精细划管理在办公室接待工作中的应用探究

胡海涛

西南交通大学轨道交通国家实验室

精细划管理在办公室接待工作中的应用探究

胡海涛

西南交通大学轨道交通国家实验室

在社会的发展和进步过程中，办公室作为一个综合管理部门，对整个企业或是单位的发展和管理有着十分重要的影响和作用。而在企业和单位办公室的发展过程中，接待工作也是一项比较基础性的工作，这项工作要求我们要尽量做到精益求精，只有将细节做到更好，才能保证办公室的正常工作和运行不受到影响。作为国家实验室中的工作人员，可以说办公室的接待工作不仅考验了我们工作的协调性，又对我们的综合管理水平有着十分严格的要求。基于此，本文笔者将围绕着精细化管理在办公室接待工作中的应用进行研究和详细的分析，希望对国家实验室的发展和运行起到更大的帮助作用。

精细化管理；办公室；接待工作；应用

办公室的接待工作虽然是办公室或是单位管理工作中的基础环节，但是也是整个国家实验室管理工作的重点，因此这项工作的开展不仅能体现国家单位的发展和运行情况，同时在国家实验室开展接待工作，更是对国家形象的体现。因此这项工作整体来讲对国家实验室工作的发展有着至关重要的作用。现在我们在社会的进步和发展过程中，不断推进精细化管理，这种管理方式对办公室的发展将产生十分重要的影响。

一、现阶段我国在实验室接待工作中的主要问题

（一）实验室接待人员办公效率比较低

现阶段在我国的实验室接待工作过程中，很多时候的工作由于突发性较强，并且在时间上也都存在很大的不确定性，因此在很多时候，我校的国家实验室在实验室接到工作上经常处于一种比较杂乱的状态，这种情况严重的影响了实验室接待工作的效率和服务质量。同时，在我校大多数情况下，实验室在进行接待工作的时候主要都是在工作人员的协调和管理下进行的，在依照流程的工作下或是在制度的管理上面都相对比较少，所以在这种前提下，我校的国家实验室在进行接待工作的时候，相关的工作人员必须要具备很强的责任意识和丰富的工作经验，才能保证工作的顺利进行和开展。相反的，如果工作人员的工作态度出现偏差，没有形成良好的工作习惯，那么同样实验室的接待工作就会受到十分严重的影响［1］。

（二）管理制度不完善，工作流程不够精细

接待工作中很多的岗位都对工作的责任没有进行明确，这就是管理制度的不完善。像是在实际的工作过程中，很多的岗位工作内容是相同的、重复的，但是还有的岗位没人管、没人问，出现了工作的空白，这对接待工作的工作效率产生了十分严重的影响。因此我们只有将每个岗位的工作职责进行进一步的明确，才能保证每个工作和具体的岗位有人负责，在工作的工程中才能将每一个环节都得到最好的管理。同时在实验室正常工作流程的开展过程中，很多时候因为工作责任没有得到具体的落实，因此工作中会存在粗制滥造的情况，工作的也不够细致，这是现在我校实验室接待工作的一个主要问题和障碍［2］。

（三）服务意识淡薄，工作缺少主动性

由于实验室接待工作在发展的过程中一直没有将接待工作引起足够的重视，因此相关人员在进行工作的过程中更是缺乏工作的主动性，并且创造性也还需要不断地发展和提升。尤其是当工作人员面对十分繁重接待或是参观的工作时，接待和参观工作经常就是马马虎虎，应付了事，所以在一定程度上积极性受到了极大的影响。服务工作是接待工作中最重要的核心所在，也是整个工作的重点，因此我们在对接待人员的工作进行评判的过程中，不仅对个人的素质有很高的要求，同时也要对工作人员的服务意识进行考察和分析［3］。现在我校的实验室接待人员对待日常的接待工作没有提起足够的热情，因此在工作的过程中，服务意识就在不断变弱，对整个接待工作的服务质量都造成了十分不利的影响。

二、精细化管理在办公室接待工作中的应用

（一）强化工作人员的精细化意识

首先我们在工作中应该对员工的责任意识进行提升。实验室的接待工作作为一项比较复杂、零碎的工作，只有每个工作人员都树立起正确的责任意识，积极的、热情的对待每一项工作，才能保证每个工作的质量，将工作更好落实和开展。

第二就是要对员工的服务意识进行提升。在实验室的接待工作过程中，良好的服务意识是在整个工作过程的重点和关键。同时接待工作也是一个我校形象的最佳表现窗口，只有接待人员的服务意识和质量得到了提升，那么学校乃至国家的工作在发展的过程中才能得到更有效的提高［4］。

最后就是全面提升我校实验室工作人员的创新意识和能力。在任何行业的发展过程中都离不开创新和发展，接待工作也是如此。在传统的接待工作中，我们总是遵循着一种固定的模式，长期下去我们的工作就会出现疲态。

（二）将接待工作中的精细化管理转化为一种全新的管理机制

想要将精细化管理在我校实验室的接待工作中发挥出最大的优势和效果，首先我们应该将精细化管理的理念转化成为更有系统性的管理机制。在这个过程中，我们应该将每一项工作的具体职责、工作内容和要求进行明确地制订和规划，这样才能保证接待工作的明确和具体。同时我们还要对相关的接待人员进行工作的考核，保证工作人员在素质和工作能力上都有过硬的能力，才能保证实验室的接待工作正常的运转和进行［5］。

结束语

综上所述，我们想要更好的将我校实验室的接待工作得到更好的发展，就要将精细化管理更好的融入到工作的过程中，尤其是在国家实验室进行工作的过程中，这种方式不仅能使工作人员的办公效率得到有效的提升，同时对办公室接待工作的优化和完善也有着十分重要的帮助。在企业特别是国家企业的发展中，办公室的接待工作是一项基础的环节，因此我们只有将基础的环节进行严格的把握，办公室的接待工作才能得到更好的发展和进步。

［1］张涛.办公室接待工作精细化管理［J］.中外企业家，2015，33（8）∶147-147.

［2］张德风.浅议如何在新时期开创火电企业总经理工作部（办公室）工作的新局面［J］.办公室业务，2013，21（5）∶29-30.

［3］何战玖.开拓进取推动办公室工作创新发展［J］.办公室业务，2013，27（2）∶38-39.

［4］吴英.事业单位财会实现精细化管理应用分析［J］.现代商贸工业，2015，36（24）∶140-141.

［5］陈艳慧，李博，李勇等.在研究生培养中实施精细化管理刍议［J］.学位与研究生教育，2016，31（5）∶38-42.