高校档案管理规范化和信息化建设路径探析

2016-07-14张银丹

科学中国人 2016年30期

关键词：规范化档案管理信息化

张银丹

陕西国际商贸学院基础课部

高校档案管理规范化和信息化建设路径探析

张银丹

陕西国际商贸学院基础课部

档案工作是高校各项事业发展的一个重要基础。档案工作记录的是事件，承载的是历史。在大数据时代，信息量暴增，随之而来的是越来越多的信息资料，对于高校档案工作来说，传统的管理已经无法适应发展的要求，因而高校档案管理工作的目标，就应该以信息服务网络化、档案管理规范化来支撑教学和科研，为高校的建设和发展提供优质、快捷的档案信息，是高校档案工作发展的目标。

高校；档案管理；规范化；信息化

当前，高等院校发展呈现出多样化、特色化态势，对高校档案的归集、整理及保管提出更高标准的要求。档案的价值开发利用随着信息技术手段的发展更为高效。由于信息存储可以依赖模块化，精准的程序设计，使得查阅与检索更加方便。档案管理的规范化和信息化建设，必将为高校发展提供有力的辅助。

一、高校档案管理的现状分析

随着国家对档案管理一系列法律法规的出台和颁布，我国高校的档案工作得到了进一步加强。特别是国家教委发布了《普通高等学校档案管理办法》（6号令），给高校档案工作的发展提供了制度保障。例如，由分散在各个职能部门管理档案，变为集中统一管理；由仅注重纸质文字档案，变为除纸质文字档案外还收集和管理音像、实物档案。但是档案管理工作的规范化、现代化必须与高速发展的信息时代相吻合，在科技迅猛发展的今天，不重视档案管理的信息化建设，必将难以充分发挥档案的作用。

（一）档案缺乏规范化管理，利用率不高。高校档案管理普遍存在档案历史悠久、资料庞杂的问题。从计算机还没有普及的年代到现在的信息化社会，档案材料一直以纸质材料为主。由于每个时期档案整理标准不尽相同，很多资料页码不全或者没有目录等，给查找翻阅带来很大困难。长期不重视收藏与保管、使用的旧观念，使得重要性资料或者涉及知识产权的资料让很多学者无法查阅，无法进行技术方面的支持与交流。据有关资料介绍，2013年，曾对全国二十八个省、市、自治区198所高校档案工作现状进行了调查，虽有75%的高校建立了科级以上建制的综合档案室，但在档案管理办法、归档范围、分类大纲、保管期限表等相关制度还不健全。档案管理的有关文件、法律法规的学习、宣传工作在各高校间也存在较大的差距。档案管理工作的建设缺乏持续性、规范化管理，不能有效对档案资源进行挖掘、开发利用。

（二）档案收藏门类不丰富，信息化程度低，服务范围受到限制。党政、基建、设备、财务这些门类的档案是当前高校档案的主体，其他门类则不全，数量也不全。而能够运用计算机存储的声像档案比较少，很大程度上限制了这类图文声形并茂档案的利用，就不能满足各层次主体对档案利用的需求。虽然看似许多高校配备了计算机，但档案室里计算机适用范围主要停留在文档目录的键入和查询，基本游离于信息技术之外。笔者通过实地调研陕西7所民办本科高校及网上搜索引擎访问30所民办高校的档案管理工作得知，目前民办高校档案管理工作只是进行最基本的材料收集、整理归档与保管，还没有发展到主动分析，编研档案资源，建立有效提供利用服务的意识，工作上处于封闭、被动、守摊子的状态，无法充分发挥档案的利用价值及参考作用。

（三）档案管理人员认识与素质上的能力欠缺，缺乏现代化管理观念。档案管理人员对本职工作缺乏全面、正确的认识，仅仅做好整理与收藏工作，而忽视档案资料的二次利用。随着信息化的发展，档案管理人员逐步与信息技术发展脱节。在一些高校从事档案管理的人员并非专职人员，也并非档案管理专业毕业，或者没有进行专业的档案管理工作培训，档案管理的专业化程度不高。在日常管理过程中还存在由于技术水平不够而产生的信息文件丢失不能恢复，文件存放次序混乱无从查找等问题。资料显示，被抽样调查的198所高校中，专职档案人员的文化水平等方面的情况是：具有大专以上学历的占73.5%，具有中级以上职称的占30.1%，其中50岁以上人员占45.6%；不同高校专职档案人员的数量在三人以下的占48.6%，四至十人的占42.4%，十人以上的占9%.高校档案管理工作在人员配备方面，有新老脱节，文化素质偏低，人力投入不足的问题，显然与现代化档案管理的需要悬殊太大。

二、提升高校档案管理规范化、信息化建设的路径

（一）做好档案的规范化管理。要按照《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》规定，制定出符合实际的具体办法和措施，规范和指导高校档案信息化的建设、运行、管理和维护工作，使高校档案管理工作有规可依，有章可循，以标准化、规范化和制度化保障高校档案工作朝着正确的方向发展。

（二）做好档案的现代化、信息化管理。档案管理是一个服务性的工作岗位，不仅需要高素质的管理者，更需要技术精湛的专业人才。随着高校体制改革和转型发展的深入，高校内部和外部活动都不断丰富，档案门类不断增多，像个人业绩档案、职称档案、信用档案等，内容多样，数量剧增。在信息化时代发展背景下，就要求提供软硬件的支持，加大投入，配备专业技术人员，配备高校办公自动化系统设备，如3D打印技术的应用、文件加密处理、馆藏的精细化操作和自动化处理，这都将大幅提升了资料的使用率，让馆藏的资料得到最大化的价值呈现，更好地让档案服务于使用者。

（三）加强档案工作的监督、指导职能。根据《档案法》的有关规定，高校档案机构及档案人员的任务是：“负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导”。而目前档案人员的主要时间用于立卷的占29%以上，档案人员和职能部门共同立卷的占41%，。时间和精力花费在事务性工作上，缺乏对档案的指导监督工作，影响了档案规范化和信息化建设的进程。

（四）构建档案管理信息网络平台。首先，可以实现文字、图片、音像等不同形态档案信息的系统化、规范化、科学化管理。其次，可以保障档案管理工作的质量，减少因人的水平、能力等诸多主客观因素产生的工作质量和水平的差异。最后，可以扩大档案的共享面，提高档案的利用效率。信息网络平台的构建已成为信息社会高校档案管理工作的创新点和发展趋势，对推进档案工作的规范化、标准化进程，提供了良好的技术平台及网络支持。