巧用InDesign轻松制作个性化批量印刷文件

尹小斌

数字印刷时代，我们常常会碰到“一张起印、张张不同”的印刷需求。对印前工作人员来说，频繁地创建相似的项目，工作量非常大且极易出错。为了解决这一难题，InDesign软件从CS2版本开始，增加了“数据合并”功能，利用这一功能，可以将一些软件生成的数据文件与InDesign文档合并，使排版过程自动化，在设计制作胸卡、证件、名片等时具有明显优势。本文将以使用InDesign CS3制作32开四拼胸卡为例，详述这一功能的使用方法，相信会给有个性化批量印刷文件制作需求的同行们带来一定帮助。

数据源采集

用Excel制作如图1所示的数据源表格“科协资料表.xls”，将其另存为.unicode文本“科协资料表.txt”。这里设置了5个变量：“姓名”“职务”“部门”“电话”“@照片”，在后续制作时，其会被相应的变量值替代。

值得注意的是，在“科协资料表.txt”的“@照片”一栏中填写的应为照片的存放路径和照片的文件名，也可只写照片的文件名，但应保证照片的存放文件与InDesign文件放置在同一目录下。此外还要注意，应提前将照片处理成胸卡所需要的图片大小，这里将其暂定为宽30mm、高40mm。

版面设计

打开InDesign CS3，建立一个如图2所示的宽为72mm、高为100mm的版面，在中上方用无线框建立一个宽为30mm、高为40mm的照片框，下方分别排上“姓名”“职务”“部门”“电话”。

打开菜单“窗口”→“自动”→“数据合并”，单击“数据合并”面板右上角的下拉三角形，单击“选择数据源”，并选中“科协资料表.txt”文件，点击“打开”，导入数据。“数据合并”面板里就会出现如图3所示的内容。

将光标放置于图2右侧“姓名”一栏对应的空白部分，单击“数据合并”面板里对应的“姓名”，图2“姓名”右侧就会出现相应的变量，同样的操作应用于“职务”“部门”“电话”各项。再选中图2中的照片框，單击“数据合并”面板里对应的“照片”，照片框中就会出现相应的变量。到此，版面设计工作完成。

拼合大版

由于实际印刷时的页面较大，我们希望能在同一页面中放置多个胸卡，因此，这里我们还进行了拼合大版操作。

打开“文件”→“页面设置”，将页面大小设置为宽144mm、高200mm。

全选页面，按“Ctrl+G”将单个胸卡的图文元素进行编组。然后将编组对象放置于页面左上角，即坐标为（0，0）处。

选中单个胸卡，打开“对象”→“变换”→“移动”，将“位置”设置为水平值72mm、垂直值0mm，点击“副本”。全选页面，打开“对象”→“变换”→“移动”，将“位置”设置为水平值0mm、垂直值100mm，点击“副本”，完成拼合大版。

编辑文档

打开“科协资料表.txt”文件，拷贝粘贴“姓名 职务 部门 电话 @照片”3次，共得到4组（20个）变量名，所有变量名之间均用Tab键隔开。再将所有的变量值以20个作为一个单元，用软回车隔开，单元内的变量值用Tab键隔开。处理完成后，将文件另存为“科协资料表1.txt”，如图4所示。

打开“数据合并”面板，单击右上角的下拉三角形，选择数据源，选中“科协资料表1.txt”文件，导入数据。用工具面板中的“直接选择工具”选中页面右上角胸卡1中的照片框，单击“数据合并”面板中的“照片1”，得到变量“照片1”，再用“文字工具”选中页面右上角胸卡1中的姓名栏，单击“数据合并”面板中的“姓名1”，得到胸卡1中的变量“姓名1”，依次操作“职务”“部门”“电话”得到变量“职务1”、变量“部门1”、变量“电话1”。同理，设置好胸卡2、胸卡3，如图5所示。

创建合并文档

单击“数据合并”面板右上角的下拉三角形，选择菜单中的“创建合并文档”，在弹出的对话框中进行如下设置。

在“记录”标签中的“要合并的记录”选项组中点选“所有记录”单选钮，在“每个文档页的记录”选项组中选择“多个记录”。

在“选项”标签“图像位置”选项组的“适合”选项框中选择“按比例填充框架”；勾选“链接图像”复选框。

设置完成后，点击“确定”。InDesign会自动生成一个新的文档，如图6所示。文档共2页，每页有4个胸卡。将其导出PDF文件，然后校对、打印。

采用InDesign制作胸卡文件的整个过程并不复杂，却能极大提高工作效率。有时候寻找捷径比“复制-粘贴”的笨办法要容易得多。以上是笔者的分享，希望与同行能有更多的交流。