浅谈ERP系统与企业内部控制

2016-07-12山清华

中国乡镇企业会计 2016年9期

山清华

浅谈ERP系统与企业内部控制

山清华

经济全球化为企业带来了新的机遇和挑战，在激烈的市场竞争中，企业需要科技创新，借助先进的管理理念，加强企业资源整合，提升企业管理水平，增加抗风险能力，在国际化经济中立于不败之地。近几年，以ERP为中心的企业信息化建设在企业中得到了广泛的应用，企业内部风险控制也列入企业管理的重要组成部分。本文探讨企业在ERP系统环境下，如何完善企业内部风险控制。

ERP；内部控制；风险

一、企业ERP与内部控制的含义

ERP（Enterprise Resource Planning）即企业资源计划，是一个对企业资源进行有效共享与利用的系统。ERP是一套集成了先进管理理念的信息系统，通过对企业资源管理，流程化管理，实现企业内部数据信息的传递，使得企业资源在各个业务环节得以配置利用，提高企业经营效率。

内部控制指企业为实现经营目标，确保会计信息真实可靠，保护资产安全完整，遵循有关法律法规和规章制度，提高企业运营的经济、效率性和效果性而制定和实施相关政策、程序和措施并予以合理保证的过程。

二、ERP和内部控制的现状

我国企业ERP应用较早，但受经济环境和人们认识影响，应用程度参差不齐，多数局限于单个业务领域，没有集成发展。目前主要通过人工操作、现场检查的方法实施内部控制，这导致了企业控制效率较低的现状。

内部控制是ERP系统设计实施的基础和原则，在ERP上线之后，实现各种业务在统一的平台上操作协调，是信息流在企业内部横向、纵向的有效控制和传递，有效减小业务部门执行上的偏差。运用信息化手段进行内部控制，既提高效率又加强控制效果。

三、ERP项目与内控的有效融合

内部控制的目标包含了企业经营活动的全部内容，而ERP管理系统是为企业的经营运作服务的，因此内部控制的管理需要ERP系统这个平台，ERP系统的实施依赖于内控制度的管理。

ERP在于流程梳理，将流程显性化、标准化，实现信息化和控制自动化，提高工作效率；内控建设在于建立起符合法律法规、公司实际情况的内部控制体系，最终落实到流程上，内控要在企业各业务流程建立起控制体系，梳理各业务流程，是否符合相应的批准权限，是否有效控制风险；而ERP系统调研过程完成该部分工作，不规范的或控制缺失的部分需要添加到业务流程，通过ERP系统固化下来。

ERP与内控都涉及流程的梳理，但两者的目标有区别的，ERP通过固化操作流程，防止流程在执行过程中的人为干预。内控目的是防范风险，所以在梳理流程时，ERP与内控同步做，将ERP流程加进内控要求的必控制点和措施，就能够做到很好的融合的。

1.业务流程控制方面

ERP系统功能涵盖了购销存、质量、生产、人资、财务等业务，实现了跨部门业务处理，使企业资源在人、财、物等环节的有效配置，通过ERP设置预警信息，实时监控各业务流程中问题点，存货超安全库存、客户应收账款超帐期、超库存出库、订单执行期限、超发货量开发票等风险控制。

采购业务是供应链的起点，资金的流出能否带来相应效益，低采购成本对企业来说是保持持久竞争力的根源。建立精确安全库存和定期盘点，是提高仓库管理水平和效率的保证。采购业务执行来源于生产订单和库管部门的需求，通过MRP运算确定采购订单，有效避免库存的积压风险。合理控制库存是存货风险控制的关键，通过生产和销售的合理分析建立实时准确的安全库存，是生产、销售订单顺利执行的保障，避免生产滞后、延期交货等风险。在ERP中，管理者可以实施查询库存量，限制零库存出库，领料出库受订单和限额控制，避免无效的投入或浪费，让库存量更合理。系统定期盘点能够真实的反映资产状况，根据差异寻找管理中薄弱环节，将潜在的风险降到最低。

通过供应商的评级选择合理的供应商，利用口令设置管控采购价格超标，从而避免人为主观选择供应商和采购成本高的风险。通过供应商信用等级评定控制付款方式和期限，使企业资金风险得到控制。

生产环节是ERP管理的核心，从生产工艺、投入、产出围绕生产订单展开，ERP系统可以有效控制材料按生产订单投入，避免超限额出库和投错料，生产工序周转按工艺路线执行，有效监控生产过程中每个产品的加工状态，避免过程中浪费。

销售环节通过建立客户信用额度，可以将销售业务发生控制在预定的信用额度内，超信用客户的销售需要审批后发货，同时明确回款期限，有利于货款的回收，降低企业资金风险，合理推进内控建设。

2.操作权限管理方面

权限控制的目的在于防止未经授权的内部人员擅自使用系统资源，在系统初始设置阶段，通过系统管理员对操作员职能范围界定，明确不相容职位的职责分工，按职责给相应权限，实现相互制约监督的作用；通过操作口令实现操作者按照所授予的权限对系统进行操作，限制共享账号使用或共享人员。定期复核账号的权限与对应的使用人是否一致。建立操作权限变更的审批和系统运行日志管理，实时的监控和记录系统操作员的操作时间、内容及系统运行状态，查看是否有异常的操作，出现错误及时解决。由于系统维护人员可以直接接触后台数据库和系统软件，需要通过严格的管理制度制约，预防内部人员舞弊行为使企业遭受损失。

ERP通过对企业各个环节的实时监控，当出现危机时及时预警迅速反馈给管理层，避免因信息不畅而出现的决策失误，将企业面临的风险降低。

3.ERP运行中存在的风险

ERP是软件公司根据各个行业特点开发的标准管理系统，它具有通用性。而每个企业在管理方面都存在自身的特色，在ERP启用前，对企业原有业务流程进行优化和重新设计，对系统进行架构和实施，这将对企业原有内控制度冲击，需要及时发现ERP运行中的风险，随时进行改善，有效发挥ERP在企业管理方面的优势。企业在引入ERP系统时应制定与企业战略目标一致的规划，在遵循与传统环境下内控系统相同的原则下采取新的控制措施。

ERP系统运行需要一个稳定的硬件环境和绿色的软件环境作为保障。前者的风险主要来源于不可控力或人为因素，企业需要对此类风险进行全面评估并制定对策，对突发事件做出响应。后者主要因为系统设计漏洞、操作失误等原因产生的，易受到黑客、病毒的攻击，应采取建立防火墙、安装杀毒软件、等措施来保证系统的良好运行。ERP系统数据处理具有自动化、集中化特点，大量信息属于电子数据，数据安全性成为新的风险控制点。通过定期、自动备份数据，数据分别保存等措施，有效的防范信息数据损失的风险。