办公自动化系统在制造业企业中的应用

赵冬博

随着我国经济的快速发展，计算机网络技术已经被广泛的应用到社会各个行业的信息化建设当中。而作为基础管理软件，办公自动化系统（简称OA系统）被当做企业信息化建设的必备系统，在企业发展中发挥着举足轻重的作用。文章先就OA系统的发展历程进行了简要概述，然后重点论述了OA系统在制造业企业中的应用。

【关键词】办公自动化系统 制造业企业 应用分析

在当前网络技术飞速发展的新形势下，越来越多的企业都在重视加强企业的信息化建设，OA系统作为现代化企业运营的必备系统，在企业管理中充分展现着其应用价值。随着现代化科技的日益发展，制造业企业必须进一步加强OA系统应用能力的提升，以满足企业自动化办公的需求，同时也应当重视加强员工的OA系统操作技能培训，让员工熟悉OA系统的功能及使用方法，以便于各部门之间的交流与协作，从而大幅的提升工作效率。

1 发展历程

OA系统的发展是一个不断更新和完善的过程，从设计之初到现在大致经历了四个发展阶段：第一个阶段是简单的文字信息向数字化转换的过程，就是将文字图表信息人工转换到电脑当中，这是OA系统最为基本的一项功能；第二个阶段是以工作流为核心的一个阶段，包括公文流转以及流程审批等功能；第三个阶段是以B/S应用模式为主的阶段，这一阶段的OA系统已经日渐成熟，较为接近目前应用的最为先进的第四阶段OA系统；第四阶段的OA系统出现了协同办公这一概念，是目前正在广泛应用的办公系统，是将公文流转、业务审批、制度管理以及门户技术等综合为一体的办公系统。经过这四个阶段的发展，如今OA系统的结构已经得到了极大的丰富和完善，其功能也更加的强大及多样化。

2 OA系统的应用特点

由于OA系统的核心是公文处理及事务处理，兼顾信息通讯等功能，因此，OA系统除了具备公文档案管理、会议管理、领导活动管理以及信息采集与发布等功能以外，还应当能够和互联网进行连接，实现移动办公等功能。概括而言，OA系统的应用特点可以分为以下几个方面：

2.1 提供电子邮件功能

OA系统当中通常都会囊括很多应用子系统，譬如会议管理系统、档案管理系统、活动管理系统、信息服务系统以及收发公文系统等等。各个子系统中，可以将电子邮件作为统一的接口，员工只需要通过个人的E-mail就可以清楚地了解到个人所需要处理的工作内容。利用如此设计不仅大大提升了系统的便利性，而且还能为企业节省额外的培训支出。

2.2 工作流的应用

工作流，指"业务过程的部分或整体在计算机应用环境下的自动化"，是对工作流程及其各操作步骤之间业务规则的抽象、概括描述。在OA系统中，流程式的子系统非常普遍，例如公文审批，就是由文件起草者发起流程，到部门主管审批签字，直至流程终点。多数情况下，工作流既可以相互连接，也可以交叉循环，某个工作流的起点往往可能是另一个工作流的终点。目前比较多见的工作流实现模式有三种：即以邮件为基础、以数据库为基础和以群件模式为基础。三种模式当中，群件模式借助了邮件模式和数据库模式的技术优势，但又弥补了邮件和数据库两种模式的不足，是办公系统中十分理想的处理模式。制造业企业生产管理当中，生产管理者通过查阅所有生产环节的信息，能够及时掌握上下游生产的进度情况，便于生产计划的落实及管理。

2.3 处理大量数据信息

OA系统可以对多种形式的信息数据进行有效的处理，例如文件、传真、报表以及信函等等，所以从某种角度来说，又可以将OA系统看作是文档处理系统。一般情况下，OA系统所处理的信息数据都是非结构化的数据，而关系数据库对于这类非结构化数据的处理以及储存效率都不高，因此，数据库领域中引入了文档数据库，目的就是为了高效的处理和储存此类数据。需要强调的是关系数据库也是OA系统中的有机构成部分，但OA系统的核心还是文档数据库。

2.4 支持协同办公和移动办公

在以前，企业员工需要花费大量的时间和精力在一些重要事项的交流与讨论上，这种工作方式的效率比较低，特别是在当前网络技术飞速发展的新形势下，这种工作方式的弊端也不断的凸显出来。现阶段，网络会议的出现为协同办公提供了新的方式，通过利用计算机网络和通信技术实现了异地协作，突破了时间和地点的限制，极大的提升了工作效率。另外，移动办公的出现节省了大量的办公费用，企业员工可以借助互联网随时访问企业OA系统，极大方便了外出办公人员。

2.5 集成其他业务应用系统

在当前的新形势下，企业管理的正常运转有赖于诸多系统的支撑，譬如财务系统、库存管理系统、生产销售系统以及人力资源管理系统等等。然而，受制于信息孤岛建设方式的影响，企业内部各种系统无法实现紧密协调，这种情况普遍存在于现今的企业当中，大大影响了工作效率。为切实改善这一现状，部分企业采用ERP来集成各个系统，然而效果并不理想。在科技飞速发展的今天，OA系统可以通过连接互联网使其他业务系统的集成变为可能。

综上所述，办公自动化系统是目前信息化飞速发展的情况下，制造业企业与信息化建设的一个良好结合。制造业一般都是生产流程比较复杂，并且制造环节很多，但通过引入办公自动化系统可以很好地促进企业生产每个环节的衔接，提高员工的操作技能水平和工作效率，同时为企业决策提供了依据，提高了企业的管理水平和信息化建设水平，让制造业企业在市场中得到更好的发展。

参考文献

[1]张华云.基于云计算的集团企业OA系统发展[J].科技与创新，2014，13：136+139.

[2]胡铁军.试论OA系统对企业发展的深远影响[J].产业与科技论坛，2012，03：109-110.

[3]蔡明，汪英杰，陈萍.试论计算机OA系统的运用以及其发展方向[J].电子技术与软件工程，2015，20：176.

[4]张伟.OA系统在企业信息管理中的重要性[A].网友世界，（2014）[C]，2014：2.

[5]严传续，王晓磊.JBPM5在舰船OA办公系统中的应用[A].中国造船工程学会.2014年MIS/S&A学术交流会议论文集[C].中国造船工程学会，2014：4.

作者单位

沈阳飞机工业（集团）有限公司 辽宁省沈阳市 110000