浅析高校档案信息化建设

刘萍

南阳医学高等专科学校

浅析高校档案信息化建设

刘萍

南阳医学高等专科学校

随着我国经济和科学技术水平的不断提升，信息化管理水平已经成为决定组织核心竞争力的关键因素。在信息化时代，我国高校档案管理也要与时俱进，适应时代的发展。然而，现阶段我国高校档案管理中存在一些问题，阻碍了档案管理的良性发展。本文通过深入的调查研究，对高校档案管理工作的现状进行调研，结合数字化档案管理系统的推广和使用，以探求高校档案数字化管理的方法途径，努力实现理论创新、体制机制创新、方式方法创新，力求为提高高校干部档案数字化管理水平提供借鉴和参考。

高校档案；信息化建设

一、信息时代下高校档案管理工作的转变

（一）由以实体管理为主转向以人力资本管理为主

传统的档案管理强调实体管理，档案管理的重心放在档案资料上，注重档案资料的收集、整理、使用等。而随着信息化时代的到来，高校档案管理开始重视人的价值，强调以人为本，重视档案使用者的需求，突出档案管理者的主体作用，在档案管理过程中充分发挥档案管理中的工作积极性和主观能动性，档案管理工作已经从以档案资料等实体管理为主转向以档案使用者、档案管理者等人力资本管理为主。

（二）由经验管理为主转向专业媒体化管理为主

传统的档案管理主要依靠档案管理者的个人经验，随着信息化时代的到来，档案资料的数量急剧增大，传统的经验管理已经不能满足时代的要求。在信息化时代，要充分利用科学技术，实现档案管理的专业化媒体管理，提升档案信息资源的收集、整理效率，为档案资源使用者提供符合要求的档案资源。

（三）由区域性管理转向全面化管理

高校档案资料是高校的重要信息资源，其开发利用对于高校意义重大。因此，高校档案管理必须由区域化管理向全面化管理转化，提高档案信息资源的使用效率，实现信息充分共享。一方面，同部门之间要建立有效的沟通机制，能通过网络媒体进行档案信息的共享和互通。另一方面，要在整个高校建立网状结构的沟通机制，保持各部门、系统的有效交流，建立起高校档案室与图书馆、机要室、网络中心连接的全校联机服务网络。

二、目前高校档案管理工作的现状

（一）管理制度不够完善

高校档案虽然也建立了一些档案管理的规章制度，但却并没有形成系统的制度体系，档案管理者在档案信息资源的收集、整理和传递过程中没有明确的制度进行指导。

（二）档案管理环境差

人事档案在管理的过程中，对实物材料保存的环境在从温度到湿度都有一定的技术要求，在调研过程中，发现个别单位存在档案管理材料随意乱放，随意损坏的现象。缺少必要的防潮、防高温、防光、防蛀等设备。一些档案由于长时间强阳光照射，已经褪色，一些档案受潮变形。

（三）档案的文件材料不规范

《人事档案材料收集归档规定》要求：档案材料的载体使用16开型(长260毫米，宽184毫米)或国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)的公文用纸，材料左边应当留有20—25毫米装订边。由于对档案文件所用的纸张没有统一的标准，这就造成档案资料的归档和装订出现困难，很多档案资料不能及时的进行归档。

（四）管理人员的专业水平偏低

档案管理工作是一项较为繁复的工作，需要有一定的专业素养的人才能胜任。并且在信息化建设中，档案管理人员需要对信息技术有一定的了解。然而，现阶段高校的档案管理人员的专业水平普遍偏低，既熟练档案管理工作又熟悉信息化管理的人才更是少之又少，阻碍了档案信息化建设进程。

（五）管理数据系统信息化质量不高

近年来很多高校都进行了档案信息化建设，然而大部门高校都是把信息化建设重心放在初期的信息化系统构建上，却忽略了之后对数据库的更新和维护上，这就造成了数据库信息的质量不高，影响了档案信息系统的使用效率。

三、信息时代下做好高校档案管理工作的对策分析

（一）提高领导对档案工作媒体化重要性的认识

高校档案管理是为高校各个机构进行服务的，要做好档案服务工作，离不开高校领导的支持。因此，高校领导要认识到档案工作媒体化的重要性，并在人、财、物上给其大力的支持。同时，要要积极开展档案工作媒体化的宣传，树立全员档案意识。

（二）依法治档，建立健全媒体化档案管理制度

健全的档案管理制度是做好档案信息化建设的制度保障，因此要建立和完善档案管理制度。同时，要保证制度的执行和落实，在日常工作中加强制度执行的检查和监督，对于违反制度的行为及时予以纠正和惩处，并把档案管理工作纳入管理人员的绩效考核范围，从行政制度上促进档案管理工作的规范化和标准化。

（三）加强新媒体环境下档案管理工作队伍建设

1、职业道德教育

首先，要落实科学发展观，帮助档案管理者树立正确的思想理念和政治理念，使档案管理者具有坚定的政治信念和严明的政治纪律。其次，要培养档案管理者的工作热情，充分发挥他们的主观能动性。最后，要树立为人民服务的服务意识。同时，要坚持实事求是的工作作风。档案资料是对历史的客观记录，因此在档案资料的收集和整理中要最大程度的保持档案的原貌，保证档案的真实性和完整性。

2、业务素质提升

档案工作者要不断学习，与时俱进，提高自身的业务素质，注重新知识和新技能的学习，特别是与档案管理息息相关的信息技术，只有这样，才能解决新时期档案工作发展中面临的新情况、新问题。

3、拓展人才资源

随着信息化时代的到来，对高校档案工作者提出更高的要求。因此，要适应时代的发展，做好档案管理工作，档案管理者既要熟练档案管理方面的知识和技能，也要具有较强的创新精神。既要熟练掌握档案管理工作的工作流程，也要熟悉信息技术，数据库信息检索等与现代化档案管理密切相关的知识和技能，适应信息化时代的要求。

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[3]卢华丽.高校档案管理存在的问题及对策[J].黄冈职业技术学院学报，2011（12）

[4]王晓珠,袁洪.高校档案管理探索[M].云南大学出版社，2011