运用PDCA法提高医院职工基本信息的准确性

侯力佳

摘 要：职工基本信息是安排工作岗位与调任，保障正常诊疗工作的开展、完成各类统计数据必不可少的基础信息；是对于医务人员的资格认定和更新，岗位的调配和病人安全切实负责的重要信息。文章应用PDCA方法对医院职工基本信息准确性存在的问题及解决方案进行探讨并付诸实践，使医院职工基本信息的准确性有了很大提高。

关键词：PDCA 职工信息 医院

中图分类号：F240 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2016）08-252-02

一、职工基本信息的定义及管理现状

职工基本信息是安排工作岗位与调任，保障正常诊疗工作的开展、完成各类统计数据必不可少的基础信息。包括职工姓名、年龄、性别、联系电话、工作科室、学历学位、专业技术能力等。

目前职工的基本信息在入职时进行登记，由于之后的信息更新不能及时跟进，在日常工作中经常出现由于工作科室变更、联系电话变更致使找人困难，严重影响工作效率和正常医疗工作的开展。同时，由于职工不能及时更新取得的更高学历、学位、专业技术职称等信息，导致自身在工资、任职年限方面受到损失。

二、导致信息失准原因

1.住院医师规范化培训。随着住院医师规范化培训制度的出台，新招录住院“医、药、技”人员需进行为期一年到三年不等的规范化培训。在此期间，职工在培训基地工作，院内一切事务都应在教育处进行管理。但由于职工自身不能胜任基地工作或本院科室人手不足等问题，经常会“退回”或“借调”培训期间职工回院工作、值班。规范化培训期间的职工就会出现教育处和自身科室两处管理的混乱状态。同时，规范化培训职工何时离院去基地，何时出基地回院的交接管理也比较混乱，导致工资待遇不能及时兑现。

2.晋升职称前的相应科室轮转。根据《首都医科大学附属北京佑安医院医师培训实施规范（试行）》对我院临床低年资主治及以下医师、部分医技科室主治及以下医师进行规范化培训。培训期间医师需在内、外、感染中心、病理、放射等多个科室进行为期6个月到1个月不等的学习、工作。在此期间职工的工作科室频繁变动，人事处并不能及时得到相应信息，导致职工基础信息数据库信息不准。

3.仅通过主管部门进行人员调配。院内职工跨科室调配应根据《人事调配管理制度》执行，职工填写院内流动表并逐级审批后方可调动。但目前工作中由于人员休假、离职等原因经常出现科室人手不足的情况，科室便与主管部门进行沟通协调进行人员调配。此种调动直接在医务处、护理部等临床主管部门进行，并不通过人事处，不填写《流动表》备案留档，导致人事处不能及时了解人员动向。

4.职工自身信息更新不报备人事处。职工对于自身基本信息变更的重视程度不高，主管部门对于基本信息更新宣传不到位等原因，导致职工没有变更信息到人事处备案的意识（见图1）。

三、运用PDCA循环提高职工基本信息准确性措施

（一）制定改进计划

1.成立改进小组，组织相关职能部门开展协作，明确责任。改进小组由人事处牵头，负责撰写规章制度、汇总、录入、保管人员基本信息。医院各职能部门如医务部、护理部、总务处、院办、教育处等负责收集、整理、上报各自负责人员的人员科室变更、职称、学历变化等信息。

2.各科室建立专人负责收集整理上报人员变化信息，并负责对科室内人员进行基本信息重要性宣传。

3.规范基本信息管理流程。根据实际工作情况，人事处绘制出员工基本信息管理流程图（见图2）。

（二）实施改进程序

1.加强行政管理。人事处与医务处、护理部等职能部门积极沟通，如有人员调动则当月制作报表报人事处备案。

2.加强宣传。人事处利用护士长例会等场合加大宣传，要求科室对人员调动，信息变更严格管理；加大对课内人员的教育力度，力争让每位职工了解基础信息的重要性，当自身信息变化时能及时通知人事处更新备案。

3.健全轮转机制。与教育处合作，严格规范化培训管理制度。通过微信、飞信等即时通信工具与在外规范化培训职工保持联系，如有特殊情况及时汇报。严格考勤制度，保证考勤每月按时，准确上报，特殊人员特殊情况随考勤表备注写明。

4.加强制度管理。制定相应全面、细致、可操作的制度规范。明确医师院内轮转中的责任、义务，让科室明白必须无条件加以配合，严厉制止私下换岗行为。

四、运用PDCA循环提高职工基本信息准确性结果

经过一段时间的强化宣传和管理，我院人员信息的更新量有了很大提高，无论是科室变更的信息上报，还是个人变更信息上报都有了明显提高（见表1、图3）。

虽然还是不能达到人员信息的百分百准确，但已经可以看到初步成效，还需要进行持续不断的改进。

五、针对运用PDCA提高人员信息准确性的反思

1.建立健全相应制度。建立健全各项制度，能够让人员信息的管理和上报有统一规范，而不是仅仅依靠科室和职工个人自觉。因此，要形成有效的制度，将人员信息变更的上报纳入科室工作目标任务书，提高各科对此的重视程度。各科室指定专员负责本科室的人员信息变更的收集，随每月考勤表上报。

2.加强对职工的教育。在每年新入职职工岗前培训起加强对个人信息重要性的教育，在职工去基地培训前签订《参加住院医师规范化培训协议书》，并按此协议严格管理。在护士长会和职工代表大会上进行持续宣传，防止人员信息变更“一阵风”式地好转，而是持续地改进。

参考文献：

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[2] 喻达，唐昊，田佳，刘尚梅，邱亭林，李德心，赫捷.医院考勤管理工作信息化建设与思考[J].中国卫生人才，2013（7）：86-87

[3] 吴海峰，杨青杨，王群.PDCA循环在医院新职工岗前培训中的应用[J].淮海医药，2011，29（5）

（作者单位：首都医科大学附属北京佑安医院 北京 100069）

（责编：若佳）