EXCEL适合多校区图书馆期刊管理

李卫红

一、期刊管理现状及存在的问题

为了确保编目系统的标准化和规范化，便于各分馆期刊规范化管理。我馆期刊编目由一人负责，分别到各分馆进行期刊编目。具体流程如下：系统编目→盖章→贴磁条→贴排架号→期刊部验收。过刊是由各馆期刊部送装，装订工作主要由馆外承担。装订回来的过刊再由编目人员编目，各馆期刊部验收上架流通。在期刊编目系统，可以反映在图书馆馆藏查询系统界面的期刊信息主要有：刊名→出版社→到馆期数→分类号→过刊馆藏位置。虽然能够满足读者检索的基本需求，但是给期刊管理工作带来诸多不便，期刊系统软件的功能在实际应用中有他的局限性。在这种情况下，利用EXCEL简便快捷的数据处理功能管理期刊，能够辅助和补充期刊系统软件功能的不足，同时也便于我馆各分馆的期刊管理。

二、EXCEL在现刊管理中的应用

所谓现刊就是期号最新的连续出版物，在一定的时间内集中展示，以方便读者利用的最新和新近的期刊。我馆的现刊管理指的是期刊的验收→登到→上架换展。首先，要用EXCEL制作现刊总目录，我们将所需要的期刊信息尽可能全的输入EXCEL表的几个列中。如：排架号→刊名→分类号→邮发代号→ISSN号→刊期→金额→备注等。通过现刊总目录可以复制粘贴制作出多个期刊目录，如：期刊的登到目录，将登到目录需要几列内容复制粘贴过来，期刊登到一般一年12个月，增加12列表格就可以了，这样期刊登到目录制作完成。我们还可以利用EXCEL升降排序的功能制作各种目录，如：分类目录，书名目录，排架目录。根据需要的方式，以不同的途径查阅和检索期刊。用EXCEL管理现刊一定要注意准确记录新刊信息，期刊的变更是随机性的，没有固定的时间。登到人员必须认真查对期刊的各项信息，要将期刊变更随时记录到现刊总目录中。便于管理人员掌握期刊信息，解答读者咨询，也为过刊装订打好基础。

三、EXCEL在过刊管理中的应用

过刊是指历年出版的刊物。期刊装订是过刊管理工作的主要内容之一，期刊装订目录的制作与期刊下架，作为期刊装订的起始工作。这两项工作完成质量的高低，将直接影响着整个期刊装订工作的周期以及质量。首先，利用EXCEL制作过刊装订目录。将过刊装订目录需要的几项，从现刊总目录中复制粘贴到表格的列中，增加装订序号。一种刊需要装订两册或者三册四册的，选中此刊向下拖动鼠标就行了，这样过刊装订目录制作完成，打印装订清单。其次，做好装订期刊的清点工作，把现年该装订的期刊按年卷期分别放好，清点每年每期是否到齐，对未到齐的期刊查明原因，然后打捆下架，填写好装订清单。将填写好的清单输入装订目录，打印装订清单，送装。过去期刊装订目录主要由手功完成，手续繁琐，容易出错。自从有了EXCEL过刊装订省时省力非常轻松的就能完成。

总之，几年来通过不断的摸索，我馆各分馆期刊部以系统软件和EXCEL相结合的期刊管理模式，收到了很好的效果。我馆各分馆在保持自身服务特点的同时，井然有序，相互协作，优势互补，实现了多校区期刊资源共享，提高了期刊的利用率。实践证明，利用EXCEL管理期刊，不仅是对系统软件功能的补充，完善了期刊检索体系。也是对图书馆期刊服务工作的延伸和补充。

参考文献：

1.林象平.EXCEL在期刊现刊管理中的应用[J].晋图学刊，2002（2）：36-38.

2.刘坤.高校多校区图书馆期刊的优化管理与服务研究[J].中国管理信息化，2015，18（12）：208-208.

（作者单位：天津科技大学图书馆）