浅议交通工程档案资料收集

张　悦秦皇岛市公路工程建设管理处

浅议交通工程档案资料收集

张悦
秦皇岛市公路工程建设管理处

交通工程档案资料也是在对于整个工程来说十分重要的，能够保证交通工程的质量以及安全性。而目前存在于交通工程档案资料收集中存在着许多不容忽视的问题，因此本文主要通过分析存在于交通工程档案资料收集中存在的问题，进而提出相应的应对措施。

交通工程；档案资料；收集

随着社会的不断发展，交通在城市发展中所占的比重越来越大，而相关单位对交通的研究也在不断地深化。交通工程就是在此基础之上发展起来的，主要是将人、车、路、环境以及与交通有关的几个方面综合在交通道路中。交通工程目前受到多方面的关注和重视，而在交通工程中档案也起着十分重要的作用。但在目前的社会发展过程中，交通工程在档案资料收集和管理中存在着些问题，需要相关部门重视起来。

一、存在于目前收集档案资料过程中的问题

现阶段，在参与到交通工程建设的单位中，有一部分对工程项目档案的建立不够重视，建立档案也多是应付当前相关部门要进行的检查等。所以在一开始对项目进行投标时的资料就没有收集到整个档案中，因此，在后期建立的档案中，会缺少很多原始的资料。与此同时，在单位中负责收集资料进行档案整理的工作人员大多是临时招聘的兼职档案员或者是其他岗位上的工作人员临时调配过来的，应付上头对工程档案检查的。使得很多资料不能真正的到位，使得许多文件资料散落在不同部门，不能按时准确的收集到建立的档案中。有些公司对档案的忽视，极容易导致在工程竣工时也无法将验收时记录的一些材料和档案交给工程建设单位，这就导致了原始资料的丢失和被破坏。

（一）重视工程建设，轻视文件材料收集

目前大多数单位没有彻底理清楚工程在工期和质量之间的关系，从而导致许多需要收集起来的资料没有收集起来，因此后期建立的档案就少了很多必须的材料。这就导致了相关单位在工程结束后不得不四处收集整理，随意的存放，造成档案质量低下，对工程后续的维护和管理没有任何的帮助。

（二）已收集的档案资料质量不够高

在许多单位已经收集起来的工程档案资料来看，许多工程的资料存在着质量低下，毫无用处的特点。尤其需要仔细保护的原始资料中，存在着有复印件、笔迹不清等问题，造成资料质量不高。还有些存在于施工方案与竣工图中的不同点，是由于施工方案进行修改后竣工图没有随之进行修改。另外，有些单位收集起来的资料不够完整，内容缺东少西，使得档案完全没有价值可言。

（三）档案收集工作人员水平参差不齐

由于企业对档案管理工作不够重视，并且档案管理工作繁复，使得档案管理人员的工资高于一般工作人员。许多单位不专门聘请专业的档案管理人员，而招聘一些简直的工作人员进行整理，造成整个档案管理人员队伍波动不稳定。另外，兼职的档案管理人员的素质参差不齐，多数水平不高，缺乏专业知识，对需要哪种类型的资料和文件并不清楚，只是做到项目工程施工单位给什么文件材料就收什么文件材料，造成了现在档案资料不完全、质量不高的现象。

二、针对目前存在与交通工程档案资料收集中问题的应对

（一）领导重视、组织落实、责任到人

必须要争取到各级领导的重视，将档案管理工作落实到实处，当作一个重要的环节去抓。同时，建立起健全档案管理体制，明确专门负责管理的领导人员，聘请专门的档案管理工作人员，从而形成专门的档案管理体制。同时，组织相关工作人员学习相关《档案法》，从而保证单位内部建立一个合理合法的档案管理体制。

（二）健全制度，明确目标，统一规范

工程项目档案的收集工作贯穿于工程立项、招标、建设和验收始终。因此，在工程建设初始，就要制定《建设项目档案管理办法》、《项目工作竣工文件编制办法》等相关制度，并印发到施工监理单位，从而是公路参建单位明确工程资料收集、编制的职责分工、标准和格式。

（三）着力实施工程档案工作“三同步”，确保交通工程档案资料的完整、准确、系统

（1）工程建设进程与档案收集同步

根据《档案法》和《基本建设项目档案资料管理暂行规定》有关条款的规定，在工程项目申请立项时，即进行文件材料的收集积累、审查归档工作。所以主管领导在工程项目会审中应对档案归档作具体要求，并签订档案归档责任书，要把档案资料收集工作列为工程项目负责人和技术人员的职责范围，使工程档案收集责任明确，有章可循，保障档案资料收集工作始终贯穿工程全过程。

（2）工程质量检查与档案检查同步

相关部门在检查工程质量的同时需要检查相应整理的档案资料，这就要求档案整理人员需要在收集资料过程中，需要时刻关注工程建设的动态，深入到工程施工建设的第一线，及时掌握整个工程的施工情况，及时指导和督促相关人员做好一些资料的收集。发现在施工过程中的问题，及时纠正问题，同时完成对竣工资料的提前控制，使工程档案达到高质量、高标准，确保图物相符、准确可靠。

（3）工程交工、竣工验收和档案验收同步

档案工作人员要参与到工程交工、竣工验收。根据国家经委、建委、科委、档案局下发的《科学技术档案工作条例》的有关规定，各单位在对基本建设工程等项目进行鉴定、验收时，要有科技档案部门参加，对应当归档的科技文件资料加以验收。所以从工程交工验收到整个工程竣工验收，每个环节档案部门要直接参与，进行把关，保证交通工程档案质量。

（四）加强对档案管理人员的培训

根据国家下发的相关规定，结合在施工的实际过程中所发现的实际问题，在工程开始施工的前期对相关建设单位以及档案收集管理人员和兼职人员进行培训，提高他们的归档意识，提高他们的业务水平，提高整个收集队伍的素质水平。保证他们在收集过程中所做的工作都是真实有效的，保证整个项目在档案文件资料收集方面所做的工作是真实有效的。

三、结束语

综上所述，交通工程档案资料的收集也是在施工过程中十分重要的环节，需要各方面给予重视。在面对当前存在与交通工程档案资料收集中的问题，需要健全制度，提高领导的重视程度，另外还需要在施工过程中，需要将整个进程同档案收集同步，将质量检查同档案检查同步，将验收与档案验收同步。以及最关键的是培训资料收集人员，提高资料收集人员的专业知识和素质水平。

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张悦，女，秦皇岛市海港区人，本科，助理馆员。