基于知识服务的司法局档案管理模式的理论探索

2016-07-14史瑞

科学中国人 2016年30期

关键词：司法局部门档案管理

史瑞

吉林省洮南市司法局社区矫正中心

基于知识服务的司法局档案管理模式的理论探索

史瑞

吉林省洮南市司法局社区矫正中心

随着我国各类行业不断加快发展，对于档案管理需求度也逐渐提高，对于档案管理也提出新要求。希望互联网时代下，档案管理也能如互联网一样具有查询方便、查找速度快、信息特点强的优势。目前，已有越来越多事业单位接受知识服务档案管理模式，并改革传统档案管理制度。基于此，本文将对知识服务的档案模式进行理论探索。

知识服务；档案管理模式；理论探索

引言

传统档案管理将管理重心都设置在人力资源档案管理方面，故档案管理服务性质不强。各单位在管理过程中，对于档案管理关注度低，分配管理人员也不够专业，不能进行科学合理的档案分类管理，也为材料应用带来不便。而知识服务管理概念为一种新型概念，注重差异性与服务性，为档案管理工作带来了新契机。

一、对于档案管理知识服务要求

1、知识模型运用

知识服务管理模式更注重人性化管理，在知识档案库建设中以事业单位主营业务作为基准点向四面散开，依据功能或是单位进行划分，使每个部门员工都能在其中找到所需要知识信息，而且对于司法局工作开展起到记录作用构建档案记忆功能，也能帮助各部门了解一些特殊案例处理办法，针对现在情形做出最佳决策。

另外知识模型运用也对于档案管理人员专业水平提出新要求，管理人员要将信息思维与档案意识相结合，从而完善档案库建设，更好开展知识服务。

2、加强各部门合作

知识服务档案管理模式一旦建成，会加强各部门间合作与交流，不再是传统模式下相对独立部门。而且档案库建设需要信息技术部门人员为其作日常维护管理，这也加强各部门间交流收集、补充档案，依据各部门对于知识类型需要，再引入新资源如一些新司法文件。当然，档案馆与单位其他信息管理部门也要相互协调以免引起档案重复。

二、档案管理知识服务的必要性

1、提高档案管理效率

传统档案管理中，在档案入库后一开始会进行分类处理，整齐摆放，但随着档案速度增加，一些老旧在利用过后就杂乱对方，再次利用时很难被找到，如司法局内案件督办档案，案件编号、督办部门编号、督办状态、时间等都是很重要的信息，一旦搞乱会直接影响司法部门办公效率。

而知识服务管理模式首先将电子管理技术引入，首先确保了档案存放不受环境影响，第二，在电子管理模式下，档案都会归置与不同数据库，在查找时只要搜索关键词、词或是年份就可以被快速查询，加快查找速度，提升查询效率，不需要档案管理者再次整理，节省了不必要人力。

2、提高档案管理服务性质

知识服务管理概念，注重知识管理，强调服务性质。是对传统档案管理的合理规划，帮助档案部门科学管理档案。而且从知识角度来看档案管理越来越趋向于个性化管理，将档案记录转变为档案知识，并进行细化处理，对于不同岗位不同年临段员工都能满足其需求。且加大了档案管理知识层面，开拓了技术档案管理，使局内科研人员能够通过司法局内网学习国家法规章程，对于一些服务性行业如社区矫正中心人员可以在上面浏览一些心理学专著，及了解一些国内外新型理论，对其开展日常工作起到正面影响。

三、知识服务档案管理模式构建

1、系统构建

知识服务档案管理模式是一种与互联网技术相结合的管理模式。在构建过程中主要从两方面进行构建。第一是基本活动方面。基本活动构建是对传统档案信息的细化与拓展。在信息记录上依照司法局平时工作流程，确定相关工作环节中会用到哪些业务文件与策划方案，进行系统编制，对于以往工作中一些价值性高的文件或是机关单位指令进行归档处理储存，对于一些临时法律宣传文件或是价值较低文件进行暂时存档。在分类上依照办公信息分为：制度流程、行政文件、模板表格、策划方案、会议材料等。

第二是支撑活动方面。支撑活动是在基本活动基础上对于司法局发展起到促进作用。如构建档案知识库，将单位一些独创理念与技术作为档案储存起来，并且依据单位发展需要引入国内外先进知识技术，帮助司法局各单位人员进行在职学习或是加强法律意识。单位员工可以通过登录档案管理系统了解国家最新法律法规条文制定标准与制定目的，提高基层法律服务工作效率，深入解决民事纠纷问题。

2、创新构建

知识服务是一种新概念，其构建过程本身也是对传统档案管理系统的补充与完善。首先是理念与模式创新，传统档案管理主要以档案记录为重点，而新模式则是通过电子技术，注重知识发展，将档案记录转化为档案知识。既然是知识，就会细化其功能范围，提升档案知识价值，来为员工提供更加便捷服务。其次是对业务和制度进行创新。通过扩大档案编制规模，强化档案功能，以此增加了档案管理部门业务范围。并且在电子信息库建设上采用一些新兴技术如RSS订阅与是知识推送，使员工在浏览档案过程中扩充相应司法知识，提高其工作能力。另外知识服务档案管理也将传统档案管理与其他部门联合起来，提高了单位内部各部门协调能力，帮助单位全面发展。