高等院校网络报销模式研究

摘 要：近年来，随着互联网和会计信息化的不断发展，事业单位会计准则也调整了相关规定，高等院校传统的报销模式已经跟不上高校的快速发展，高校网络报销模式势在必行。文章对该模式的建立提出了具体建议，并指出了应该注意的问题。

关键词：高校 网络报销 模式

中图分类号：F233；G64 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2016）08-118-02

近年来，随着互联网和会计信息化的不断发展，事业单位会计准则也调整了相关规定，高等院校传统的报销模式已经跟不上高校的快速发展，本文将对高等院校的网络报销模式进行分析，给出相关的措施建议。

一、高等院校实行网络报销模式的必要性

高等院校传统的报销模式是：首先报账员领取报销封面等单据，在财务人员的指导下填写，然后找领导签字审批，最终返回财务部门，领取款项。

1.网络报销模式实行预约，缓解排队现象。在高等院校财务部门较为繁忙的时候，财务部门会出现排队积压情况，报账人员耗费大量时间在排队上，而财务部分人员有限，也给他们带来了很大压力。

实行网络报销模式能够把集中的人流分散在不同的时间段，提升了报账员对财务部门的满意度。

2.网络报销模式实行公务卡报销，减少了库存现金。传统的报销模式部分支付用库存现金，网络报销模式在高等院校内部全面推行公务卡支付。这样的方式既省去了报账员携带现金的不便，也减少了出纳的验钞、清点现金等的工作量，减少了库存现金。

3.网络报销模式提高了审批效率。传统的报销模式需要报账员携带纸质的单据找领导审批，纸质单据容易遗失，再加上领导公务繁忙，难以找到审批领导。网络报销模式可以实现网络审批的电子化，领导在任何有网络的地点实现移动办公，报账员也不用再耗费大量时间找领导审批。报销系统中还可以设置时间截点，提高审批效率。

4.网络报销模式沟通高效。传统报销模式单据的填写等需要财务人员手把手指导报账员，有时甚至需要报账员多次往返于财务部门，网络报销模式可以通过图片示例、视频示例、下拉菜单选择等方式规范报账员的填写。

5.网络报销模式使内部控制执行更加严格。网络报销模式要求整个过程在网上完成，相关系统已经在初始化设置中完成了相关参数的限制，将严格控制报销过程中的超范围、超预算等情况；同时系统内部信息公开透明，财务部门人员分工明确，也强化了会计监督的职能，防止了贪污腐败。

二、高等院校网络报销模式的建立

2014年国务院发布了《关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》，各高等院校应该在此指导下不断深入财务制度改革。国家加大对科研的投入，各高校的科研经费不断攀升，这也要求高等院校建立完备的网络报销模式。

1.选择并优化成熟的财务软件，做好内网和外网的对接。目前高等院校已有运用多年的财务软件，高等院校应考虑现有的财务软件能否满足网络报销的需要。即使不用更换财务软件，也要在原有软件的基础上，针对自己学校的科研经费等情况做好优化，完成系统的初始化设置。并开发相应的专门报销网页，做好内网和该网页的对接。在完成初期设置后，还应该在应用中不断升级完善。

2.做好高校全员培训。在做好系统的设置后，鉴于报销可能会涉及到高校每一位员工，覆盖面广，财务部分应在分管领导的带领下，对全体高校员工进行网络报销培训。高校内各种培训往往采用在报告厅集中听讲解的方式，教师没有实际操作，印象不深刻。网络报销培训应小班化教学，以部门为单位，在机房等能够满足人手一台电脑的场所，让每位教师实际操作。培训过程中应提供截图的使用说明书，或拍摄操作视频。在全员的操作中往往也能及时发现新问题，及时反馈给财务部门和软件供应商。

3.流程再造优化财务人员分工。运用网络报销模式，优化了报销流程：（1）报账员填写相关单据，并扫描上传原始凭证；（2）财务人员初审，通过初审后网上传递给相关领导；（3）相关领导审核、电子签名，网上传递给财务处负责人；（4）财务处负责人审核、电子签名，网上传递给会计和报销员；（5）报销员把相关票据投递到财务处的专用信箱里；（6）会计审核；（7）出纳支付款项。

通过报账员上传原始凭证，财务人员进行初审，降低了审核不通过要再次去财务处的可能性。公务卡支付等形式也减轻了财务人员的工作量，一定程度上减少了需要的财务会计人员。

4.优化服务的功能设计。网络报销流程的再造带来了一系列便利，但高校员工信息化运用水平参差不齐，教师或领导因教学或开会等原因无法及时获知报销进度，此时把报销系统和短信平台联动，就能及时通知到相关人，提高报销效率。同时，相关系统中可嵌入对财务人员和相关人员的评价界面，以促进相关管理部门服务水平的提升。

5.智能分析降低产教研成本。网络报销模块要求从最初始的原始凭证开始录入，比如，差旅费中可以直接根据人员的职称或级别控制住宿费；再如，高等院校做实验的材料也可以从相关系统中很快查到，并做智能分析，可以结合中标材料分析材料的损耗，选择性价比高的材料。这些宝贵的原始资料的智能分析能够为高校节约成本做好参谋。

三、高等院校网络报销模式应注意的问题

1.应注意防范网络风险。由于经费紧张，高等院校网络相关的硬件和软件配套往往较为薄弱。而网络报销又要求把财务部门的内网和互联网进行对接，接口是黑客和病毒容易攻击的对象。这就要求高等院校财务部分不能仅仅依靠购买成熟的财务软件，还要加大对基础设施的投入，构建防火墙，不断更新系统以应对网络风险。同时和网络部门加强联系，定制财务部门自身的安全防范措施，并由专人负责定期检查。

2.应注意银行和高校的对接。目前大部分高校公务卡还在推广中，并且大部分高校只有一家银行的公务卡。教师出差常会遇到紧急情况，出差突然，有时候又会遇到指定银行系统升级等情况，导致无法成功使用规定银行的公务卡支付。在报销等支付环节又可能出现只能划转到指定银行卡，跨行支付要手续费等情况。这些需要高校和银行双方不断协商解决。

3.应强化预算管理。高校的科研经费管理非常重要，而教师们在申报科研项目的时候往往只关心申报是否成功，对于经费的预算关心不够，网络报销系统应和科研项目管理系统紧密衔接，二者整合成可以进行智能分析的网上查询系统。

综上所述，为了适应高等院校整体水平的提升，我们应该大力推行网络报销模式，建立相关的制度，不断完善和优化相关软件，让高校财务部门的服务水平得到大幅度的提升。

参考文献：

[1] 王志成.网络报销模式下高校推进公务卡改革的思考[J].北方经贸，2014（5）

[2] 赵红漫.关于新形势下高校差旅费报销规定的探讨[J].财经界，2015（4）

[3] 王蕾.高校网上预约报销的探析[J].经济师，2015（9）

（作者单位：中国药科大学 江苏南京 211198）

（作者简介：孟祥康，中国药科大学财务处副处长，讲师；研究方向：会计电算化。）

（责编：若佳）