计要求都必须根据国家的规定，档案管理的库房要有专业的人进行监管，对出入的人员要有严格的限制和登记。

［1］张学利.事业单位档案管理创新［J］.黑龙江史志，2014年05期

［2］秦谊萍.浅谈事业单位档案工作中的问题及对策［J］.剑南文学（经典教苑），2011年06期

赵兴国（1976-），山东昌乐人，毕业于昌潍师范专科学校。