人事档案电子信息化管理

2016-07-11刘星余

中国管理信息化 2016年13期

关键词：档案资料资料档案管理

刘星余，许　欣

（文登区人力资源和社会保障局档案室，山东威海264400）

人事档案电子信息化管理

刘星余，许欣

（文登区人力资源和社会保障局档案室，山东威海264400）

人事档案对于每个人来说就像是身份证一样，能够证明他们的身份。它也是人力资源对人才进行分配的主要依据。我国人口众多，人事档案的管理工作相比于其他国家更是复杂。近年来，随着电子信息技术的逐渐发展，相关工作者为了简化工作量，尝试着将电子技术带入人事档案管理工作中。这项大胆的尝试取得了显著的效果，与传统档案管理方式相比，有很大的进步，当然还需要进一步地进行分析和探索。

人事档案；电子化；信息化；管理

0　引言

几乎现在大多数企业中的人事档案都是采用电子信息化管理方式。这种管理方式能够符合当前时代的特征，使得档案管理工作能够科学、规范、有秩序地进行，从而提高整个企业的工作效率。但是目前我国的档案信息化管理还未全面成熟，还有很大的上升空间。因此，人事档案部门要加大对电子信息技术研究的力度，使它能够与档案管理工作更加融洽，相互发展，逐渐改变传统管理方式带来的滞后性。

1　人事档案传统管理方式带来的问题

1.1档案的收集范围过于狭隘

人事部门的主要工作就是单位内部人员的档案材料，可是现在社会上出现一种现象。他们对单位领导以及高层干部的资料收集非常齐全，但是对于一些地位比较普通的职员资料的处理非常马虎，有些甚至连最基本的一些信息都没有收集全，更不用说一些组织鉴定、考评资料等等。在招聘人员的时候，对档案资料的收集也不严格，除了一些与身份相关的信息外，其余的一些信息几乎没有收集。

1.2档案资料信息更新较慢

人事档案在人事调动的时候起到一个非常重要的作用。它具有很强的动态性。当事人需要随时对自己的档案资料进行更新补充，保持最新的信息资料。但是在现实生活中，要想实现信息不断更新是相当困难的事情。一般人事档案中的资料包含着毕业情况、入团入党情况等等，这都是一些过去的资料，但对于工作后，它并不能反映出当事人最新的工作状况以及一些奖惩情况。由于资料的收集程度比较困难，通常相关的人事工作者都需要较长一段时间才会对资料进行更新，这更是体现出了信息补充以及更新的时间滞后性。

1.3档案资料内容可靠性不高

人事档案是以真实情况为基本前提的，如果失去了真实性，那么它也就失去了存在的意义。一份错误的人事档案资料很可能会造成严重的后果，甚至有时会毁了一个人的一生。但是社会上还是有许多人事部门并没有认识到事情的严重性，对档案资料的审查力度相当宽松，有些造假资料也就被蒙混过关，这是对自己更是对他人不负责任的表现。在一定程度上影响了社会的公平性，如：学历的谎报、退休时间的核定、社会福利的发放等等。

2　对人事档案进行信息化管理的必要性的探索

2.1建立档案电子信息数据库，扩大收集范围

建立一套健全的档案信息数据库，能够很好地扩大信息收集范围。在要求单位人员填写档案资料时，要将一些有用的信息设置为必填项目，尽量保证信息的完整性。不仅要求单位领导及高层要完整填写，对于小职员也要一视同仁，只有这样才能建立起完整的信息数据库，有利于日后的人事档案的管理。除了一些毕业证书、学位证书等证明资料的收集，人事部的工作人员还要对职员的各个方面资料有一定的了解，并归集成档案保存好。

2.2完善电子信息化系统，提高信息更新速度

随着人口的不断增加，人事档案的管理越来越困难。要想对它进行有条不紊的管理，实行信息化管理是必须要走的途径。在这个信息化时代里，速度就是它最大的特点。人事档案管理工作只有借助计算机网络手段才能跟得上时代的脚步。对于一些大型企业来说，如果还是运用传统的档案管理方式，那么所要浪费的财力物力非常之大，得到的效果也不如预期。因此，只有不断地完善电子信息化系统，定期地对单位内全体成员的档案信息进行统计并更新，保存在数据库中，这样才能实现对信息的及时更新。

2.3加强审查力度，提高资料的准确性

将电子信息技术融入档案管理中，可以提高工作的准确性以及高效性。与传统方式相比，它可以利用现代电子技术的先进性对所填资料的内容进行一个快速的审查，运用互联网上的信息数据库对一些有疑虑、不确定的信息进行多次的考察、审核，从而得出最准确的信息资料。并且它工作的科学规范原则在审查力度上，也显得更加严格，在不同程度上体现了公平性，使得档案资料变得更加可靠。所以，人事档案管理走向信息化管理是一个时代发展的趋势，能够推动它的长远发展。