创业型大学秘书时间管理存在问题及解决途径

刘忠实

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）05-000-01

摘 要 创业型大学中秘书工作中存在着工作目标不明确，工作计划不强，工作任务的延期问题，可以通过提高说话效率，下班前准备，为处理突发事务预留时间，合理利用空余时间。

关键词 创业型大学 秘书时间 问题 途径

一、创业型大学秘书时间管理存在问题

（一）工作目标不明确

如果不清楚自己的行为目标，那么，要想有效地管理时间是十分困难的。除了一些日常工作，大学中秘书还有很多临时性的事物要处理，如果没有明确的工作目标，就好比无头苍蝇，整天行得团团转，还不知道自己在干什么，到头来一些重要的工作或是应该在某个时段完成的工作没有完成，影响了下一步工作的开展。

（二）工作计划性不强

有些秘书的工作计划性不强，或者说没有计划，整天忙于应付，工作起来手忙脚乱，经常被日常工作搞得晕头转向，工作效率大打折扣，也会消极地应付工作，自己觉得很忙很累，其实不然。做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并能提高工作效率。

（三）工作任务的延期

现在社会是一个高速发展的社会，办公室秘书工作不再是以前人们说的那样：一杯茶，一张报纸打发时间，而应该高速有效地运转，注重效能。由于秘书工作任务繁重，有些秘书做事总是拖拖拉拉，把应该马上做的事情一贯地往后拖延，而每天又会有新的工作任务，新旧任务交织在一起，就可能导致工作杂乱无章，丢三落四。

二、创业型大学秘书时间管理方法

（一）时间表控制法

对于领导来说，时间就是金钱，为更好的配合领导工作，合理安排领导的工作时间，是秘书人员必须具备的能力，那么指定时间表是安排令对方时间的最直观的方法。时间表是领导进行工作的时间分配，也是避免工作盲目性的有效措施。领导者可以通过秘书拟定的时间表，了解每日的工作完成次序，以顺利完成各项工作，赢得宝贵的时间。时间表的制定，就是秘书人员根据领导的职务及工作的忙碌程度，做到三点即：适合、适应、适时。适合，就是适合领导职务的特点，职责的权限；适应，是适应领导工作的需要；而适时，是适合时机的要求。只有符合这三点要求来制定领导的工作时间表，才能提高工作效率，争取到更多的时间。

（二）统计世间法

所谓的统计时间法就是通过对领导者实际消耗时间的记录统计，来诊断领导者时间利用效率和有效性，找出浪费时间的因素，提出减少浪费时间的措施，从而达到制订出合理的时间计划表，达到科学管理时间的目标。它是通过对时间预订表一段时期内所消耗的时间记录的全部数据，或者部分抽样，以获取真实数据，再把这些信息反馈到时间预订表的拟订过程中去，即时间管理中去，从而使时间预订表更加接近领导目标。

（三）目标时间法

时间目标，就是期望达到的结果，是时间管理行动的归宿。时间目标法的前提是目标必须选准，否则会南辕北辙，投入的时间越多，浪费越大。目标时间法的特点是：

1.目标的集中性。集中性是指在制订时间计划时必须依一个固定的目标为标准，而不是要在计划中选用多个目标。在管理中，多个目标是常有的事情，作为领导应在实际的多个目标中进行优化，找出最优目标。一个时期应有一个主要目标，如果要考虑其它目标时，应在“主要目标实践中”进行必要的时间扣除，但不可影响主要目标的实现。

2.目标的时效性。在“目标时间法”中，目标与时间的关系是高度统一的，随着时间的不断消耗，工作日愈趋近于目标。因此，每一段的时间消耗都应出现预期的效果，并要着眼于不失时机地争取时效。

3.目标时间计划的循环性。目标世间法是一个动态的方法，是一个不间断的、反复出现的循环过程。每一过程又分为制订计划目标、控制、检查、成果评价与反馈四个阶段，这四个构成一个目标的循环周期，以后周而复始地循环下去，以至目标的实现。

三、提高秘书时间管理的途径

（一）提高说话效率

秘书人员要提高说话效率应注意以下两个方面：

1.准备在先。在讲话前要尽量使自己有准备，哪怕是会前的几分钟，也应该整理一下思路，想一想讲话的要点。最好写上几条，这样就不必在讲话的同时利用“恩、啊”之类的语气词来想下一句应该讲什么了，从而节省时间，提高说话效率。

2.言简意赅。尽量不用“开场白”，单刀直入进入正题，以免添枝加叶地解释，这也许会使你的讲话更吸引人。

言简意赅的表达不但节约自己的时间，更能够节约他人的时间。任何场合的啰嗦、离题和无休止的争执都是大忌。

（二）下班前的准备

秘书上一天的班，工作任务会比较多，为了避免忘记一天工作中要完成的工作任务以及为明天以最佳的状态迎接一天新的工作，所以秘书人员在下班前的几分钟，整理好你的办公桌，清清爽爽地回家是一天工作中很重要的一项，因为它的好坏直接影响到你第二天的工作效率。

（三）为处理突发事务预留时间

如果所有的时间都排得满满的，那么一旦出现意外或临时性的工作，整个原定计划就会被打乱，从而使整个工作都不能顺利进行。所以，在时间管理的过程中，还需为处理意外的不确定性事件预留时间。

四、结语

秘书是否能掌握好时间的管理能力至关重要，直接影响到秘书个人的工作质量。如果在工作中不懂得怎么去管理时间、利用时间，只知道蛮干，工作中毫无计划，做起工作只会让你的工作杂乱无章，看不到你的工作绩效，同时也会影响到单位正常工作运行，反而会让领导认为你是一个担当不起任何工作的职员。相反，一个会提高自己时间，懂得如何去管理时间的秘书，会把自己的工作做的谨谨有条，在预期的时间内将工作完成，可以为自己营造出更加多的时间去做自己应该做的工作，或在多余的时间里去充实自己的文化知识。